Mandant

Hier werden die generellen Einstellungen für den Mandanten (Reisebüro) vorgenommen.

Die Ansicht dieser Seite variiert je nach Berechtigungsstufe.

Berechtigungsstufe

Wo nicht anders vermerkt, sind die Einstellungen des Registers "Einstellungen" für die Berechtigungsstufen Supervisor und Buchhalter ersichtlich.

Die Einstellungen des Registers "Administration" sind ausschliesslich mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.

Layout

Layout Umbrella.net Austria

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Einstellungen

Feld	Beschreibung
Name	Hier wird der Name des Mandanten angezeigt
Fiskaltrust Cashbox ID	Hier wird die CashBoxId aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.
Fiskaltrust AccessToken	Hier wird der AccessToken aus dem Fiskaltrust Portal eingetragen.
Automatische ESR	Mit der Aktivierung dieses Moduls wird beim Nummerieren der Rechnungen eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Die Aufschaltung bedingt einige Vorbereitungen. Die ersten Schritte finden Sie hier.
Version ESR-Nr.	Dieses Einstellung ist nur mit dem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich. Die ESR-Nr. kann auf 2 verschiedene Arten angedruckt werden. Details siehe hier .
Rechnungsdatum	Hier wird das Rechnungsdatum eingegeben, damit das Valutadatum geändert wird.
Intercompany Steuercode	Hier wird der Mehrwertsteuer Code für die Nettoverrechnung gesetzt.
Standard Exportgruppe	Hier wird eingestellt, wie das System standardmässig vorschlagen soll, die Daten für den Buchhaltungsexport zu gruppieren.
Eingehender Mailserver (POP3 / IMAP)	Hier wird der Mailserverzugang für die 'Incoming Mails' hinterlegt. Bitte wenden Sie sich bei Fragen über POP3, IMAP und SMTP an Ihren IT Support.
Ausgehender Mailserver SMTP	Hier wird der ausgehende Mailserver hinterlegt
SMTP Benutzername	Hier wird der Benutzername für SMTP hinterlegt
SMTP Passwort	Hier wird das SMTP Passwort hinterlegt
Authentifizierung	Hier muss die Authentifizierung ausgewählt werden

2

Amex Business Travel Account

Feld	Beschreibung
BTA agent reference code (invoice)	gemäss Amex-Vetrag
BTA agent reference code (charge)	gemäss Amex-Vertrag
Datei-Prefix (invoice)	Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Invoice-Files eingetragen.
Datei-Prefix (charge)	Hier wird das von Amex pro Mandant festgelegte Prefix für die Charge-Files eingetragen.
Nächste BTA Exportsequenz	Wird bei jedem BTA-Export automatisch aufgezählt.
Standard Ref.-Feld Map	Hier wird das Standard-Mapping definiert, für den Export der DBI-Felder in die Schnittstelle Amex BTA. Dieses Standard-Mapping wird dann bei der Neuerfassung von Firmenkunden angewendet.
Verfügbare Felder	Diese Felder stehen für die Definition des Standard-Mapping zur Verfügung.

3

Visa Lodge Export

...

Register Administration (nur für Umbrella Admin User)

Bezeichnung

Beschreibung

Allgemeine Daten

Feld	Beschreibung
Kunden ID	Wird automatisch vom System zugewiesen
Name	Name des Mandanten
Rechnungsadresse	Adresse des Mandanten
Land	Hier kann zwischen Schweiz und Österreich ausgewählt werden
Aktiv	Über dieses Häkchen werden Mandanten aktiviert / deaktiviert

nach den fett markierten Feldern kann gesucht werden

Buchhaltung

Nur mit Modul Buchhaltung

Feld	Beschreibung
Buchhaltungslogik	Im Feld Buchhaltungslogik kann zwischen "Gewinn bei Abreise" und "Gewinn bei Rechnungsstellung" ausgewählt werden. Genauere Infos dazu siehe hier. Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
Debitoren-Journaling ab Datum	Hier wird das Datum eingetragen, ab welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen. Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
Kreditoren-Journaling ab Datum	Hier wird das Datum eingetragen, bis zu welchem Journaleinträge geschrieben werden sollen. Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
Button Run journaling	Siehe Kapitel Arbeitsabläufe ab Register Administration Hinweis: Dieses Feld ist nur mit einem Admin-Login der Umbrella AG ersichtlich.
BSP Lieferant (auch ohne Buchhaltung!)	Der Lieferant BSP muss hier gesetzt sein. Diese Einstellung ermöglicht die Lieferantenzahlung mit Lieferanten BSP und Betrag 0.00, sortiert Flugbillette nach Nummer auf der Quittung der Lieferantenzahlung mit Lieferant BSP und regelt den Tamara Export für EMDs (Misc Position).

Optionen

Feld	Beschreibung
USP Partner	Der USP Partner ist immer die "Umbrella Software AG"
Fremdfilialen-Zugriff	Wird dieses Häkchen aktiviert, so können auf anderen Filialen desselben Mandanten verschiedene Aktionen ausgeführt werden. Details siehe hier.
Grosser Mandant	Bei grossen Mandanten muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen über die Auswirkungen davon hier.
Behandle Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen	Wenn Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandelt werden sollen, muss dieses Häkchen aktiviert werden. Informationen dazu hier.
CRM Export Zustellung	Wird mit einem externen CRM-System gearbeitet, so kann hier die Zustell-Adresse eingegeben werden.
Umbrella Faces Reisebüro GUID	Hier wird die GUID Nummer vom Umbrella Faces eingetragen. Informationen dazu Umbrella Faces.
Dokumentlayout Theme	Hier kann ein spezielles Layout hinterlegt werden (z.B. 'Standard').
Refund as Modify	Wird der Refund as Modify angehakt werden die Rückerstattungen als Modify dem Dossier zugeteilt.
Kein Denummerieren bei Abreise-Änderung	Ist kein Denummerieren bei Abreise-Änderung aktiviert, wird verhindert dass Änderungen am Abreisedatum die Rechnung denummerieren.
Freigepäck importieren	Hier kann eingestellt werden, ob beim Import eines MIR die Gepäckinformationen - sofern vorhanden - auf der Rechnung angedruckt werden sollen.
PCI-Compliant	Mit dieser Einstellung werden alle Kreditkarten , ausser Airplus Lodgekarten, aliased (verschlüsselt) erfasst. Mit der Aktivierung von PCI Compliant muss eine PCI Proxy Merchant ID und ein PCI Proxy Security sign eingetragen werden.

Module

Hier werden die Module angewählt, mit denen der Mandant arbeitet.

Bulk Aktionen

Feld	Beschreibung
Datatrans Aliasing ausführen	Bei einer nachträglichen Datatrans-Aufschaltung müssen alle Kreditkarten, ausser Airplus und AMEX-BTA, aliased werden. Ist auf dem Mandant auch PCI-Compliant aktiviert, werden bei der Ausführung auch AMEX-BTA Lodgekarten aliased.

Numberranges

Feld	Beschreibung
Neue Nummernkreise speichern	Nur wenn hier das Häkchen gesetzt wird, werden die eingetragenen Nummernkreise auf dem Mandanten gespeichert. Details hierzu siehe Nummernkreise speichern
Nächste Dossiernummer	Hier kann man die Nummer des ersten Dossiers festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat das erste Dossier die Nummer 1.
Nächste Quittungsnummer	Hier kann man die Nummer der ersten Quittung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Quittung die Nummer 1.
Nächste Belegnummer	Hier kann man die Nummer des ersten Belegs festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Beleg die Nummer 1.
Nächste USP-Nummer	Hier kann die Nummer der ersten USP-Belastung festgelegt werden. Wenn nichts eingegeben wird, hat die erste USP-Belastung die Nummer 1.
Nächste Kreditorenzahlungsnummer	Hier kann man die Nummer der ersten Kreditorenzahlung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat die erste Kreditorenzahlung die Nummer 1.
Nächste Kundennummer	Hier kann man die Nummer des ersten Kundens festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Kunde die Nummer 1.
Nächste Lieferantennummer	Hier kann man die Nummer des ersten Lieferanten festlegen. Wenn nichts eingegeben wird hat der erste Lieferant die Nummer 1.
Nächste Debitorenbelastung	Hier kann man die Nummer der ersten Rechnung festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Rechnungsnummer.
Nächste Debitorengutschrift	Hier kann man die Nummer der ersten Gutschrift festlegen. Wenn nichts eingegeben wird, verwendet das System die Dossiernummer als Gutschriftsnummer.
Nummernkreise für Rechnungen verwenden	Hier wird das Häkli gesetzt, damit die angegebenen Nummernkreise verwendet werden.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Register Einstellungen

Automatische ESR aktivieren

Diese Funktion steht zur Zeit nur für Reisebüros in der Schweiz zur Verfügung.

Wird das Häkchen "Automatische ESR" aktiviert, so wird beim Nummerieren der Rechnung eine ESR Nummer mit dem entsprechenden Zahlungsbetrag erstellt. Nach dem Einlesen des elektronischen Files (v11 oder camt054), welches von der Bank/Post zugeschickt wird, werden anhand der Referenznummern die Rechnungen erkannt. Die Zahlungen können dann automatisch zugewiesen werden.

Die Aktivierung des Moduls bedingt einige Vorbereitungen. Die ersten Schritte finden Sie hier.

Setup validieren

Bei einem Klick auf den Link "Setup validieren" prüft das System, ob alle für die Buchhaltung nötigen Einstellungen vorgenommen worden sind.

Geschäftsperioden

Im Bereich Geschäftsperioden wird das Geschäftsjahr erfasst. Bitte den Haken "Offen" nur für das aktuelle Geschäftsjahr setzen. Details hier.

Duplizieren

Über den Button "Duplizieren" kann der Mandant dupliziert werden. Wichtig: Bitte vorgängig den Viewlevel umstellen auf Umbrella.net, denn sonst ist der duplizierte Mandant nicht sichtbar. Diese Eingabe ist nur als Supporter ersichtlich.

Technische / Funktionale Details

Geschäftsjahr

Aufgrund dem Haken "Offen" beim Geschäftsjahr prüft Umbrella.net, ob Datumseingaben sich auf das laufende Geschäftsjahr beziehen. Datumseingaben ausserhalb des offenen Geschäftsjahres werden zur Vermeidung von Fehleingaben nicht erlaubt. Für geschlossene Geschäftsjahre gilt grundsätzlich:

Debitoren- und Lieferantenzahlungen mit Valutadatum in einem geschlossenen Geschäftsjahr können nicht mehr storniert werden.
Einkäufe annullieren, Debitorenrechnungen denummerieren (Gutschrift hat dann das Valutadatum heute) in einem geschlossenen Geschäftsjahr ist möglich.
Zahlungen von Einkäufen und Zahlungen von Debitorenrechnungen entkoppeln in einem geschlossenen Geschäftsjahr ist möglich.

Fremdfilialen-Zugriff

Bei Aktivierung dieses Häkchens werden im Viewlevel-Dropdown alle Filialen des Mandanten angezeigt. D.h. mit dem Fremdfilial-Zugriff kann der Viewlevel auf eine andere Filiale gesetzt und deren Daten angeschaut/bearbeitet werden.

Grosser Mandant

Wird "Grosser Mandant" angehäkelt, so müssen:

Bei der Suchfunktion mindestens 3 Buchstaben eingegeben werden
Eine mandantenweite Dossiersuche ist für grosse Mandanten unterbunden. Einzig die Suche nach Dossiernumern ist möglich.
Auswertungsanfragen auf eine Queue gestellt und wenn die Last der Datenbank tief ist, als Agendaeintrag vermerkt beim jeweiligen Benutzer. Einzig das Kassabuch wird immer sofort erstellt und angezeigt.
Auf dem Lieferanten werden für grosse Mandanten die Finanzen nicht angezeigt.

Buchhalter-Zahlungen als Korrekturen behandeln

Bei Aktivierung dieses Häkchens werden Zahlungen, die mit der Berechtigungsstufe 'Teller' erfasst werden, als Korrekturzahlungen behandelt. Beispielsweise lautet das Login des Buchhalters (Teller) auf die Filiale Zürich-Hauptsitz. Erfasst dieser Buchhalter jetzt eine Zahlung in der Filiale Basel, so wird der Zahlungsbeleg auf der Filiale Basel (und nicht Zürich-Hauptsitz) verbucht. Wird die Einstellung Zus. Buchhalter auf einem Benutzer mit Berechtigungsstufe "Supervisor" hinterlegt, kann auch der Supervisor Korrektur-Zahlungen vornehmen.

Nummernkreise speichern

Werden im Register "Administration" Änderungen gemacht und gespeichert, so wird jeweils alles gespeichert bis auf die Nummernkreise. Um die Nummernkreise zu ändern und zu speichern, muss das Häkchen Neue Nummernkreise speichern aktiviert werden. Nummernkreise sollen nicht während des laufenden Betriebs geändert und gespeichert werden. Der Grund hierfür ist, dass die Nummern aus Umbrella.net in die Datenbank geladen werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt neue Dossiers erstellt werden, können Dossiernummern doppelt vergeben werden.