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ZusatzmoduleBerechtigungsstufen
 z.T. erforderliche Module

 

Modul Umbrella.net Austria, Modul Debitoren, Modul Kreditoren, Modul Commercial, Modul Datatrans, Modul ABB

Berechtigungsstufen Buchhalter oder Supervisor.

 

Über das Register Verwaltung wird auf dem Mandanten (Reisebüro) die generellen Einstellungen vorgenommen. Hier werden die generellen Einstellungen  für den Mandanten (Reisebüro) vorgenommen.

 

 Layout Umbrella.net Austria

NummerBezeichnungBeschreibung
1Einstellungen
FeldBeschreibung
NameHier wird der Name des Mandanten angezeigt.

Fiskaltrust Cashbox ID

 

Hier wird die CashBox ID aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Umbrella.net Austria ersichtlich.

Fiskaltrust AccessToken

 

Hier wird der AccessToken aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Umbrella.net Austria ersichtlich.

Automatische ESRDurch setzen des Häckchens wird das Modul aktiviert. Beim Nummerieren der Rechnung wird eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbeleg erstellt. Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Die Aufschaltung bedingt einige Vorbereitungen.
Version ESR-Nr.

Die ESR-Nr. kann auf 2 verschiedene Arten angedruckt werden. => und das sind? hat da ein Drop-Down Menue...was gilt für was? one, two, three

Berechtigungsstufe

Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich.

Rechnungsdatum

 

Hier kann ein Valuta-Datum definiert werden. Bei Rechnungen mit anderslautendem anderem Valuta-Datum wird beim Nummerieren der Rechnung die Datei für die Übermittlung an das ABB eInvoicing System vorbereitet. Diese wird jedoch auf eine Queue parkiert gestellt und erst am Valutadatum an das eInvoicing System übermittelt. Dieses Valuta-Datum wird durch ABB verwaltet. 

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul ABB ersichtlich.


Intercompany Steuercode

 

Hier wird der Mehrwertsteuer Code für die Nettoverrechnung gesetzt.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul ABB ersichtlich.


Standard Exportgruppe


Hier wird eingestellt, wie was Umbrella.net das System standardmässig vorschlagen soll bezüglich die Daten um für den Buchhaltungsexport zu gruppieren.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Debitoren und/oder Kreditoren ersichtlich.


Eingehender Mailserver (POP3 / IMAP)Hier wird der Mailserverzugang für die 'Incoming Mails' hinterlegt. POP3, IMAP und SMTP-Informationen sind beim eigenen IT-Support anzufragen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen über POP3, IMAP und SMTP an Ihren IT Support. 
Ausgehender Mailserver SMTPHier wird der ausgehende Mailserver hinterlegt.
SMTP BenutzernameHier wird der Benutzername für SMTP hinterlegt.
SMTP PasswortHier wird das SMTP Passwort hinterlegt.
AuthentifizierungHier muss die Authentifizierung ausgewählt werden. => Drop Down Menu....müssen wir nicht im Detail erklären hier?
2

Amex Business Travel Account

 

FeldBeschreibung
BTA agent reference code (invoice)gemäss eigenem Amex-Vetrag.
BTA agent reference code (charge)gemäss eigenem Amex-Vertrag.
Datei-Prefix (invoice)Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Invoice-Files eingetragen.
Datei-Prefix (charge)Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Charge-Files eingetragen.
Nächste BTA ExportsequenzWird bei jedem BTA-Export automatisch aufgezählt.
Standard Ref.-Feld MapHier wird das Standard-Mapping definiert, für den Export der DBI-Felder in die Schnittstelle Amex BTA. Dieses Standard-Mapping kommt wird dann bei der Neuerfassung von Firmenkunden zum Zug angewendet.
Verfügbare FelderDiese Felder stehen für die Definition des Standard-Mapping zur Verfügung.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

3Visa Lodge Export...

 

 

 Register Administration (nur für Umbrella Admin User)

Berechtigungsstufe

Diese Aktionen sind nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich.

BezeichnungBeschreibung
Allgemeine Daten
FeldBeschreibung
Kunden IDWird automatisch vom System zugewiesen.
NameName des Mandanten (Reisebüros)
RechnungsadresseAdresse des Mandanten (Reisebüros)
LandHier kann zwischen Schweiz und Österreich ausgewählt werden.
AktivÜber diese Checkbox werden Mandanten aktiviert / deaktiviert.

nach den grün markierten Feldern kann gesucht werden.

Buchhaltung

 

Standard Einstellungen:

FeldBeschreibung
GewinnabrechnungIm Dropdown Menu kann zwischen Brutto und Netto ausgewählt werden.
StandardmargeIn diesem Feld kann die Standardmarge definiert werden.
BuchhaltungslogikIm Feld Buchhaltungslogik kann zwischen "Gewinn bei Abreise" und "Gewinn bei Rechnungsstellung" ausgewählt werden.
Schnittstellentyp / Schnittstelle BuchhaltungIm Dropdown Menu kann der Schnittstellentyp ausgewählt werden.
Export FrequenzIm Dropdown Menu kann die Häufigkeit des Exports ausgewählt werden.
Export ZustellungHier kann die E-Mail-Adresse für die Zustellung des Belege-Exports an SAP definiert werden.
Import FrequenzIm Dropdown Menu kann die Häufigkeit des Imports ausgewählt werden.
Debitoren-Journaling ab DatumHier wird das Datum eingetragen, ab welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.
Kreditoren-Journaling ab DatumHier wird das Datum eingetragen, bis zu welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.
Button [Run journaling]

 

BSP Lieferant (auch ohne Buchhaltung!)Der Lieferant BSP muss hier gesetzt sein. Diese Einstellung ermöglicht die Lieferantenzahlung mit Lieferanten BSP und Betrag 0.00, sortiert Flugbillette nach Nummer auf der Quittung der Lieferantenzahlung mit Lieferant BSP und regelt den Tamara Export für EMDs (Misc Position).
Belegart für Importierte DirektzahlungenIm Dropdown Menu kann die Belegart ausgewählt werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit den Modulen Debitoren und Kreditoren ersichtlich.

Optionen
FeldBeschreibung
USP PartnerDer USP Partner ist immer die "Umbrella Software AG".
Fremdfilialen-ZugriffWird das Flag in der Checkbox gesetzt, so können auf weitere anderen Filialen desselben Mandanten verschiedene Aktionen ausgeführt werden.
Grosser MandantBei grossen Mandanten muss diese Checkbox aktiviert werden.
Behandle Buchhalter-Zahlungen als KorrekturenSollten Wenn Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandelt werden sollen, muss diese Checkbox aktiviert werden.
CRM Export ZustellungWird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.
Umbrella Faces Reisebüro GUIDHier wird die GUID Nummer vom Umbrella Faces eingetragen.
Dokumentlayout ThemeHier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. 'Standard').
Refund as ModifyWird das Flag bei Refund as Modify aktiviert, werden die Rückerstattungen als Modify dem Originaldossier zugeteilt.
Kein Denummerieren bei Abreise-ÄnderungIst kein Denummerieren bei Abreise-Änderung aktiviert, wird verhindert, dass Änderungen am Abreisedatum die Rechnung denummerierten.
Freigepäck importierenHier kann eingestellt werden, ob beim Import eines MIR die Gepäckinformationen - sofern vorhanden - auf der Rechnung angedruckt werden sollen.

PCI-Compliant

 

Mit dieser Einstellung werden alle Kreditkarten , ausgenommen Airplus Lodgekarten, verschlüsselt in Umbrella.net hinterlegt erfasst. Mit der Aktivierung von PCI Compliant muss eine PCI Proxy Merchant ID und ein PCI Proxy Security sign eingetragen werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

ModuleHier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.
Bulk Aktionen
FeldBeschreibung
Datatrans Aliasing ausführen

Bei einer nachträglichen Datatrans-Aufschaltung müssen alle erfassten Kreditkarten, ausser Airplus und AMEX-BTA, verschlüsselt werden. Ist auf dem Mandant auch PCI-Compliant aktiviert, werden bei der Ausführung auch AMEX-BTA Lodgekarten verschlüsselt.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

Numberranges
FeldBeschreibung
Neue Nummernkreise speichernNur Wenn hier das Flag in der Checkbox gesetzt ist wird, werden die eingetragenen Nummernkreise auf dem Mandanten gespeichert.
Nächste DossiernummerHier wird die erste Dossiernummer festgelegt. kann man die Nummer des ersten Dossiers festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, hat das erste Dossier die Nummer 1.
Nächste QuittungsnummerHier wird die erste Quittungsnummer festgelegt. ann man die Nummer der ersten Quittung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste Quittung die Nummer 1.
Nächste BelegnummerHier wird die Nummer des ersten Beleges festgelet. kann man die Nummer des ersten Belegs festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, hat der erste Beleg die Nummer 1.
Nächste USP-NummerHier kann die Nummer der ersten USP-Belastung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste USP-Belastung die Nummer 1.
Nächste KreditorenzahlungsnummerHier kann man die Nummer der ersten Kreditorenzahlung festlegen festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste Kreditkartenzahlung die Nummer 1.
Nächste KundennummerHier kann man die Nummer des ersten Kunden festgelegt werden festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, hat der erste Kunde die Nummer 1.
Nächste LieferantennummerHier kann man die Nummer des ersten Lieferanten festgelegt werden festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, hat der erste Lieferant die Nummer 1.
Nächste DebitorenbelastungHier kann man die Nummer der ersten Rechnung festgelegt werden festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Rechnungsnummer.
Nächste DebitorengutschriftHier kann man die Nummer der ersten Gutschrift festgelegt werden festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Gutschriftsnummer.
Nummernkreise für Rechnungen verwendenHier wird das Flag in der Checkbox gesetzt, damit die angegebenen Nummernkreise verwendet werden.


Arbeitsabläufe / Prozesse

Register EinstellungenAutomatische ESR aktivieren

Diese Funktion steht zur Zeit nur für Reisebüros in der Schweiz zur Verfügung.

Wird das Flag in der Checkbox "Automatische ESR" aktiviert, so wird beim Nummerieren der Rechnung eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des elektronischen Files (v11 oder camt054), welches von der Bank/Post dem Reisebüro zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.

Die Aktivierung des Moduls bedingt einige Vorbereitungen.

 Setup validieren

Bei einem Klick auf den Link "Setup validieren" prüft Umbrella.net das System, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen vorgenommen worden sind.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit den Modulen Debitoren und Kreditoren ersichtlich.

 GeschäftsperiodenIm Bereich Geschäftsperioden wird das Geschäftsjahr erfasst. Bitte das Flag "Offen" nur für das aktuelle Geschäftsjahr setzen. Das Erfassen des neuen Geschäftsjahres liegt in der Verantwortung vom Reisebüro.
 Duplizieren

Über den Button [Duplizieren] kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Bitte Vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net, denn ansonsten sonst ist der duplizierte Mandant nicht sichtbar. 

Berechtigungsstufe

 Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich.

 Technische / Funktionale Details
Geschäftsjahr

Aufgrund dem Flag "Offen" beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Für geschlossene Geschäftsjahre gilt grundsätzlich:

  • Debitoren- und Lieferantenzahlungen mit Valutadatum in einem geschlossenen Geschäftsjahr können nicht mehr storniert werden.
  • Einkäufe annullieren, Debitorenrechnungen denummerieren (Gutschrift hat dann das Valutadatum heute) in einem geschlossenen Geschäftsjahr, ist möglich.
  • Zahlungen von Einkäufen und Zahlungen von Debitorenrechnungen entkoppeln In einem geschlossenen Geschäftsjahr besteht die Möglichkeit, Zahlungen von Einkäufen und Zahlungen von Debitorenrechnungen zu entkoppeln

 

Fremdfilialen-Zugriff

Durch die Bei Aktivierung des Flags in dieser der Checkbox werden im Viewlevel-Dropdown alle Filialen dieses des Mandanten angezeigt. D.h. Mmit dem Fremdfilial-Zugriff besteht die Möglichkeit zwischen den einzelnen Filialen zu wechseln, erhält Einblick auf deren Daten plus die Dossierbearbeitung wird ermöglicht. kann der Viewlevel auf eine andere Filiale gesetzt und deren Daten angeschaut/bearbeitet werden.


Grosser Mandant

Wird das Flag in der Checkbox "Grosser Mandant" gesetzt, hat dies zur Folge: so müssen:

  • Bei der Suchfunktion mindestens 3 Buchstaben eingegeben werden.
  • Eine Dossiersuche über den gesamten Mandanten wird unterbunden. mandantenweite Dossiersuche ist für grosse Mandanten unterbunden. Die Einzig die Suche nach Dossiernummern ist möglich.
  • Je nach Auslastung der Datenbank wird das Resultat einer Auswertungsanfrage auf eine Queue gestellt und wenn die Last der Datenbank tief ist, als Agendaeintrag beim jeweiligen Benutzer, sobald erstellt, als Agendaeintrag angezeigt. vermerkt. Das Kassabuch wird immer sofort erstellt und angezeigt.
  • Auf dem Lieferanten werden für grosse Mandanten die Finanzen nicht angezeigt.

 

Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln

Bei Aktivierung des Flags in der Checkbox werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe 'Teller' erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt. Erfasst ein Benutzer mit Berechtigungsstufe Teller (Buchhaltung) ein Zahlung eispielsweise lautet das Login des Buchhalters (Teller) auf die Filiale Zürich-Hauptsitz. Erfasst dieser Buchhalter jetzt eine Zahlung in der Filiale Basel, so wird der Zahlungsbeleg auf der Filiale Basel (und nicht Zürich-Hauptsitz) verbucht. Wird die Einstellung Zus. Buchhalter auf einem Benutzer mit Berechtigungsstufe "Supervisor" hinterlegt, kann auch der Supervisor Korrektur-Zahlungen vornehmen.


titel heisst Neue =>? Nummernkreise speichern

Werden in der Lasche m Register "Administration" Änderungen vorgenommen, werden diese bis auf den Nummernkreis, gespeichert. und gespeichert, wso wird jeweils alles gespeichert bis auf die Nummernkreise. Um die Nummernkreise zu ändern und zu speichern, muss die Checkbox "Neue Nummernkreise speichern" durch setzen des Flags aktiviert werden. Nummernkreise sollen nicht während des laufenden Betriebs verändert geändert und gespeichert werden. Der Grund hierfür ist, dass die Nummern aus Umbrella.net in die Datenbank geladen werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt neue Dossiers erstellt werden, können Dossiernummern doppelt vergeben werden.

 


 

 


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