Mitteilungen

Zusatzmodule	Berechtigungsstufen
Kein zusätzliches Modul erforderlich, z.T. Modul Commercial erforderlich.	Alle Berechtigungsstufen

Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier archiviert. Es sind SMS und E-Mail Mitteilungen ersichtlich. Es besteht auch die Möglichkeit einen manuellen Eintrag zu erstellen. Eingehende Mails sind ebenfalls hier ersichtlich. Ausserdem werden Systemmeldungen welche durch einen Abbruch des vollautomatischen Prozesses verursacht werden hier angezeigt.

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Bereich Mitteilungen

Feld	Beschreibung
Von	Welcher Benutzer hat diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch Umbrella.net kann ein Absender sein.
An	An welchen Empfänger wurde diese Mitteilung versandt.
Betreff	Hier wird der Betreff im Titel der Mitteilung oder, bei SMS, der Text eingefügt.
Datum	Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich.
Fällig	Hier kann das Datum eingetragen werden, wann eine Antwort auf diese Mitteilung erwartet wird. Es wird ein Agendaeintrag generiert.
Erledigt	Hier kann ein Flag in der Checkbox gesetzt werden, sobald die ausstehende Antwort eingetroffen ist. Wenn dieses Flag gesetzt wurde, erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Die Checkbox erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist.

2

Darstellung Mitteilungen

Feld	Beschreibung
Gesendete E-Mails	schwarz hinterlegt.
E-Mails mit 'Antwort erwartet bis'	Fälligkeitsdatum und eine Checkbox "Erledigt".
E-Mails die erledigt wurden	grau hinterlegt/inaktiv.
Incoming Mails	fett schwarz.
Systemmeldungen	fett schwarz.
SMS	schwarz.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Aktion

Beschreibung

Incoming Mails

Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem entsprechenden Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es besteht die Möglichkeit, aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei Mandant und Filiale (Filialcodes) hinterlegt werden. Damit eine E-Mail im entsprechenden Dossier angehängt wird muss im Mailbetreff die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI) vorhanden sein.

Manueller Eintrag

Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden.

Feld	Beschreibung
Betreff	Titel des Eintrages.
Nachricht	Detaillierte Erläuterung zum Titel.
Antwort erwartet bis	Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden.

Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter Nachrichten als Agenda-Eintrag.

Systemmeldungen

Umbrella.net hat die Möglichkeit Dossiers vollautomatisch zu bearbeiten. Sollte dieser automatische Prozess unterbrochen werden, weil zum Beispiel eine E-Mail Adresse nicht hinterlegt ist, erstellt Umbrella.net einen Agenda-Eintrag mit dem Hinweis eines Systemfehlers. Diese Nachricht wird ebenfalls im Register Mitteilungen auf dem Dossier und unter Nachrichten auf dem Arbeitsplatz angezeigt.

Modulhinweis

Diese Aktion ist nur mit dem Modul Commercial möglich.