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ZusatzmoduleBerechtigungsstufen
 z.T. erforderliche Module

 ABB

Modul Umbrella.net Austria, Modul Debitoren, Modul Kreditoren, Modul Commercial, Modul Datatrans, Modul ABB

Berechtigungsstufen Buchhalter oder Supervisor

 

Über das Register Verwaltung wird auf dem Mandanten (Reisebüro) die generellen Einstellungen vorgenommen. 

 Layout Umbrella.net Austria

NummerBezeichnungBeschreibung
1Einstellungen
FeldBeschreibung
NameHier wird der Name des Mandanten angezeigt.

Fiskaltrust Cashbox ID

 

Hier wird die CashBox ID aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Umbrella.net Austria ersichtlich.

Fiskaltrust AccessToken

 

Hier wird der AccessToken aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Umbrella.net Austria ersichtlich.

Automatische QR

Durch das Setzen des Flags wird das Modul Automatischer QR-Zahlteil aktiviert. Beim Nummerieren der Rechnung wird ein QR, bzw. ein QR-Zahlteil generiert.

Version QR-Nr.

Die QR-Nr. kann auf 3 verschiedene Arten angedruckt werden. 

Berechtigungsstufe

Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich.

Rechnungsdatum

 

Hier kann ein Valuta-Datum definiert werden. Bei Rechnungen mit anderslautendem Valuta-Datum wird beim Nummerieren der Rechnung die Datei für die Übermittlung an das ABB eInvoicing System vorbereitet. Diese wird auf eine Queue gestellt und erst am Valutadatum an das eInvoicing System übermittelt. Dieses Valuta-Datum wird durch ABB verwaltet. 

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul ABB ersichtlich. ABB

Standard Exportgruppe


Hier wird eingestellt, was Umbrella.net standardmässig bezüglich Daten vorschlagen soll, um den Buchhaltungsexport zu gruppieren.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Debitoren und/oder Kreditoren ersichtlich.

Eingehender Mailserver (POP3 / IMAP)Hier wird der Mailserverzugang für die 'Incoming Mails' hinterlegt. POP3, IMAP und SMTP-Informationen sind beim eigenen IT-Support anzufragen.
Ausgehender Mailserver SMTPHier wird der ausgehende Mailserver hinterlegt.
SMTP BenutzernameHier wird der Benutzername für SMTP hinterlegt.
SMTP PasswortHier wird das SMTP Passwort hinterlegt.
Authentifizierung

Hier muss die Authentifizierung ausgewählt werden. Es sind folgende Authentifizierungen möglich:

TypBeschreibung
NoneKeine Authentifizierung
BasicAuthentifizierung mit Username/Passwort (unverschlüsselt)
implicit_TLS/explicit_TLSAuthentifizierung mit Unsername/Passwort (verschlüsselt "Implizit" oder Explizit)

Welcher Authentifizierungstyp im Einsatz ist, kann beim Systemadministrator des Reisebüros in Erfahrung gebracht werden.

2

Amex Business Travel Account

 

FeldBeschreibung
BTA agent reference code (invoice)gemäss eigenem Amex-Vetrag
BTA agent reference code (charge)gemäss eigenem Amex-Vertrag
Datei-Prefix (invoice)Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Invoice-Files eingetragen.
Datei-Prefix (charge)Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Charge-Files eingetragen.
Nächste BTA ExportsequenzWird bei jedem BTA-Export automatisch aufgezählt.
Standard Ref.-Feld MapHier wird das Standard-Mapping definiert, für den Export der DBI-Felder in die Schnittstelle Amex BTA. Dieses Standard-Mapping wird dann bei deNeuerfassung von Firmenkunden angewendet.
Verfügbare FelderDiese Felder stehen für die Definition des Standard-Mapping zur Verfügung.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

3Visa Lodge Export...

Register Administration 

Berechtigungsstufe

Diese Aktionen sind nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich

BezeichnungBeschreibung
Allgemeine Daten
FeldBeschreibung
Kunden IDDiese wird automatisch vom System zugewiesen.
NameName des Mandanten 
RechnungsadresseAdresse des Mandanten
LandHier kann zwischen Schweiz und Österreich ausgewählt werden.
AktivÜber diese Check-Box werden Mandanten aktiviert / deaktiviert.

Buchhaltung

 

Standard Einstellungen:

FeldBeschreibung
GewinnabrechnungIm Dropdown Menu kann zwischen Brutto und Netto ausgewählt werden.
StandardmargeIn diesem Feld kann die Standardmarge definiert werden.
BuchhaltungslogikIm Feld Buchhaltungslogik kann zwischen "Gewinn bei Abreise" und "Gewinn bei Rechnungsstellung" ausgewählt werden.
Schnittstellentyp / Schnittstelle BuchhaltungIm Dropdown Menu kann der Schnittstellentyp ausgewählt werden.
Export FrequenzIm Dropdown Menu kann die Häufigkeit des Exports ausgewählt werden.
Export ZustellungHier kann die E-Mail Adresse für die Zustellung des Belege-Exports an SAP definiert werden.
Import FrequenzIm Dropdown Menu kann die Häufigkeit des Imports ausgewählt werden.
Debitoren-Journaling ab DatumHier wird das Datum eingetragen, ab welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.
Kreditoren-Journaling ab DatumHier wird das Datum eingetragen, bis zu welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.
Button [Run journaling]

 

BSP Lieferant (auch ohne Buchhaltung!)Der Lieferant BSP muss hier gesetzt sein. Diese Einstellung ermöglicht die Lieferantenzahlung mit Lieferanten BSP und Betrag 0.00, sortiert Flugbillette nach Nummer der Lieferantenzahlung mit Lieferant BSP und regelt den Tamara Export für EMDs (Misc Position).
Belegart für Importierte DirektzahlungenIm Dropdown Menu kann die Belegart ausgewählt werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit den Modulen Debitoren und Kreditoren ersichtlich.

Optionen
FeldBeschreibung
USP PartnerDer USP Partner ist immer die "Umbrella Software AG".
Fremdfilialen-ZugriffWird das Flag in der Check-Box gesetzt, können auf anderen Filialen desselben Mandanten verschiedene Aktionen ausgeführt werden.
Grosser MandantBei grossen Mandanten muss diese Check-Box aktiviert werden.
Behandle Buchhalter-Zahlungen als KorrekturenSollten Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandelt werden, muss diese Check-Box aktiviert werden.
CRM Export ZustellungWird mit einem externen CRM-System gearbeitet, kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.
Umbrella Faces Reisebüro GUIDHier wird die GUID Nummer vom Umbrella Faces eingetragen.
Dokumentlayout ThemeHier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. 'Standard').
Refund as ModifyWird das Flag bei "Refund as Modify" aktiviert, werden die Rückerstattungen als Modify dem Originaldossier zugeteilt.
EMD-A VerarbeitungHier kann DEFAULT eingestellt werden, wenn ein EMD-A immer in das Produkt des Related Tickets eingefügt werden soll.
Oder es kann PRODUCT_MISMATCH_TO_NEW_POSITION eingestellt werden, wenn für ein EMD-A als eigenständige Position erstellt werden soll, falls die ausstellende Fluggesellschaft des EMD-A und die des Related Tickets nicht übereinstimmen.
Kein Denummerieren bei Abreise-ÄnderungIst kein Denummerieren bei Abreise-Änderung aktiviert, wird verhindert, dass Änderungen am Abreisedatum die Rechnung denummeriert.
Freigepäck importierenHier kann eingestellt werden, ob beim Import eines MIR die Gepäckinformationen - sofern vorhanden - auf der Rechnung angedruckt werden sollen.

PCI-Compliant

 

Mit dieser Einstellung werden alle Kreditkarten , ausgenommen Airplus Lodgekarten, verschlüsselt in Umbrella.net hinterlegt. Mit der Aktivierung von PCI Compliant muss eine PCI Proxy Merchant ID und ein PCI Proxy Security Login eingetragen werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

ModuleHier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.
Bulk Aktionen
FeldBeschreibung
Datatrans Aliasing ausführen

Bei einer nachträglichen Datatrans-Aufschaltung müssen alle erfassten Kreditkarten, ausser Airplus und AMEX-BTA, verschlüsselt werden. Ist auf dem Mandant auch PCI-Compliant aktiviert, werden bei der Ausführung auch AMEX-BTA Lodgekarten verschlüsselt.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

Numberranges
FeldBeschreibung
Neue Nummernkreise speichernWenn hier das Flag in der Check-Box gesetzt ist, werden die eingetragenen Nummernkreise auf dem Mandanten gespeichert.
Nächste DossiernummerHier wird die erste Dossiernummer festgelegt. Wenn nichts eingegeben wird, hat das erste Dossier die Nummer 1.
Nächste QuittungsnummerHier wird die erste Quittungsnummer festgelegt. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste Quittung die Nummer 1.
Nächste BelegnummerHier wird die Nummer des ersten Beleges festgelegt. Wenn nichts eingegeben wird, hat der erste Beleg die Nummer 1.
Nächste USP-NummerHier kann die Nummer der ersten USP-Belastung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste USP-Belastung die Nummer 1.
Nächste KreditorenzahlungsnummerHier kann die Nummer der ersten Kreditorenzahlung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste Kreditkartenzahlung die Nummer 1.
Nächste KundennummerHier kann die Nummer des ersten Kunden festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat der erste Kunde die Nummer 1.
Nächste LieferantennummerHier kann die Nummer des ersten Lieferanten festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat der erste Lieferant die Nummer 1.
Nächste DebitorenbelastungHier kann die Nummer der ersten Rechnung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Rechnungsnummer.
Nächste DebitorengutschriftHier kann die Nummer der ersten Gutschrift festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Gutschriftsnummer.
Nummernkreise für Rechnungen verwendenHier wird das Flag in der Check-Box gesetzt, damit die angegebenen Nummernkreise verwendet werden.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Register EinstellungenAutomatische QR aktivieren

Diese Funktion steht zur Zeit nur für Reisebüros in der Schweiz zur Verfügung.

Wird das Flag in der Check-Box "Automatische QR" aktiviert, wird beim Nummerieren der Rechnung eine QR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des elektronischen Files (camt.054), welches von der Bank/Post dem Reisebüro zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.

Die Aktivierung des Moduls bedingt einige Vorbereitungen.

 Setup validieren

Bei einem Klick auf den Link "Setup validieren" prüft Umbrella.net, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen vorgenommen worden sind.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit den Modulen Debitoren und Kreditoren ersichtlich.

 GeschäftsperiodenIm Bereich Geschäftsperioden wird das Geschäftsjahr erfasst. Bitte das Flag "Offen" nur für das aktuelle Geschäftsjahr setzen. 
 Duplizieren

Über den Button [Duplizieren] kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net umstellen, ansonsten ist der duplizierte Mandant nicht sichtbar. 

Berechtigungsstufe

 Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich.

Technische / Funktionale Details

Geschäftsjahr

Aufgrund dem Flag "Offen" beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Für geschlossene Geschäftsjahre gilt grundsätzlich:

  • Debitoren- und Lieferantenzahlungen mit Valutadatum in einem geschlossenen Geschäftsjahr können nicht mehr storniert werden.
  • Einkäufe annullieren, Debitorenrechnungen denummerieren (Gutschrift hat das Valutadatum heute) in einem geschlossenen Geschäftsjahr, ist möglich.
  • In einem geschlossenen Geschäftsjahr besteht die Möglichkeit, Zahlungen von Einkäufen und Zahlungen von Debitorenrechnungen zu entkoppeln.

Fremdfilialen-Zugriff

Durch die Aktivierung des Flags in dieser Check-Box werden im Viewlevel Dropdown Menu alle Filialen dieses Mandanten angezeigt. Mit dem Fremdfilial-Zugriff besteht die Möglichkeit zwischen den einzelnen Filialen zu wechseln. Der Benutzer erhält Einblick auf deren Daten plus die Dossierbearbeitung wird ermöglicht.

Grosser Mandant

Wird das Flag in der Check-Box "Grosser Mandant" gesetzt, hat dies zur Folge:

  • Bei der Suchfunktion mindestens 3 Buchstaben eingegeben werden.
  • Eine Dossiersuche über den gesamten Mandanten wird unterbunden. Einzig die Suche nach Dossiernummern ist möglich.
  • Je nach Auslastung der Datenbank wird das Resultat einer Auswertungsanfrage auf eine Queue gestellt und, wenn die Last der Datenbank tief ist, beim jeweiligen Benutzer als Agendaeintrag angezeigt. Das Kassabuch wird immer sofort erstellt und angezeigt.
  • Auf dem Lieferanten werden für grosse Mandanten die Finanzen nicht angezeigt.

Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln

Bei Aktivierung des Flags in der Check-Box werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe Buchhalter erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt.

Neue Nummernkreise speichern

Werden im Register "Administration" Änderungen vorgenommen, werden diese, bis auf den Nummernkreis, gespeichert. Um die Nummernkreise zu ändern und zu speichern, muss die Check-Box "Neue Nummernkreise speichern" durch setzen des Flags aktiviert werden. Nummernkreise sollen nicht während des laufenden Betriebs verändert und gespeichert werden. Der Grund hierfür ist, dass die Nummern aus Umbrella.net in die Datenbank geladen werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt neue Dossiers erstellt werden, können Dossiernummern doppelt vergeben werden.

 


 

 


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