Einkauf

Zusatzmodule	Berechtigungsstufen
Modul Einkauf z.T. erforderliche Module Modul Fremdwährungen, Kuoni, TUI oder Umbrella.net Austria	Alle Berechtigungsstufen, z.T. Superuser, Buchhalter oder Supervisor erforderlich.

Unter dem Menüpunkt "Buchhaltung - Einkauf" können alle Einkäufe angezeigt werden.

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Einkäufe selektieren

Das Viewlevel ist bei der Selektion der Einkäufe massgebend. Die Einkäufe werden effektiv, je nach Viewlevel-Stand, Mandant/Filiale/Benutzer, angezeigt.

Feld	Beschreibung
Rechnungsnummer	Mit der Eingabe der genauen Rechnungsnummer des Lieferanten kann nach einem einzelnen Einkauf gesucht werden.
Einkaufnr.	Suche mittels der Einkaufsnummer (wird vom System automatisch vergeben). Wird ein bestimmter Einkauf gesucht, muss dessen Nummer in beiden Feldern eingetragen werden.
Betrag	Die Einkäufe können nach Beträgen "von", "bis" und "von - bis" selektiert werden. Z.B. auf der Suche nach Einkäufen zwischen dem Betrag 200.00 bis 300.00 wird das Feld links mit 200.00 und das Feld rechts mit 300.00 ausgefüllt.
Unbezahlt	Beim Aktivieren dieser Checkbox werden alle offenen und teilbezahlten Einkäufe angezeigt.
Ohne Dossier	Beim Aktivieren dieser Checkbox werden alle ungebundenen (ohne Dossier) Einkäufe angezeigt.
Nur BSP CC Direkt	Beim Aktivieren dieser Checkbox werden alle mit Kreditkarte bezahlten Einkäufe angezeigt.
Lieferant	Es kann nach Einkäufen von einem bestimmten Lieferanten gesucht werden.
Dossier	Es kann nach Einkäufen in einem bestimmten Dossier gesucht werden.
Rechnungsdatum (zwischen/und)	Die Einkäufe können nach Rechnungsdatum "zwischen"/"und" selektiert werden.
Abreise (zwischen/und)	Die Einkäufe können nach Abreisedatum "zwischen"/"und" selektiert werden.
Status	Mittels Dropdown kann nach Einkäufen mit einem bestimmten Status gesucht werden.
Währung	Mittels Dropdown kann nach Einkäufen mit einer bestimmten Währung gesucht werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich.

Suchen: Die Suche nach Einkäufen kann durch Eingaben in die verschiedenen Felder eingeschränkt werden. Beim Anklicken des Buttons [Suchen] ohne Einschränkungen wird nach allen Einkäufen gesucht. Der Bildschirm kann auf einen Blick 1 - 50 Einkäufe gleichzeitig aufzeigen.

Neuer Einkauf anlegen: Beim Anklicken des Buttons [Neu] wird ein neuer Einkauf ohne Dossierzuweisung erstellt.

2

Suchresultate

Falls nach bestehenden Einkäufen gesucht wurde, werden hier die Suchresultate angezeigt. Mit Klick auf den Link "Alle" werden alle angezeigten Einkäufe markiert. Mit dem Link "Keine" wird die Markierung bei den Einkäufen aufgehoben.

Feld	Beschreibung
Checkbox	Die Checkbox aktivieren um den entsprechenden Einkauf zu markieren.
Nr.	Zeigt die vom System generierte Einkaufs-Nummer an.
Status	Der Status des Einkaufs.
Lieferant	Der Lieferant des Einkaufs.
BSP	Ein X in diesem Feld zeigt an, dass die Einkaufsposition mit einer BSP Direktzahlung beglichen wurde.
Dossier	Link zum Dossier, in welchem der Einkauf erfasst ist. Es werden Dossiertitel sowie Dossiernummer angezeigt.
Flugticket für	Name des Teilnehmers bei Flugtickets.
Abreise	Abreisedatum der entsprechenden Leistung.
Inhaber	Dossierinhaber
WHG	Einkaufswährung Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich.
Betrag	Totalbetrag des Einkaufs.
VK	Totalbetrag des Verkaufs.
Rg.-datum	Rechnungsdatum des Einkaufs. Bei importierten Reservationen ist das Rechnungsdatum = Dossiererstelldatum. Bei manuell erfassten Dossiers ist das Rechnungsdatum = Nummerierungsdatum der Kundenrechnung.
Rg.-Nr.	Rechnungsnummer des Lieferanten. Bei Flugtickets steht hier die Flugticketnummer.
Offen	Offener Betrag des Einkaufs. D.h. der Betrag, welcher noch nicht durch eine Lieferantenzahlung ausgeglichen worden ist.

Suchresultate im Excel Format: Beim Anklicken des Icons öffnet sich die Liste aller Einkäufe gemäss Suchresultaten im Excel Format.

Einkäufe auf definitiv setzen: Beim Anklicken des Buttons [Auf definitiv setzen], werden die provisorischen, markierten Einkäufe auf definitiv gesetzt.

Einkauf öffnen: Beim Anklicken des Buttons [Öffnen] wird der markierte Einkauf geöffnet.

3

Einkauf

Wird ein einzelner Einkauf im Bereich Suchresultate angeklickt (Doppelklick), werden die Details der Einkaufsposition in diesem Teil des Bildschirms angezeigt.

Bei einer provisorischen Einkaufsposition können die aufgeführten Felder generell alle manuell bearbeitet werden. Die meisten Arbeitsschritte erfolgen jedoch automatisch während des Arbeitsprozesses, so beispielsweise durch Importe oder das Nummerieren der Rechnung. Die Felder, welche gelegentlich, je nach Einkaufstyp und Arbeitsweise, bearbeitet werden, sind grün gekennzeichnet.

Bereich Einkauf:

Feld	Beschreibung
Nr.	Wird aus dem System generiert. Für Berechtigungen Buchhalter und Supervisor gibt es hier den Link zum Beleg. Bei einem definitiven Einkauf sind auf dem Beleg die Journaleinträge aufgeführt (nur mit den Modulen Debitoren und/oder Kreditoren)
Dossier	Im Feld Dossier ist der Inhaber, der Dossiertitel, die Destination und die Dossiernummer aufgeführt. Dieses Feld ist nur auf dem Schirm Buchhaltung/Einkauf ersichtlich. Wird die Einkaufsposition innerhalb eines Dossiers angezeigt, ist dieses Feld nicht ersichtlich.
Dossierposition	In diesem Feld ist die zur Einkaufsposition dazugehörige Dossierposition ausgewählt. Im Dropdown stehen sämtliche Positionen des Dossiers zur Verfügung.
Flugticket	Ist die zum Einkauf gehörige Dossierposition ein Flug, so wird hier das Flugticket ausgewählt. Im Dropdown stehen sämtliche Flugtickets der entsprechenden Flugposition zur Verfügung.
Produkt	Hier wird das für die Dossierposition gewählte Produkt angezeigt.
Lieferant	Hier wird der auf dem Produkt gespeicherte Lieferant angegeben. Wird im vorhergehenden Feld 'Produkt' ein anderes Produkt ausgewählt, wird der Lieferant automatisch angepasst.
Abreise	Abreisedatum der ersten Leistung innerhalb einer Dossierposition.
Verkaufspreis in CHF	Hier wird der Verkaufspreis der dazugehörigen Dossierposition in CHF eingegeben.
VG in CHF	Hier ist die VG (versteckte Gebühr) vermerkt, welche im Doceditor eingegeben wurde. Die VG soll nie auf der Einkaufsmaske eingegeben/verändert/gelöscht werden. Die Summe aller VG's darf nicht negativ sein. Die Rechnung kann dann nicht nummeriert werden. Da die VG grundsätzlich auf der Debitorenrechnung vorgenommen werden muss, ist die VG in Einkauf als read-only gekennzeichnet.
Einkaufspreis in CHF	Dieses Feld ist nur mit aufgeschaltetem Modul Fremdwährung und Einkauf in Fremdwährung ersichtlich und zeigt den Einkaufspreis in CHF auf. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich.
Währung	Dieses Feld ist nur mit aufgeschaltetem Modul Fremdwährung ersichtlich und zeigt die Währung des Einkaufs an. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich.
Einkaufspreis	Hier wird der Einkaufspreis angegeben. Die Kommission wird aus der Differenz zwischen dem Verkaufs- und dem Einkaufspreis berechnet.
MWST	Hier wird die MwSt. des Einkaufs ausgewiesen. Der Totalbetrag in den ausgefüllten Feldern, muss dem Total des Einkaufspreises entsprechen.
Rechnungsdatum	Das Rechnungsdatum des Einkaufs.
Rechnungs-Nr.	Hier ist die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen.
Flugticket	Hier ist die Flugticketnummer aus dem Doceditor eingetragen. Dieses Feld ist nur bei Flugleistungen ersichtlich.
Status	Hier wird der Status der Einkaufsposition angegeben: Provisorisch Definitiv Annulliert Interne Gutschrift Löschen von provisorischen Einkäufen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist. Storno von definitiven Einkäufen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Buchhalter möglich.
Bemerkung	Bei importierten Reservationen ist hier die Reservationsnummer des Veranstalters vermerkt. Zudem könnte hier eine Notiz eingegeben werden.
Reverse Charge	Fällt dieser Einkauf unter die Reverse Charge, muss das Flag in der Checkbox aktiviert werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Umbrella.net Austria ersichtlich.
Kommission CHF	Differenzbetrag aus Verkaufspreis CHF und Einkaufspreis CHF.
Kommission (%)	Die Kommission in Prozenten.
Standardkommission	Wenn gewünscht, kann auf dem Produkt ein Standard-Kommissionssatz hinterlegt werden. Dieser wird dann entsprechend als Standard verwendet. (siehe Produkt, Bereich Einkauf)
VG in CHF	Hier ist die VG (versteckte Gebühr) vermerkt, welche im Doceditor eingegeben wurde. Die Summe aller VG's darf nicht negativ sein. Die Rechnung kann dann nicht nummeriert werden. Da die VG grundsätzlich auf der Debitorenrechnung vorgenommen werden muss, ist die VG in Einkauf als read-only gekennzeichnet.
Nettogewinn CHF	Totalbetrag aus Kommission und VG in CHF.

Bereich Zahlungen / Gutschriften

Feld	Beschreibung
BSP CC Direkt	Wurde das Flugticket mit einer BSP-Direktzahlung beglichen, so ist die dazugehörige Zahlung hier verlinkt. Der Einkauf bleibt bis zur Zuweisung an eine BSP-Sammelzahlung offen.
Offener Betrag	Der offene Betrag des Einkaufs, d.h. der Betrag welcher noch nicht durch eine Lieferantenzahlung beglichen wurde.
Lieferantenzahlung	Hier wird eine Lieferantenzahlung angefügt. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter und Supervisor möglich.
Gutschrift	Hier wird eine interne Gutschrift oder ein ungebundener Einkauf mit Negativbetrag (Gutschrift) angefügt. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter und Supervisor möglich.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Nach bestehendem Einkauf suchen / Einkauf öffnen

Oben sind die verschiedenen Optionen der Einkaufsuche beschrieben. Mittels Doppelklick auf den entsprechenden Einkauf, kann dieser geöffnet werden.

Neuen Einkauf erstellen

Mit Klick auf den Button [Neu] wird ein neuer Einkauf erstellt. Der neu erstellte Einkauf muss manuell einem Dossier zugewiesen werden.

Bearbeitungsoptionen

Die möglichen Bearbeitungsoptionen variieren, je nach dem welchen Status die Einkaufsposition aufweist. Grundsätzlich stehen die folgenden Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

Dossier öffnen	Das zum Einkauf dazugehörige Dossier kann jederzeit über den grünen Pfeil beim Feld "Dossier" geöffnet werden.
Produkt öffnen	Weist der Einkauf den Status "provisorisch" auf, kann das Produkt über den grünen Pfeil beim Feld "Produkt" geöffnet werden. Ebenso ist es möglich, das Produkt der Einkaufsposition zu verändern. Weist der Einkauf den Status "definitiv" auf, so gibt es beim Feld "Produkt" einen Link auf das dazugehörige Produkt. Das Produkt des Einkaufs kann nicht mehr verändert werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.
Lieferant öffnen	Weist der Einkauf den Status "provisorisch" auf, kann der Lieferant über den grünen Pfeil beim Feld "Lieferant" geöffnet werden. Es ist ebenfalls möglich, den Lieferanten hier anzupassen. Weist der Einkauf den Status "definitiv" auf, so gibt es beim Feld "Lieferant" einen Link auf den dazugehörigen Lieferanten. Der Lieferant kann nicht mehr verändert werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.
Lieferantenzahlung hinzufügen	In diesem Feld kann eine bereits erfasste Lieferantenzahlung dem Einkauf zugewiesen werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.
Gutschrift hinzufügen	In diesem Feld kann eine interne Gutschrift oder ein Einkauf mit Negativbetrag (Gutschrift) dem Einkauf zugewiesen werden. Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.

Technische / Funktionale Details

Validierung

Beim Speichern eines Einkaufs werden folgende Validierungen durchgeführt:

Mandatory fields (Lieferant, Produkt)
Konsistente MwSt.-Verteilung

Berechnung der Kommission in %

Die Kommission in % wird anhand der folgenden Formel berechnet: (Verkaufspreis - VG - Einkaufspreis) / (Verkaufspreis - VG)

Einkauf

Arbeitsabläufe / Prozesse

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