Dossier Automatisierung

Zusatzmodule	Berechtigungsstufe
z.T. erforderliche Module Modul Commercial erforderlich	Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter oder Supervisor

Hier können unterschiedliche Automatisierungsfunktionen eingestellt werden. Der Automatisierungsgrad kann individuell eingestellt und die Funktionen kombiniert werden. Ab Punkt 'Rechnung automatisch nummerieren' muss die Automatisierung auf dem Kunden eingestellt werden.

Reservations-Automatisierung

Erweiterte Einstellungen

Die Reservations-Automatisierung prüft ebenfalls in die Einstellungen auf dem Kunden. Die Einstellung auf dem Kunden übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Keine" getroffen ist, werden die jeweiligen Dossiers nicht automatisch erstellt.

Auswahl	Beschreibung
Keine	Wird die Option "Keine" gewählt, so werden Reservationen nicht automatisch in ein Dossier importiert. D.h. sie bleiben auf dem Arbeitsplatz und müssen vom Benutzer manuell verarbeitet werden. Während der manuellen Dossiererstellung wird lediglich der Dossiertitel gesetzt.
Halbautomatisch	Die Reservation wird nicht vollständig automatisch in ein Dossier importiert. Der Benutzer verarbeitet die Reservation auf dem Arbeitsplatz manuell. Sofern Umbrella.net den Kunden anhand der AIAN (Amadeus) / DI.FT-SA (Galileo) identifizieren kann, wird das Dossier mit dem Dossiertitel erstellt. Der Benutzer importiert die Reservation vom Arbeitsplatz in das Dossier.
Vollautomatisch	Wird der Kunde anhand der AIAN (Amadeus) / DI.FT-SA (Galileo) gefunden und kann der Dossiertitel gesetzt werden, so wird das Dossier vollständig automatisch generiert.
Passolution Link	Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird der Passolution Link automatisch erstellt mit der Nationalität = CH. Vorhandene Platzhalter [PASSOLUTION] im Header/Footer der Rechnung werden automatisch ersetzt

Rechnungs-Automatisierung

Erweiterte Einstellungen

Die Rechnungs-Automatisierung prüft ebenfalls in die Einstellungen auf dem Kunden. Die Einstellung auf dem Kunden übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Nur Rechnungserstellung" getroffen ist, werden die jeweiligen Rechnungen nicht automatisch nummeriert.

Auswahl	Beschreibung
RQ-Reservationen automatisieren	Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird die automatische Dossiererstellung mit dem Status Request erlaubt.
Datatrans-Kreditkarten-Zahlung	Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird die automatische Kreditkartenbelastung über Datatrans erlaubt. Modul Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.
Rechnung automatisch nummerieren	Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird die automatische Rechnungsnummerierung erlaubt. Falls aktiviert, werden alle aktiven Rechnungen eines automatisch generierten Dossiers automatisch nummeriert (ggf. mit einer Verzögerung). Sollte beim Nummerieren ein Fehler auftreten, wird dieser rapportiert und die automatische Verarbeitung abgebrochen. Die Verzögerung bis zur Nummerierung kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h

Dokumente-Automatisierung

Erweiterte Einstellungen

Die Dokumente-Automatisierung greift ebenfalls in die Einstellungen auf dem Kunden. Die Einstellung auf dem Kunden übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Keine" oder "Nur Rechnungserstellung" getroffen ist, werden die jeweiligen Rechnungen nicht automatisch verschickt.

Auswahl	Beschreibung
Dokument(e) automatisch versenden	Beim aktivieren des Flags der Checkbox werden alle aktiven Rechnungen (und - optional - weitere Dokumente) per E-Mail verschickt. E-Mails werden nur für diejenigen Empfänger generiert welche Dokumente an ihre E-Mail Adresse wünschen. Der E-Mailversand wird ausgelöst, sofern dies bei den Kundendaten hinterlegt ist. E-Mails werden nur für diejenigen Empfänger generiert welche Dokumente an ihre E-Mail Adresse wünschen. Siehe dazu auch Kunde. Der Email Text kann aus den Textbausteinen ausgewählt werden. Siehe dazu auch Textbaustein. Die Verzögerung bis zum Erstellen der Email kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h. Die Verzögerung bis zum Versand der Email kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h oder manueller Versand.
Reiseprogramm hinzufügen	Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird das Reiseprogramm automatisch der Email hinzugefügt.
AVRB hinzufügen	Beim Aktivieren des Flags der Checkbox' wird das auf dem Produkt rsp. Lieferant hinterlegte ARVB-Dokument automatisch hinzugefügt.

Benutzermeldungen

Fehlerfälle

Fehlerfälle werden immer mit Agendaeinträgen rapportiert. Die Einstellung betrifft Automatisierungs-Abbrüche aufgrund der gewählten Konfiguration.

Auswahl	Beschreibung
Als Dossiermeldung	Der Automatisierungs-Abbruch wird auf der Liste Arbeitsplatz > Automatisierung aufgeführt. Zusätzlich sind die Meldungen im Dossier unter Mittelungen bei Automatisierung ersichtlich.
Als Agendaeintrag	Der Automatisierungs-Abbruch wird auf einem Agendaeintrag vermerkt.
Nie	Der Automatisierungs-Abbruch wird nicht gemeldet.

Einstellungen auf dem Kunden

Die Dokumente-Automatisierung greift ebenfalls in die Einstellungen auf dem Kunden. Die Einstellung auf dem Kunden übersteuert die Einstellung auf der Filiale.

Auswahl	Beschreibung
Keine	Der Kunde wird vollständig von der Automatisation ausgeschlossen.
Vollautomatisch	Der Prozess wird gemäss Konfiguration auf der Filiale durchgeführt.
Nur Rechnungserstellung	Der Prozess wird gemäss Konfiguration auf der Filiale bis zur Rechnungserstellung durchgeführt. Alle weiteren Einstellungen auf der Filiale werden ignoriert.

Automatisierung

Wird die Automatisierung aufgrund fehlender oder unvollständig erfasster Daten bei der entsprechenden Einstellungen abgebrochen, informiert Umbrella.net mit unterschiedlichen Systemnachrichten und/oder Agendaeinträgen. Ausnahme: wird die Automatisierung bereits beim Reservationsimport abgebrochen, bleibt die Reservation ohne weitere Information auf dem Arbeitsplatz, zur manuellen Bearbeitung, liegen.

Prozesslogik:

RTENOTITLE