Register Übersicht Firma

Zusatzmodule	Berechtigungsstufen
z.T. erforderliche Module ABB Module Commercial, Agenda, Fremdwährungen, Datatrans, MPD, Fulfillment oder ABB	Alle Berechtigungsstufen, Superuser, Buchalter oder Supervisor z.T. erforderlich.

Auf dieser Seite können detaillierte Kundendaten erfasst werden. Der Kundenstamm von Umbrella.net ist filialübergreifend. Die Kundendaten können als Basis für ein einfaches aber effektives CRM (Customer Relationship Management) verwendet werden.

ABB

ABB-Firmen werden grundsätzlich nicht über Umbrella.net, sondern über das Profilmanagement-System Umbrella Faces verwaltet und vollautomatisiert nach Umbrella.net synchronisiert.

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Firma

Feld	Beschreibung
Nr.	Kundennummer, wird vom System automatisch zugeteilt.
Nr. im Drittsystem	Kundennummer aus einem externen System ABB Hier wird die ABB Debitorennummer eingefügt.
Name	Name der Firma.
Adresszusatz	Falls vorhanden kann hier ein Adresszusatz eingegeben werden. ABB Hier wird der Adresszusatz eingefügt. Dieser setzt sich aus dem Firmen-Code, Geschäftsbereich und der Product group zusammen.
Strasse	Strassenname sowie Hausnummer.
Postfach	Hier kann ein Postfach eingegeben werden.
PLZ	Postleitzahl eingeben und Tabulator drücken: Falls vorhanden erscheint automatisch die Ortschaft.
Ort	Die Ortschaft kann hier manuell erfasst werden.
Land	Wird automatisch eingetragen, falls die PLZ vom System erkannt wurde. Ansonsten kann das Land hier manuell erfasst werden.
Adresse	Das Adressfeld wird automatisch abgefüllt, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button [Refresh] kann die Adresse jederzeit aktualisiert werden, für die Aktualisierung sind die obenstehenden Adressfelder massgebend. Zudem kann das Adressfeld manuell editiert und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden.
MwSt. Nummer	Hier kann die MwSt. Nummer der Firma eingegeben werden.
Sprache	Via Dropdown Menu die Sprache des Kunden wählen.
Briefanrede	Wird automatisch eingetragen, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button [Refresh] kann die Anrede jederzeit aktualisiert werden. Die Anrede kann manuell editiert werden und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden.
Robinson	Wird das Flag in der Check-Box gesetzt, wird der Kunde bei Adress-Selektionen nicht berücksichtigt.
Aktiv	Wird das Flag in der Check-Box entfernt, erscheint der Kunde nicht mehr aktiv in der Kundensuche. Zudem wird beim Entfernen des Flags automatisch der "Robinson" gesetzt, d.h. der Kunde wird bei Adress-Selektionen nicht mehr berücksichtigt.
Verantwortlicher	Hier ist der verantwortliche Sachbearbeiter eingetragen. Über das Dropdown Menu kann dieser geändert werden. Berechtigungsstufe Die Aktion "Verantwortlicher ändern" ist nur mit den Berechtigungsstufen Superuser und Supervisor möglich.
Reportgruppe	Hier kann eine Reportgruppe eingetragen werden (Freetext), anhand dieser der Kunde ausgewertet werden kann.
Automatisierung	Hier kann die Automatisierung pro Kunde aktiviert werden - Automatisierung in Umbrella.net Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.
E-Mail Text	Hier kann der E-Mail Text für den Versand des automatischen E-Mails pro Kunde individuell festgelegt werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

2

Kontakt

Feld	Beschreibung
Dokumente an	Dient zur Information, ob der Kunde seine Dokumente per Post (Adresse auswählen) oder per E-Mail wünscht. Ist auf dem Kunden die Automatisierung aktiviert, muss die E-Mail Adresse ausgewählt sein, siehe Automatisierung in Umbrella.net.
Nachrichten an	Dient zur Information, über welchen Kanal der Kunde informiert werden möchte (E-Mail, SMS, Telefon, Post).
CC (E-Mail)	Mit der Aktivierung der Check-Box CC (E-Mail) können mehrere Empfänger festgelegt werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.
	Mit einem Klick auf das Plus-Icon können beliebig viele Kontakte des Kunden erfasst werden.
E-Mail	Die E-Mail Adresse des Kunden. Mit dem Brief-Icon kann direkt ein E-Mail versendet werden. Automatisierung Wenn die Automatisierung auf einem Kunden aktiviert ist, muss zwingend eine E-Mail Adresse hinterlegt werden.
Mobile	Die Mobile-Nummer des Kunden. Mit einem Klick auf das Mobile-Icon öffnet sich eine neue Maske, mit Hilfe welcher direkt aus Umbrella.net eine SMS verschickt werden kann. Durch einen Klick auf das Telefonicon kann direkt ein Telefonanruf gestartet werden..
Telefon privat oder Telefon geschäftlich	Die Telefon-Nummer(n) des Kunden. Durch einen Klick auf das Telefonicon kann direkt ein Telefonanruf gestartet werden.
Fax	Die Fax-Nummer des Kunden.

3

Einstellungen und Finanzen

Feld	Beschreibung
Abreise 2021 / 2020	Hier wird der Umsatz dieses Kunden angezeigt. Der Umsatz ist das Total aller Rechnungen, bei denen der Kunde Rechnungsempfänger ist.
Offener Betrag	Das Total der noch nicht bezahlten Beträge.
Kreditlimite	Die Kreditlimite des Kunden. Diese kann nach Bedarf manuell angepasst werden. Die Kreditlimite auf allen Adresstypen und in der Filialeinstellung ist nur mit Berechtigung Buchhalter editierbar. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter möglich.
Kommission	Wenn der Kunde rabattberechtigt ist, kann hier die entsprechende Prozentzahl eingetragen werden.
Zahlungskonditionen	Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungskondition gesetzt. Über das Dropdown Menu kann diese manuell geändert werden.
TAF-Modell	TAF-Modell für die automatische Berechnung der Honorare. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.
Autom. Lodge-Zahlung	Ist diese Check-Box aktiviert, werden für den Kunden automatische Lodgezahlungen generiert. Auto Lodge-Zahlungen werden nur beim Entfernen von ganzen Positionen aus dem Dossier automatisch storniert. Im Falle von Betragsänderungen überlassen wir den manuellen Ausgleich der Zahlungen dem Benutzer. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.
Intercompany Steuercode	Hier kann für eine ABB-Firma die Intercompany MwSt.-Code ein- oder ausgeschaltet werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul ABB ersichtlich. ABB
Zahlungsform	Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungsform gesetzt. Über das Dropdown Menu kann diese manuell geändert werden.
Default Währung	Automatisch wird die in den Stammdaten hinterlegte Default-Währung gesetzt. Über das Dropdown Menu kann diese manuell geändert werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich.
Rechnungslayout	Automatisch wird für eine neue Rechnung das in den Stammdaten definierte Rechnungslayout und die zugehörigen Einleitungs- und Schlusstexte gesetzt. Über das Dropdown Menu kann dieses manuell für diesen Kunden geändert werden.
Rechnungsempfänger	Hier kann ein Standard Rechnungsempfänger des Kunden festgelegt werden. Dieser wird bei neu erstellten Dossiers automatisch als Rechnungsempfänger gesetzt.
Tage bis zur 1. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage fällige Rechnungen in den 1. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.
Tage bis zur 2. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche bereits einmal gemahnt wurden, in den 2. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.
Tage bis zur 3. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche zweimal oder mehr gemahnt wurden, in den 3. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.

ABB

Feld	Beschreibung
Firmen-Code	Dieser Wert, ist eine zwingende Voraussetzungen für das Funktionieren der folgenden Prozesse: Validierung gegen SAP ABB eInvoicing
Geschäftsbereich	Dieser Wert, ist eine zwingende Voraussetzungen für das Funktionieren der folgenden Prozesse: Validierung gegen SAP ABB eInvoicing
Product group	Dieser Wert, ist eine zwingende Voraussetzungen für das Funktionieren des folgenden Prozesses: ABB eInvoicing
GUID E-Invoicing	Dieser Wert, ist eine zwingende Voraussetzungen für das Funktionieren des folgenden Prozesses: ABB eInvoicing
Rechnungsempfänger	Hier kann ABB einer Firma einen Rechnungsempfänger zuteilen.

4

Hauptkreditkarte

Hier wird die Hauptkreditkarte angezeigt. Die Hauptkreditkarte wird über das Register "Kreditkarten" erfasst.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

5

Verknüpfte Dossier

Hier sind sämtliche Dossiers ersichtlich, bei denen die Firma als Inhaber gesetzt wurde oder Rechnungsempfänger ist. Über den Link 'Neues Dossier' kann ein neues Dossier angelegt werden.

6

Dossierunabhängige Dokumente / Briefe

Hier werden die aus dem Menü Mahnwesen generierten Mahnbriefe automatisch gespeichert und angezeigt. Ebenfalls ersichtlich sind manuell hochgeladene Dokumente und erstellte Briefe.

Button	Beschreibung
[Dokumente hochladen]	Mit einem Klick auf den Button [Dokumente hochladen] können dossierunabhängige Dokumente hochgeladen werden.
[Brief erstellen]	Mit einem Klick auf den Button [Brief erstellen] können Briefe für diesen Kunden erstellt werden.

Dokumente, die in Umbrella.net gespeichert sind, können mittels Drag & Drop von Umbrella.net in den Explorer und auf den Desktop gezogen werden. Diese Funktion steht nur mit dem Browser Edge und Chrome zur Verfügung.
Hinweis: Falls das Verschieben nicht einwandfrei funktionieren sollte, bitte den Browserverlauf löschen.

7

Gehört zu

Hier werden Verknüpfungen zu Firmen erstellt. Eine Person kann gleichzeitig Angestellter einer Firma, sowie auch Ehemann/Vater einer Familie sein.

8

Agenda

Hier können Agenda-Einträge zu dieser Firma erfasst werden sowie dossierbezogene Agenda-Einträge eingesehen und bearbeitet werden. Agendaeinträge können bis zu drei Jahre (1095 Tage) in der Zukunft liegen.

Modulhinweis

Dieser Menüpunkt ist nur mit dem Modul Agenda ersichtlich.

9

Offene Posten

Unter "Offene Posten" werden sämtliche offenen Rechnungen angezeigt, sowie auch Zahlungen die noch keiner nummerierten Rechnung zugewiesen sind.

10

Externe Profilnummer

Wenn zusätzlich mit Faces gearbeitet wird, kann über den blauen Link das verknüpfte Faces Company Profile aufgerufen werden. Voraussetzung ist, dass der Benutzername in .net und Faces identisch sind.

11

Buchungsdaten

Validierung für Commercial-Daten sowie kommerzielle Daten sind pro Firma einstellbar. Wenn Flag gesetzt oder Mandatory gewählt wird, muss das Feld vor der Nummerierung der Rechnung ausgefüllt werden.

Berechtigungsstufe

Diese Aktion erfordert die Berechtigungsstufe Supervisor.

Ausschluss der Validierung

Keine Validierung bei Ticket-Typ: Exchange und EMD-A

Keine Validierung wenn Status der Leistung in DocEditor auf "cancelled" oder "pending" gesetzt wird

Arbeitsabläufe / Prozesse

Speichern

Durch einen Klick auf den Button [Speichern] wird der Kunde gespeichert. Wenn der Kunde gespeichert wird, wird u.a. eine automatisch generierte Kundennummer zugeteilt. Zudem wird geprüft, ob auf dem Mandanten ein ähnlicher oder derselbe Kunde bereits existiert.

Abbrechen

Durch einen Klick auf den Button [Abbrechen] wird der Prozess abgebrochen.

Kunde löschen

Durch einen Klick auf den Button [Löschen] kann der Kunde gelöscht werden sofern noch keine Dossiers erfasst wurden.

Kunden Zusammenführen

Durch einen Klick auf den Button [Zusammenführen] können doppelt erfasst Firmen zusammengeführt werden.

Berechtigungsstufe

Diese Aktion erfordert die Berechtigungsstufe Superuser oder Supervisor.

Sachbearbeiter des Kunden manuell ändern

Hier kann mittels Dropdown Menu der Sachbearbeiter geändert werden. Innerhalb einer Filiale kann der Kunde von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter verschoben werden.
Die Auswahl der Benutzer im Dropdown Menu verändert sich je nach Viewlevel. Beim Viewlevel Filiale können die aktiven Benutzer der Filiale eingegeben werden.
Beim Viewlevel Mandant erscheint ein Suchfeld, über welches nach dem neuen Sachbearbeiter gesucht werden kann.
Wenn eine Firma in eine andere Filiale verschoben werden soll, werden alle Angestellten mitverschoben. Die zugehörigen Personen bleiben in der ursprünglichen Filiale, da die Privatperson an einem anderen Ort wohnen/buchen kann als die Firma.

TAF Modell speichern

Über das Dropdown Menu kann ein TAF Modell ausgewählt und gespeichert werden.

TAF Positionen erstellen / TAF anwenden

TAF Positionen können über den Doceditor erstellt respektive angewandt werden.

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Über den Button [Dokument hochladen] können Dokumente wie z.B. Passkopien der Kunden im Umbrella.net gespeichert werden (max 1.5MB pro Dokument). Es können Dokumente mit den folgenden Formaten hochgeladen werden:

.rtf
.txt
.pdf
.gif
.jpeg
.png
.doc
.xml
.html

Schritt	Beschreibung
1	Den Button [Dokument hochladen] anwählen.
2	In das Feld bei Datei klicken und das gewünschte Dokument auswählen oder mittels "drag & drop" das gewünschte Dokument reinziehen.
3	Im Feld "Beschreibung" einen Titel für das Dokument eingeben
4	Das hochgeladene Dokument ist nun unter "Dossierunabhängige Dokumente" ersichtlich. Das Dokument kann von jedem Benutzer desselben Mandanten direkt geöffnet werden.

Ändern eines dossierunabhängigen Dokumentes

Schritt	Beschreibung
1	Änderungen im Dokument vornehmen und Dokument z.B. auf dem Arbeitsplatz speichern.
2	Das Dokument über den Button [Dokument hochladen] erneut hochladen. Soll das bereits bestehende Dokument ersetzt werden, bei "Ersetzt" das bestehende Dokument anwählen.

Löschen eines dossierunabhängigen Dokumentes

Bei dem zu löschenden Dokument auf den Button [X] klicken

Dossierunabhängigen Brief erstellen

Über den Button [Brief erstellen] können aus Umbrella.net generierte Standard-Briefe erfasst werden. Die Texte der Standard-Briefe können in den Stammdaten individuell pro Mandant hinterlegt werden.

Schritt	Beschreibung
1	Auf den Button [Brief erstellen] klicken.
2	Es öffnet sich eine Maske. Hier manuell den Betreff des Briefes eintragen.
3	Über das Dropdown Menu den entsprechenden Brief auswählen.
4	Falls gewünscht das Flag in der Check-Box "Losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Kunden ablegen (automatisch hochladen)" aktivieren, so dass eine Kopie des Briefes automatisch gespeichert wird.
5	Den Button [Brief öffnen] anklicken. Der Brief öffnet sich im Word und kann von dort weiterbearbeitet und ausgedruckt werden. Werden im Word Änderungen vorgenommen die im Umbrella.net ersichtlich sein sollen, so muss das Dokument gespeichert und über den Button [Dokument hochladen] hochgeladen werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul MPD ersichtlich.

Duplicate Check

Beim Erfassen eines Kunden wird automatisch ein "Duplicate Check" durchgeführt. D.h. Umbrella.net überprüft, ob Name und Adresse bereits im Kundenstamm vorhanden sind. Findet Umbrella.net ähnliche oder identische Angaben, so erscheint eine Meldung.

In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob es sich bei der vorgeschlagenen Firma um dieselbe Person handelt, die soeben erfasst werden sollte.

Wenn ja...	Die bereits bestehende Firma kann über den vorgeschlagenen Link geöffnet werden.
Wenn nein...	Falls es sich bei den vorgeschlagenen Firma nicht um den aktuellen Kunden handelt, so muss die neu erfasste Person über den Button [Speichern] gespeichert werden. Die neue Person ist jetzt im System erfasst.

Kriterien, nach denen eine Firma als Duplicate erkannt wird:

Kriterium

Beschreibung

Personen

Sind drei Felder identisch abgefüllt, wird der Kunde als Duplicate erkannt. Ebenso wird der Kunde als Duplicate erkannt, wenn sich die Inhalte eines Feldes nur leicht voneinander unterscheiden. Es werden die folgenden Felder auf ihren Inhalt geprüft:

Name
Ort

Beispiel: Es wurden die folgenden Kundinnen erfasst:

Name	Ortschaft
Migro	Brig
Migros	Brugg

Da sich die Inhalte der abgefüllten Felder nur leicht unterscheiden, sind diese Kunden potentielle Duplicates.

Kunden mit einer Buchungsquelle

Für Kunden die einer Buchungsquelle zugeordnet sind, wird für den Duplicate Check die E-Mail Adresse verglichen (exakter Vergleich, ausser Gross-/Kleinschreibung).

Beispiel:

Bucht zuerst ein Hr. Thomas Müller aus Lenzburg mit der E-Mail Adresse "info@muellerag.ch", so wird dieser als Kunde angelegt. Bucht später seine Schwester Sandra Müller aus Vevey mit derselben E-Mail Adresse "info@muellerag.ch", so wird der bestehende Kunde Thomas Müller mit den Angaben von Sandra Müller überschrieben.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fulfillment ersichtlich.

Firma erfassen

Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Angestellter einer Firma, sowie auch Ehemann/Vater einer Familie sein

Firma erfassen

Schritt	Beschreibung
1	Besteht die Firma noch nicht, so wird über "Adressen" – "Neue Firma" eine neue Firma angefügt.
2	Die Bereiche "Firma" und "Kontakt" ausfüllen und speichern. Wenn die Firma mit einer Lodge-Schnittstelle arbeitet, muss zusätzlich die Kreditkarte erfasst werden.

Angestellte einer Firma erfassen

Der Angestellte besteht bereits im Kundenstamm:

Schritt	Beschreibung
1	Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen.
2	Den Button [Verknüpfen] anklicken. Die Person ist jetzt mit der Firma verknüpft. Es wird automatisch eine "Rolle" kreiert. Die Adresse der Firma wird automatisch auf diese Rolle kopiert.
3	Um die Funktion (z.B. "Angestellter") zuzuweisen, auf den generierten Link zur Rolle klicken. Die "Funktion" kann dann als Freetext auf der Rolle gespeichert werden.

Der Angestellte besteht noch nicht im Kundenstamm:

Schritt	Beschreibung
1	Im Bereich "Neue(r) Angestellte(r)" den Button [Neu] anklicken.
2	Es öffnet sich eine Maske, in der die Funktion (z.B. "Angestellter") sowie Name und Vorname des Angestellten eingegeben werden. Die Adresse sowie Kontaktdaten werden automatisch von der Firma übernommen. Speichern.
3	Im Hintergrund wird automatisch die Privatperson angelegt. Die Privatadresse und weitere Daten der Privatperson können dort erfasst werden.

Adressänderungen bei einer Firma

Wird die Adresse der Firma geändert, so kann die Adressänderung auf sämtliche Angestellte übertragen werden.

Schritt	Beschreibung
1	Die bestehende Firma öffnen und die Adresse in den dafür vorgesehenen Feldern ändern (Strasse/Nr., PLZ, Ort).
2	Im Bereich "Angestellte" die von der Adressänderung betroffenen Angestellten anwählen. Diese können entweder einzeln selektiert werden, oder über die Check-Box "Alle".
3	Nachdem die von der Adressänderung betroffenen Angestellten angewählt wurden, den Button [Adresse aktualisieren] anklicken. Die Adressänderung wird nun auf die zuvor angewählten Angestellten übertragen.

Neues Dossier erstellen

Über den Button [Dossier erstellen] kann ein neues Dossier für diese Firma erstellt werden. Die Firma wird Dossierinhaber.

Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen

Agenda

Im Bereich "Agenda" sind sämtliche Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden.
Überfällige Agendaeinträge werden rot dargestellt, erledigte Agendaeinträge werden kursiv dargestellt.
Agendaeinträge mit Priorisierung "hoch" werden mit einem roten Ausrufzeichen dargestellt, Agendaeinträge mit Priorisierung "niedrig" werden mit einem blauen Pfeil dargestellt. Agendaeinträge mit Priorisierung "mittel" werden ohne zusätzliches Icon dargestellt.
Um einen Agendaeintrag als erledigt zu markieren, muss das Flag in der entsprechenden Check-Box aktiviert werden. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird aber kursiv angezeigt.
Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link "Agendaeintrag hinzufügen..." klicken.
Agendaeinträge können bis zu drei Jahre (1095 Tage) in der Zukunft liegen.

Modulhinweis

Diese Aktion ist nur mit dem Modul Agenda möglich.