!!!!! Mandant

Modul	Berechtigungsstufe
abb Diese Seite ist im Basismodul inbegriffen. Einige Menupunkte sind nur mit dem Modul Umbrella.net Austria, dem Modul ABB, dem Modul Commercial, dem Modul Datatrans oder den Modulen Debitoren und/oder Kreditoren ersichtlich.	Diese Seite kann mit den Berechtigungsstufen Buchhalter, Supervisor oder Umbrella Admin aufgerufen werden.

Hier werden die generellen Einstellungen für den Mandanten (Reisebüro) vorgenommen.

Layout Umbrella.net Austria

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Einstellungen

Feld	Beschreibung
Name	Hier wird der Name des Mandanten angezeigt.
Fiskaltrust Cashbox ID	Hier wird die CashBoxId aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Umbrella.net Austria ersichtlich.
Fiskaltrust AccessToken	Hier wird der AccessToken aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Umbrella.net Austria ersichtlich.
Automatische ESR	Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Die Aufschaltung bedingt einige Vorbereitungen.
Version ESR-Nr.	Dieses Einstellung ist nur mit dem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich. Die ESR-Nr. kann auf 2 verschiedene Arten angedruckt werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich.
Rechnungsdatum	Hier wird das Rechnungsdatum eingegeben, damit das Valutadatum geändert wird. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul ABB ersichtlich.
Intercompany Steuercode	Hier wird der Mehrwertsteuer Code für die Nettoverrechnung gesetzt.^ Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul ABB ersichtlich.
Standard Exportgruppe	Hier wird eingestellt, wie das System standardmässig vorschlagen soll, die Daten für den Buchhaltungsexport zu gruppieren. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Debitoren und/oder Kreditoren ersichtlich.
Eingehender Mailserver (POP3 / IMAP)	Hier wird der Mailserverzugang für die 'Incoming Mails' hinterlegt. Bitte wenden Sie sich bei Fragen über POP3, IMAP und SMTP an Ihren IT Support.
Ausgehender Mailserver SMTP	Hier wird der ausgehende Mailserver hinterlegt.
SMTP Benutzername	Hier wird der Benutzername für SMTP hinterlegt.
SMTP Passwort	Hier wird das SMTP Passwort hinterlegt.
Authentifizierung	Hier muss die Authentifizierung ausgewählt werden.

2

Amex Business Travel Account

Feld	Beschreibung
BTA agent reference code (invoice)	gemäss Amex-Vetrag.
BTA agent reference code (charge)	gemäss Amex-Vertrag.
Datei-Prefix (invoice)	Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Invoice-Files eingetragen.
Datei-Prefix (charge)	Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Charge-Files eingetragen.
Nächste BTA Exportsequenz	Wird bei jedem BTA-Export automatisch aufgezählt.
Standard Ref.-Feld Map	Hier wird das Standard-Mapping definiert, für den Export der DBI-Felder in die Schnittstelle Amex BTA. Dieses Standard-Mapping wird dann bei der Neuerfassung von Firmenkunden angewendet.
Verfügbare Felder	Diese Felder stehen für die Definition des Standard-Mapping zur Verfügung.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

3

Visa Lodge Export

...

Register Administration (nur für Umbrella Admin User)

Berechtigungsstufe

Diese Aktionen sind nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich.

Bezeichnung

Beschreibung

Allgemeine Daten

Feld	Beschreibung
Kunden ID	Wird automatisch vom System zugewiesen.
Name	Name des Mandanten.
Rechnungsadresse	Adresse des Mandanten.
Land	Hier kann zwischen Schweiz und Österreich ausgewählt werden.
Aktiv	Über diese Checkbox werden Mandanten aktiviert / deaktiviert

nach den grün markierten Feldern kann gesucht werden.

Buchhaltung

Feld	Beschreibung
Buchhaltungslogik	Im Feld Buchhaltungslogik kann zwischen "Gewinn bei Abreise" und "Gewinn bei Rechnungsstellung" ausgewählt werden.
Debitoren-Journaling ab Datum	Hier wird das Datum eingetragen, ab welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.
Kreditoren-Journaling ab Datum	Hier wird das Datum eingetragen, bis zu welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen.
Button [Run journaling]
BSP Lieferant (auch ohne Buchhaltung!)	Der Lieferant BSP muss hier gesetzt sein. Diese Einstellung ermöglicht die Lieferantenzahlung mit Lieferanten BSP und Betrag 0.00, sortiert Flugbillette nach Nummer auf der Quittung der Lieferantenzahlung mit Lieferant BSP und regelt den Tamara Export für EMDs (Misc Position).

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit den Modulen Debitoren und Kreditoren ersichtlich.

Optionen

Feld	Beschreibung
USP Partner	Der USP Partner ist immer die "Umbrella Software AG".
Fremdfilialen-Zugriff	Wird der Hacken in der Checkbox gesetzt, so können auf anderen Filialen desselben Mandanten verschiedene Aktionen ausgeführt werden.
Grosser Mandant	Bei grossen Mandanten muss diese Checkbox aktiviert werden.
Behandle Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen	Wenn Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandelt werden sollen, muss diese Checkbox aktiviert werden.
CRM Export Zustellung	Wird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.
Umbrella Faces Reisebüro GUID	Hier wird die GUID Nummer vom Umbrella Faces eingetragen.
Dokumentlayout Theme	Hier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. 'Standard').
Refund as Modify	Wird der Refund as Modify angehakt werden die Rückerstattungen als Modify dem Dossier zugeteilt.
Kein Denummerieren bei Abreise-Änderung	Ist kein Denummerieren bei Abreise-Änderung aktiviert, wird verhindert dass Änderungen am Abreisedatum die Rechnung denummerieren.
Freigepäck importieren	Hier kann eingestellt werden, ob beim Import eines MIR die Gepäckinformationen - sofern vorhanden - auf der Rechnung angedruckt werden sollen.
PCI-Compliant	Mit dieser Einstellung werden alle Kreditkarten , ausser Airplus Lodgekarten, aliased (verschlüsselt) erfasst. Mit der Aktivierung von PCI Compliant muss eine PCI Proxy Merchant ID und ein PCI Proxy Security sign eingetragen werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

Module

Hier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.

Bulk Aktionen

Feld	Beschreibung
Datatrans Aliasing ausführen	Bei einer nachträglichen Datatrans-Aufschaltung müssen alle Kreditkarten, ausser Airplus und AMEX-BTA, aliased werden. Ist auf dem Mandant auch PCI-Compliant aktiviert, werden bei der Ausführung auch AMEX-BTA Lodgekarten aliased. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

Numberranges

Feld	Beschreibung
Neue Nummernkreise speichern	Nur wenn hier der Hacken in der Checkbox gesetzt wird, werden die eingetragenen Nummernkreise auf dem Mandanten gespeichert.
Nächste Dossiernummer	Hier kann man die Nummer des ersten Dossiers festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat das erste Dossier die Nummer 1.
Nächste Quittungsnummer	Hier kann man die Nummer der ersten Quittung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Quittung die Nummer 1.
Nächste Belegnummer	Hier kann man die Nummer des ersten Belegs festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Beleg die Nummer 1.
Nächste USP-Nummer	Hier kann die Nummer der ersten USP-Belastung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste USP-Belastung die Nummer 1.
Nächste Kreditorenzahlungsnummer	Hier kann man die Nummer der ersten Kreditorenzahlung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Kreditorenzahlung die Nummer 1.
Nächste Kundennummer	Hier kann man die Nummer des ersten Kunden festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Kunde die Nummer 1.
Nächste Lieferantennummer	Hier kann man die Nummer des ersten Lieferanten festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Lieferant die Nummer 1.
Nächste Debitorenbelastung	Hier kann man die Nummer der ersten Rechnung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Rechnungsnummer.
Nächste Debitorengutschrift	Hier kann man die Nummer der ersten Gutschrift festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Gutschriftsnummer.
Nummernkreise für Rechnungen verwenden	Hier wird der Hacken in der Checkbox gesetzt, damit die angegebenen Nummernkreise verwendet werden.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Register Einstellungen	Automatische ESR aktivieren	Diese Funktion steht zur Zeit nur für Reisebüros in der Schweiz zur Verfügung. Wird der Hacken in der Checkbox "Automatische ESR" aktiviert, so wird beim Nummerieren der Rechnung eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des elektronischen Files (v11 oder camt054), welches von der Bank/Post zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden. Die Aktivierung des Moduls bedingt einige Vorbereitungen.
	Setup validieren	Bei einem Klick auf den Link "Setup validieren" prüft das System, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen vorgenommen worden sind. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit den Modulen Debitoren und Kreditoren ersichtlich.
	Geschäftsperioden	Im Bereich Geschäftsperioden wird das Geschäftsjahr erfasst. Bitte den Haken "Offen" nur für das aktuelle Geschäftsjahr setzen.
	Duplizieren	Über den Button [Duplizieren] kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Bitte vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net, denn sonst ist der duplizierte Mandant nicht sichtbar. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Umbrella Admin möglich.

Technische / Funktionale Details

Geschäftsjahr

Aufgrund dem Haken "Offen" beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Für geschlossene Geschäftsjahre gilt grundsätzlich:

Debitoren- und Lieferantenzahlungen mit Valutadatum in einem geschlossenen Geschäftsjahr können nicht mehr storniert werden.
Einkäufe annullieren, Debitorenrechnungen denummerieren (Gutschrift hat dann das Valutadatum heute) in einem geschlossenen Geschäftsjahr ist möglich.
Zahlungen von Einkäufen und Zahlungen von Debitorenrechnungen entkoppeln in einem geschlossenen Geschäftsjahr ist möglich.

Fremdfilialen-Zugriff

Bei Aktivierung des Hackens in der Checkbox werden im Viewlevel-Dropdown alle Filialen des Mandanten angezeigt. D.h. mit dem Fremdfilial-Zugriff kann der Viewlevel auf eine andere Filiale gesetzt und deren Daten angeschaut/bearbeitet werden.

Grosser Mandant

Wird der Hacken in der Checkbox "Grosser Mandant" gesetzt, so müssen:

Bei der Suchfunktion mindestens 3 Buchstaben eingegeben werden
Eine mandantenweite Dossiersuche ist für grosse Mandanten unterbunden. Einzig die Suche nach Dossiernummern ist möglich.
Auswertungsanfragen auf eine Queue gestellt und wenn die Last der Datenbank tief ist, als Agendaeintrag vermerkt beim jeweiligen Benutzer. Einzig das Kassabuch wird immer sofort erstellt und angezeigt.
Auf dem Lieferanten werden für grosse Mandanten die Finanzen nicht angezeigt.

Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln

Bei Aktivierung des Hackens in der Checkbox werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe 'Teller' erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt. Beispielsweise lautet das Login des Buchhalters (Teller) auf die Filiale Zürich-Hauptsitz. Erfasst dieser Buchhalter jetzt eine Zahlung in der Filiale Basel, so wird der Zahlungsbeleg auf der Filiale Basel (und nicht Zürich-Hauptsitz) verbucht. Wird die Einstellung Zus. Buchhalter auf einem Benutzer mit Berechtigungsstufe "Supervisor" hinterlegt, kann auch der Supervisor Korrektur-Zahlungen vornehmen.

Nummernkreise speichern

Werden im Register "Administration" Änderungen gemacht und gespeichert, so wird jeweils alles gespeichert bis auf die Nummernkreise. Um die Nummernkreise zu ändern und zu speichern, muss die Checkbox "Neue Nummernkreise speichern" aktiviert werden. Nummernkreise sollen nicht während des laufenden Betriebs geändert und gespeichert werden. Der Grund hierfür ist, dass die Nummern aus Umbrella.net in die Datenbank geladen werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt neue Dossiers erstellt werden, können Dossiernummern doppelt vergeben werden.