| Zusatzmodule | Berechtigungsstufen |
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Alle Berechtigungsstufen, Superuser, Buchhalter und Supervisor z.T. erforderlich |
Mit dem Aktivieren des automatischen QR wird beim Nummerieren von Rechnungen eine QR-Referenznummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt.
Der QR-Zahlteil kann im PDF-Format ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.
Hinweis
Wird nicht mit der "automatischen QR" Einstellung gearbeitet, wird nur der untere Teil "QR Zahlung hinzufügen" (manuell) angezeigt.
| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung | ||||||||||||||||
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| 1 | QR Zahlung(en) einlesen (automatisch) | QR Zahlung(en) einlesen nur mit Einstellung "automatischer QR": In Umbrella.net kann das elektronische .xml-File der Bank (camt.054) eingelesen werden. Die zur Zahlung dazugehörige Rechnung wird aufgrund der QR-Referenznummer automatisch erkannt und der Zahlung zugewiesen. Die sogenannten camt.054 Files sind Dateien für die beleglose Übermittlung von Zahlungen über elektronische Kanäle. Es handelt sich dabei um ein standardisiertes Format der Schweizer Banken und von PostFinance. Das entsprechende File wird vom Reisebüro im Online-Banking abgerufen, lokal abgespeichert und anschliessend in Umbrella.net hochgeladen. Um das elektronische File (camt.054) ins Umbrella.net einzulesen, auf den Button [ Wir empfehlen, die QR-Zahlung mit dem Viewlevel des Mandanten zu erfassen. Dies stellt sicher, dass alle gefundenen Rechnungen geladen werden. Für die Verbuchung werden die Einstellungen der Filiale (Bereich QR Filialeinstellungen) des jeweiligen Dossiers verwendet. QR Zahlungen hinzufügen: Nach Klick auf den Button [Verarbeiten], werden in diesem Bereich alle im elektronischen File enthaltenen Zahlungen aufgelistet. Es ist ersichtlich, ob es sich um neue oder bestehende Einträge handelt. Diese müssen nun überprüft und ggf. manuell nachbearbeitet werden.
Es sind dabei die folgenden Statusmeldungen möglich:
Zuweisen: Bei Zahlungen mit dem Status "OK", wird die Check-Box automatisch mit einem Flag versehen. Über den Button [Zuweisen] werden diese Zahlungen den entsprechenden Dossiers zugewiesen und sind anschliessend dort ersichtlich. Nach dem Zuweisen der in der camt.054 enthaltenen Zahlungen erhält der eingeloggte Benutzer eine E-Mail mit der Zusammenfassung über alle Einträge (Zahlungen). Löschen: Über den Button [Löschen] können Zahlungen manuell aus dieser Liste gelöscht werden Berechtigungsstufe   Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Buchhalter und Supervisor möglich. | ||||||||||||||||
| 2 | QR Zahlung hinzufügen (manuell) | Wenn seitens der Bank kein elektronisches .xml File (camt.054) zur Verfügung steht, können die QR-Zahlungen über diese Seite auch manuell eingelesen werden. Dazu muss das Datum, der bezahlte Betrag sowie die verwendete QR-Nummer eingegeben werden. Die QR-Nummer muss mit derjenigen auf der Rechnung übereinstimmen. Über den Button [Hinzufügen] wird die QR-Zahlung manuell hinzugefügt. Die QR-Zahlung ist anschliessend im entsprechenden Dossier ersichtlich. |
Technische / Funktionale Details:
Beim Einlesen des camt.054 werden die Zahlungen auf die Kriterien in der oben aufgeführten Status-Tabelle hin geprüft. Dabei werden die Kriterien in der nachfolgenden Reihenfolge überprüft:
- Kein Treffer
- Denummeriert
- Bezahlt
- Betrag
- Ref. Nr.
- QR Teilnehmer-Nr.
- OK
Erst nachdem alle diese Kriterien auf Unstimmigkeiten geprüft worden sind, wird eine Zahlung als "OK" anerkannt. D.h. also, wenn eine Rechnung denummeriert ist und gleichzeitig der Betrag nicht übereinstimmt, wird gemäss der Reihenfolge nur der Status "denummeriert" angegeben.
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