Person zusammenführen

Zusatzmodule	Berechtigungsstufen
Keine erforderlich	Berechtigungsstufen Superuser, Buchalter oder Supervisor erforderlich

Mehrfach erfasste Personen können mit der Funktion 'zusammenführen' zu einer einzigen Person zusammengeführt werden.

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Ausgangslage

Feld	Beschreibung
Kunde A	Kundin Mara Muster wohnt in Zürich - es sind Dossiers auf dieser Adresse
Kunde B	Kundin Mara Muster wohnt an einer neuen Adresse - es werden auf die neue Adresse neue Dossiers erfasst
Ziel	z. B. um den Überblick über sämtliche Dossiers von Mara Muster zu haben, können die Adressen zusammengeführt bzw. doppelt erfasste Adressen eliminiert werden.

2

Zusammenführen von Kunde A zum Kunden B

Beschreibung
Kunde A	Hier wird automatisch der Kunde eingetragen, auf dem der Button 'Zusammenführen' angeklickt wurde.
Datenübertragung	Von A nach B - Die Daten des Kunden A werden in die Daten des Kunden B verschoben Von B nach A - Die Daten des Kunden B werden in die Daten des Kunden A verschoben
Kunde B	Hier den zweiten Kunden eintragen.
überflüssiger Kunde löschen	Ist das Flag gesetzt, wird der überflüssige Kunde nach dem Zusammenführen gelöscht.

3

Benutzeroberfläche

Feld	Beschreibung
Abreise 2021 / 2020	Hier wird der Umsatz des Kunden angezeigt. Der Umsatz entspricht dem Total aller Rechnungen, bei denen der Kunde Rechnungsempfänger ist.
Offener Betrag	Das Total der noch nicht bezahlten Beträge.
Zahlungsform	Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungsform gesetzt. Über das Dropdown Menu kann diese manuell verändert werden.
Default Währung	Automatisch wird die in den Stammdaten hinterlegte Default-Währung gesetzt. Über das Dropdown Menu kann diese manuell verändert werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich.
Rechnungslayout	Automatisch wird für eine neue Rechnung das in den Stammdaten definierte Rechnungslayout sowie die zugehörigen Einleitungs- und Schlusstexte übernommen. Über das Dropdown Menu kann dieses manuell für diesen Kunden geändert werden.
Rechnungsempfänger	Hier kann ein Standard Rechnungsempfänger des Kunden festgelegt werden. Dieser wird bei neu erstellten Dossiers automatisch als Rechnungsempfänger gesetzt.
Tage bis zur 1. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage fällige Rechnungen in den 1. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.
Tage bis zur 2. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche bereits einmal gemahnt wurden, in den 2. Mahnungslauf gelangen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.
Tage bis zur 3. Mahnung	Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche zweimal oder mehr gemahnt wurden, in den 3. Mahnungslauf gelangen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.

4

Arbeitsabfläufe/Prozesse

Hier wird die Hauptkreditkarte angezeigt. Die Hauptkreditkarte wird über das Register 'Kreditkarten' erfasst.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

5

Technische/funktionale Details

Hier sind sämtliche Dossiers ersichtlich, bei denen die Person als Inhaber gesetzt wurde oder Rechnungsempfänger ist. Über den Link 'Neues Dossier' kann ein neues Dossier angelegt werden.

Hier werden die aus dem Menu Mahnwesen generierten Mahnbriefe automatisch gespeichert und angezeigt. Ebenfalls ersichtlich sind manuell hochgeladene Dokumente und erstellte Briefe.

Button	Beschreibung
[Dokumente hochladen]	Mit einem Klick auf den Button [Dokumente hochladen] können dossierunabhängige Dokumente hochgeladen werden.
[Brief erstellen]	Mit einem Klick auf den Button [Brief erstellen] können Briefe für diesen Kunden erstellt werden.

Hochgeladene Dokumente auf dem Kunden können verschoben, individuell sortiert wie auch umbenannt werden:

Mit Pfeilen nach oben/unten verschieben:

Zum Umbenennen auf das 'Edit' Symbol klicken:

Neuen Titel eingeben und mit dem 'Save' Symbol speichern:

Anpassung rückgängig vor dem Speichern = Esc Taste

Gehört zu

Hier werden Personen-Verknüpfungen zu Familien oder Firmen erstellt. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein sowie auch Angestellter einer Firma.

Agenda

Hier können Agendaeinträge zu dieser Person erfasst, sowie dossierbezogene Agendaeinträge eingesehen und bearbeitet werden. Agendaeinträge können bis zu drei Jahren (1095 Tage) in der Zukunft liegen.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Agenda ersichtlich.

6

Notizfeld (Freitext)

Wenn der Mauszeiger über das geschlossene Notizfeld gehalten wird, öffnet sich eine Vorschau der Notizen. Durch einen Doppelklick auf dieses Feld öffnet sich das Notizfeld des Dossiers und es kann bearbeitet werden.

Das Notizfeld kann durch folgende Funktionen formatiert werden:

Button

Funktion

Nachdem ein Text mit der Maus markiert wurde, kann dieser mittels Klick auf dieses Symbol gelöscht werden.

Nachdem ein Text mit der Maus markiert wurde, kann dieser mittels Klick auf dieses Symbol kopiert werden.

Durch einen Klick auf diesen Button öffnet sich ein neues Fenster, in welchem zuvor in einem anderen Dokument kopierte Texte eingefügt werden können.

Durch einen Klick auf diesen Button können bereits vorhandene Formatierungen entfernt werden. Der Textteil, bei dem die Formatierung entfernt werden soll, muss zuerst mit der Maus markiert werden.

Mit diesem Dropdown Menu kann die Schriftart und Schriftgrösse angepasst werden.

Markierter Text Fett formatieren.

Markierter Text Kursiv formatieren

Markierter Text Unterstrichen formatieren

Durch einen Klick auf diesen Button kann den Notizen ein Web-Link hinzugefügt werden:

Nummer	Beschreibung
1	Protokoll auswählen
2	Web-Link ohne vorstehendes Protokoll einfügen
2	Auswahl bestätigen.

Der Link erscheint danach im Textfeld und kann mittels gleichzeitigen Klicks auf den Button [Ctrl] und die Linke Maustaste geöffnet werden.

Durch einen Klick auf diesen Button kann ein als Web-Link hinterlegter Text in einen normalen Text zurück formatiert werden.

Notizen speichern.

Änderungen verwerfen.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Durch einen Klick auf den Button [Speichern] wird der Kunde gespeichert. Den gespeicherten Kundendaten wird eine automatisch generierte Kundennummer zugeteilt. Zudem wird geprüft, ob auf dem Mandanten ein ähnlicher oder derselbe Kunde bereits existiert

Speichern

Familie erfassen

Durch einen Klick auf den Button [Familie] kann eine Familie erfasst werden.

Abbrechen

Durch einen Klick auf den Button [Abbrechen] wird der Prozess abgebrochen.

Kunde löschen

Durch einen Klick auf den Button [Löschen] kann der Kunde gelöscht werden, sofern noch keine Dossiers erfasst wurden.

Kunden Zusammenführen

Durch einen Klick auf den Button [Zusammenführen] können doppelt erfasste Personen zusammengeführt werden.

Berechtigungsstufe

Diese Aktion erfordert die Berechtigungsstufe Superuser oder Supervisor.

Sachbearbeiter des Kunden manuell ändern

Hier kann mittels Dropdown Menu der Dossier-Verantwortliche geändert werden. Diese Anpassung kann bei Benutzern innerhalb derselben Filiale vorgenommen werden.
Je nach Viewlewel werden die Benutzer im Dropdown Menu angezeigt. Beim Viewlevel Filiale können die aktiven Benutzer der Filiale eingegeben werden.
Beim Viewlevel Mandant erscheint ein Suchfeld, über welches nach weiteren Benutzer gesucht werden kann.
Wird bei einer erfassten Familie der Verantwortliche verändert, wird dieser bei allen verknüpften Familienmitgliedern mit angepasst.

TAF Modell speichern

Über das Dropdown Menu kann ein TAF Modell ausgewählt und gespeichert werden.

TAF Positionen erstellen / TAF anwenden

TAF Positionen können über den Doceditor erstellt respektive angewandt werden.

Dossierunabhängige Dokumente hochladen

Über den Button [Dokument hochladen] können Dokumente wie z.B. Passkopien der Kunden im Umbrella.net gespeichert werden (max. 1.5MB pro Dokument). Es können Dokumente mit den folgenden Formaten hochgeladen werden:

.rtf
.txt
.pdf
.gif
.jpeg
.png
.doc
.xml
.html

Schritt	Beschreibung
1	Den Button [Dokument hochladen] anwählen.
2	In das Feld bei Datei klicken und das gewünschte Dokument auswählen oder mittels "Drag & Drop" das gewünschte Dokument reinziehen.
3	Im Feld "Beschreibung" einen Titel für das Dokument eingeben
4	Das hochgeladene Dokument ist nun unter "Dossierunabhängige Dokumente" ersichtlich. Das Dokument ist innerhalb des Mandanten für jeden Benutzer zugänglich.

Ändern eines dossierunabhängigen Dokumentes

Schritt	Beschreibung
1	Änderungen im Dokument vornehmen und speichern. Dokument z.B. auf dem Arbeitsplatz speichern.
2	Das Dokument über den Button [Dokument hochladen] erneut hochladen. Soll das bereits bestehende Dokument durch das Neue ersetzt werden, bei 'Ersetzt' das bestehende Dokument anwählen.

Löschen eines dossierunabhängigen Dokumentes

Bei dem zu löschenden Dokument auf den Button [X] klicken

Dossierunabhängigen Brief erstellen

Über den Button [Brief erstellen] können aus Umbrella.net generierte Standard-Briefe erstellt werden. Die Texte der Standard-Briefe können in den Stammdaten individuell pro Mandant hinterlegt werden.

Schritt	Beschreibung
1	Auf den Button [Brief erstellen] klicken.
2	Es öffnet sich eine Maske. Hier manuell den Betreff des Briefes eintragen.
3	Über das Dropdown Menu den entsprechenden Brief auswählen.
4	Falls gewünscht das Flag in der Check-Box "Losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Kunden ablegen (automatisch hochladen)" aktivieren, damit wird eine Kopie des Briefes automatisch gespeichert.
5	Den Button [Brief öffnen] anklicken. Der Brief öffnet sich im Word und kann weiterbearbeitet und ausgedruckt werden. Werden im Word-Dokument Änderungen vorgenommen, die im Umbrella.net ersichtlich sein sollen, muss das Dokument gespeichert und über den Button [Dokument hochladen] hochgeladen werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul MPD ersichtlich.

Duplicate Check

Beim Erfassen eines Kunden wird automatisch ein 'Duplicate Check' durchgeführt. D.h. Umbrella.net überprüft, ob Name und Adresse bereits im Kundenstamm vorhanden sind. Findet Umbrella.net ähnliche oder identische Angaben, erscheint ein Hinweis zur Prüfung der Daten seitens Benutzer.

In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob es sich bei der vorgeschlagenen Person um dieselbe, neu erfasste Person handelt.

Wenn ja...	Die bereits bestehende Person kann über den vorgeschlagenen Link geöffnet werden.
Wenn nein...	Falls es sich bei den vorgeschlagenen Personen nicht um den aktuellen Kunden handelt, wird die neu erfasste Person über den Button [Speichern] gespeichert. Die neue Person ist jetzt in Umbrella.net aktiv.

Kriterien, nach denen eine Person als Duplicate erkannt wird:

Kriterium

Beschreibung

Personen

Sind drei Felder identisch abgefüllt, wird der Kunde als Duplicate erkannt. Ebenso wird der Kunde als Duplicate erkannt, wenn sich der Inhalt eines Feldes nur leicht unterscheidet. Es werden die folgenden Felder auf deren Inhalt geprüft:

Vorname
Nachname
Ort

Beispiel: Es wurden die folgenden Kundinnen erfasst:

Name	Vorname	Ortschaft
Stefanie	Heinzmann	Brig
Stephanie	Heinsemann	Brugg

Da sich die Inhalte der abgefüllten Felder nur leicht unterscheiden, sind diese Kunden potentielle Duplicates.

Kunden mit einer Buchungsquelle

Für Kunden, die einer Buchungsquelle zugeordnet sind, wird für den Duplicate Check die E-Mail Adresse verglichen (exakter Vergleich, ausser Gross-/Kleinschreibung).

Beispiel:

Bucht zuerst ein Hr. Thomas Müller aus Lenzburg mit der E-Mail Adresse "info@muellerag.ch", wird dieser als Kunde angelegt. Bucht später seine Schwester Sandra Müller aus Vevey mit derselben E-Mail Adresse "info@muellerag.ch", wird der bestehende Kunde Thomas Müller mit den Angaben von Sandra Müller überschrieben.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fulfillment ersichtlich.

Familie erfassen

Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Familien oder auch bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Eine Person kann nur einer Familie zugeordnet werden. Familien können im Hintergrund nicht miteinander verlinkt werden.

Familie erfassen:

Schritt

Beschreibung

1

Überprüfen, ob die Familie bereits im Kundenstamm von Umbrella.net vorhanden ist.

2

Wenn die Familie noch nicht besteht, über "Adressen" - "Neue Familie" eine neue Familie anfügen.

3

Die Bereiche "Familie" und "Kontakt" ausfüllen und über den Button [Speichern] speichern.

4

Jetzt werden die einzelnen Familienmitglieder mit der Familie verknüpft.

Familienmitglied besteht bereits im Kundenstamm:

Schritt	Beschreibung
1	Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen.
2	Den Button [Verknüpfen] anklicken. Jetzt ist die Person Mitglied der soeben erfassten Familie. Es besteht eine Verknüpfung von der Familie zur Person.
3	Um die Funktion zuzuweisen auf den Link zur Person klicken. Die Person wird angezeigt. Die "Funktion" (z.B. Ehemann/Vater) kann dann als Freitext gespeichert werden.

Familienmitglied besteht noch nicht im Kundenstamm:

Schritt	Beschreibung
1	Die Person kann direkt auf der Familie erfasst werden. Hierzu die Felder bei "Neues Familienmitglied hinzufügen" ausfüllen.
2	Den Button [Verknüpfen] klicken. Die Adresse wird automatisch von der Familie auf die neu erfasste Person kopiert. Es besteht eine Verknüpfung von der Familie zur Person.
3	Das erstellte Familienmitglied ist automatisch als "Robinson" definiert, damit die Adresse nicht mehrmals auf den Auswertungen erscheint.

Neues Dossier erstellen

Über den Button [Dossier erstellen] kann ein neues Dossier für diese Person erstellt werden. Die Person wird Dossierinhaber. Wird ein neues Dossier von dem Adresstyp "Familie" erstellt, werden alle Familienmitglieder automatisch als Teilnehmer eingetragen.

Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen

Agenda

Im Bereich "Agenda" sind sämtliche Agendaeinträge ersichtlich, welche für das Dossier und/oder auf dem Kunden erstellt wurden.
Überfällige Agendaeinträge werden rot, erledigte Agendaeinträge werden kursiv dargestellt.
Agendaeinträge mit Priorisierung "hoch" werden mit einem roten Ausrufezeichen dargestellt. Agendaeinträge mit Priorisierung "niedrig" werden mit einem blauen Pfeil dargestellt. Agendaeinträge mit Priorisierung "mittel" werden ohne zusätzliches Icon dargestellt.
Um einen Agendaeintrag als erledigt zu markieren, muss das Flag in der entsprechenden Check-Box aktiviert werden. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird aber kursiv angezeigt.
Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link "Agendaeintrag hinzufügen..." klicken.
Agendaeinträge können bis zu drei Jahre (1095 Tage) in der Zukunft liegen.

Modulhinweis

Diese Aktion ist nur mit dem Modul Agenda möglich.