Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter oder Supervisor
Hier können unterschiedliche Automatisierungsfunktionen eingestellt werden. Der Automatisierungsgrad kann individuell eingestellt und die Funktionen kombiniert werden.
Reservations-Automatisierung
Auswahl
Beschreibung
Keine
Wird die Option "Keine" gewählt, so werden Reservationen nicht automatisch in ein Dossier importiert. D.h. sie bleiben auf dem Arbeitsplatz und müssen vom Benutzer manuell verarbeitet werden. Während der manuellen Dossiererstellung wird lediglich der Dossiertitel gesetzt.
Halbautomatisch
Die Reservation wird nicht vollständig automatisch in ein Dossier importiert. Der Benutzer verarbeitet die Reservation auf dem Arbeitsplatz manuell. Sofern Umbrella.net den Kunden anhand der AIAN (Amadeus) / DI.FT-SA (Galileo) identifizieren kann, wird das Dossier mit dem Dossiertitel erstellt. Der Benutzer importiert die Reservation vom Arbeitsplatz in das Dossier.
Vollautomatisch
Wird der Kunde anhand der AIAN (Amadeus) / DI.FT-SA (Galileo) gefunden und kann der Dossiertitel gesetzt werden, so wird das Dossier vollständig automatisch generiert.
Passolution Link
Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird der Passolution Link automatisch erstellt mit der Nationalität = CH. Vorhandene Platzhalter [PASSOLUTION] im Header/Footer der Rechnung werden automatisch ersetzt
Info
Die Reservations-Automatisierung prüft ebenfalls die Einstellungen auf dem Kunden.
Die Kundeneinstellung übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Keine" getroffen ist, werden die jeweiligen Dossiers nicht automatisch erstellt.
Benutzermeldungen
Auswahl
Beschreibung
Als Dossiermeldung
Der Automatisierungs-Abbruch wird auf der Liste Arbeitsplatz > Automatisierung aufgeführt. Zusätzlich sind die Meldungen im Dossier unter Mitteilungen bei Automatisierung ersichtlich.
Als Agendaeintrag
Der Automatisierungs-Abbruch wird auf einem Agendaeintrag vermerkt.
Nie
Der Automatisierungs-Abbruch wird nicht gemeldet.
Info
Fehler werden IMMER mit Agendaeinträgen rapportiert. Die Einstellung betrifft Automatisierungs-Abbrüche aufgrund der gewählten Konfiguration.
Rechnungs-Automatisierung
Auswahl
Beschreibung
RQ-Reservationen automatisieren
Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird die automatische Dossiererstellung mit dem Status Request erlaubt.
Rechnung automatisch nummerieren
Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird die automatische Rechnungsnummerierung erlaubt. Falls aktiviert, werden alle Rechnungen eines automatisch generierten Dossiers automatisch nummeriert (ggf. mit einer Verzögerung). Sollte beim Nummerieren ein Fehler auftreten, wird dieser rapportiert und die automatische Verarbeitung abgebrochen.
Die Verzögerung bis zur Nummerierung kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h
Hinweis
Die Reservations-Automatisierung prüft ebenfalls die Einstellungen auf dem Kunden.
Die Kundeneinstellung übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Keine" getroffen ist, werden die jeweiligen Dossiers nicht automatisch erstellt.
Zahlungs-Automatisierung
Auswahl
Beschreibung
Vorautorisierte Datatrans-Beträge einziehen
Falls aktiviert, werden offene Beträge von nummerierten und veralteten Rechnungen über den aus Datatrans vorautorisierten Betrag und gemäss Zahlungskonditionen automatisch eingezogen.
Bei Zahlungsfehler ein Pay-by-Mail Link verschicken
Falls aktiviert, wird beim Zahlungsabbruch die Pay-by-Mail Links für die offenen Beträge von nummerierten Rechnungen, anhand Zahlungskonditionen, generiert und per E-Mail, inkl. dem Rechnungs-PDF mit Zahlteil, an den Rechnungs-Empfänger verschickt. Veraltete Rechnungen werden automatisch nummeriert.
Pay-by-Mail Text: Dieser Text wird im E-Mail mitgeliefert.
Hinweis
E-Mail Texte werden unter: Verwaltung - Textbausteine erfasst und müssen als "Aktiv bei E-Mail" markiert sein.
Modulhinweis
Nur relevant im Modul TUI
Die Zahlungs-Automatisierung greift nur, wenn ein vorautorisierter Betrag über Datatrans geliefert wird.
Dokumente-Automatisierung
Auswahl
Beschreibung
Dokument(e) automatisch versenden
Beim Aktivieren des Flags der Checkbox werden alle aktiven Rechnungen (und - optional - weitere Dokumente) per E-Mail verschickt. E-Mails werden nur für diejenigen Empfänger generiert welche Dokumente an ihre E-Mail Adresse wünschen. Der E-Mailversand wird ausgelöst, sofern dies bei den Kundendaten hinterlegt ist. E-Mails werden nur für diejenigen Empfänger generiert welche Dokumente an ihre E-Mail Adresse wünschen. Siehe dazu auch Kunde.
Der E-Mail Text kann aus den Textbausteinen ausgewählt werden. Siehe dazu auch Textbaustein.
Die Verzögerung bis zum Erstellen der E-Mail kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h.
Die Verzögerung bis zum Versand der E-Mail kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h oder manueller Versand.
Reiseprogramm hinzufügen
Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird das Reiseprogramm automatisch der E-Mail hinzugefügt.
AVRB hinzufügen
Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird das auf dem Produkt rsp. Lieferant hinterlegte ARVB-Dokument automatisch hinzugefügt.
Info
Die Reservations-Automatisierung prüft ebenfalls die Einstellungen auf dem Kunden.
Einstellungen auf dem Kunden
Auswahl
Beschreibung
Keine
Der Kunde wird vollständig von der Automatismus ausgeschlossen.
Vollautomatisch
Der Prozess wird gemäss Konfiguration auf der Filiale durchgeführt.
Nur Rechnungserstellung
Der Prozess wird gemäss Konfiguration auf der Filiale bis zur Rechnungserstellung durchgeführt. Alle weiterführenden Einstellungen der Automatismus auf der Filiale werden ignoriert.
Info
Die Kundeneinstellung übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Keine" getroffen ist, werden die jeweiligen Dossiers nicht automatisch erstellt.
