| Zusatzmodule | Berechtigungsstufe |
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Berechtigungsstufen Buchhalter oder Supervisor |
Auf dieser Seite können einerseits die bereits erstellten Business-Kreditkarten Exports angeschaut werden, andererseits können die Business-Kreditkarten-Exports hier auch manuell erstellt werden.
Ausserdem befindet sich auf dieser Seite auch die Liste über sämtliche Export-Fehler. Aufgeführt werden Dossiers, welche Daten enthalten, die nicht den Anforderungen der Schnittstellen Tamara Airplus, Diners, Amex BTA CH/AT und/oder Yokoy entsprechen. Die Export-Fehler werden mit einem entsprechenden Korrektur-Hinweis aufgeführt. Sobald die Korrektur vorgenommen wurde, können die Daten an Tamara Airplus, Diners, Amex BTA CH/AT und/oder Yokoy übermittelt werden.
Die Business-Karten-Exports laufen jede Nacht automatisch. Dabei wird immer je ein BSP-/MA-File (für die Schnittstelle Tamara Airplus und oder Diners) resp. Invoice-/Charge-File (für die Schnittstelle Amex BTA CH/AT) oder UMB_YKY File (für die Schnittstelle Yokoy) erstellt, unabhängig davon ob Zahlungen zu exportieren sind.
| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| 1 | Bereich Suchen und Suchresultate | Im Feld "Volltext" kann spezifisch nach Exports gesucht werden, z.B. anhand der Sequenznummer. Durch das Aktivieren der Check-Box "Enthält Zahlungen" erscheinen nur Exports, welche Zahlungen beinhalten. Beim Anklicken des Buttons [Suchen] ohne Einschränkungen werden alle Exports angezeigt. Im Bereich Suchresultate werden die Exports angezeigt. Wenn keine Einschränkungen eingegeben wurden, erscheinen die Exporte chronologisch nach Erstelldatum, wobei der aktuellste Export zuoberst angezeigt wird. Nach den grün markierten Feldern kann gesucht werden:
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| 2 | Bereich Business-Kreditkarten-Export | Mittels Doppelklick auf einem Export werden in diesem Bereich zusätzliche Details zu den exportierten Files aufgeführt.
BSP Transaktionen:
Andere Transaktionen:
Datei neu aufbauen: Mit dem Button [Datei neu aufbauen] kann die Export-Datei neu aufgebaut werden. Berechtigungsstufe
Datei neu aufbauen Bitte Dateien nur nach Rücksprache mit Umbrella neu aufbauen! Datei neu zustellen: Über den Button [Datei neu zustellen] kann die Export-Datei neu zugestellt werden. Im Feld "Zustellung" werden Informationen zu der neuen Zustellung abgebildet. Berechtigungsstufe
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| 3 | Bereich Zahlungen | In diesem Bereich werden sämtliche im Export enthaltenen Zahlungen angezeigt. Über den Link kann direkt auf diese Zahlung zugegriffen werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4 | Bereich Export Fehler | In diesem Bereich werden alle Zahlungen aufgelistet, welche nicht exportiert werden konnten. Nicht exportiert werden können Dossiers die Daten enthalten, welche nicht den Anforderungen der Schnittstellen Tamara Airplus, Diners, Amex BTA CH/AT/US und/oder Yokoy entsprechen. Ein Hinweis zum Fehler dient als Unterstützung zur Korrektur. Über den Link kann direkt auf das Dossier zugegriffen werden, in welchem der Fehler korrigiert werden muss. Wurde der Fehler korrekt korrigiert, so wird die Zahlung automatisch in den nächsten Export integriert. Der Übersicht halber kann ein korrigierter Fehler mit Klick auf die Check-Box neben dem Export-Fehler als 'erledigt' gekennzeichnet werden. Folgende Positionen können exportiert werden:
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| 5 | Bereich neuen Export manuell erstellen | Mit Klick auf den Button [Erstellen] wird manuell ein Export angestossen. Im Hintergrund läuft anschliessend ein Kreditkarten-Zahlung Export. Nach wenigen Minuten (je nach Systemauslastung) kann dieser dann via der Suche gefunden werden.
Manuelle Exports Bitte manuelle Exports nur in Rücksprache mit Umbrella vornehmen! |
Technische / Funktionale Details
Für einen erfolgreichen Export sind die entsprechenden Filialeinstellungen für TAMARA, Diners bzw. AMEX BTA oder Yokoy sowie die Mandanteinstellungen für AMEX BTA und Visa Lodge Export relevant.
Datei neu aufbauen
Mit dem Button [Datei neu aufbauen] können die Export-Dateien neu erstellt werden. Es gibt hierbei einen entscheidenden Unterschied zum regulären Export: gibt es beim neu Aufbauen einen Fehler, kann die entsprechende Zahlung nicht auf die Fehlerliste gestellt werden (da ja schon exportiert). In einem solchen Fall wird der Rebuild der Datei abgebrochen, im Feld "Status neu aufbauen" wird die entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Beispiel:
Status "neu aufbauen" Failed to rebuild file: CC expiration date cannot be null
Lodge CC Direktzahlungen pro Ticket
Damit die Schnittstellenpartner korrekte Auswertungen für Endkunden erstellen können, ist es erforderlich, die Lodge CC-Direktzahlungen pro Ticket zu erfassen (Bereich Zahlungsweg n/a oder BSP und Lodge beachten).
Umbrella.net DBI Feld vs Tamara Export Feld:
| Umbrella.net DBI Feld | Tamara Export Feld |
|---|---|
| Das erste ausgefüllte aus: Kostenstelle 1 Kostenstelle 2 | DBI_KS |
| Das erste ausgefüllte aus: Personalnummer Zulassungs-Nr. Budget-Nr. | DBI_PK |
| Projekt-Nr. | DBI_PR |
| Anfrage-Nr. | DBI_AU |
| Gruppen-Nr. | DBI_DS |
| Das erste ausgefüllte aus: Interne Ref. 1 Interne Ref. 2 | DBI_IK |
| Interne Information | DBI_AK |
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