Einkauf

Unter dem Menüpunkt "Buchhaltung - Einkauf" können alle Einkäufe angezeigt werden.

Nummer	Bezeichnung	Beschreibung
1	Einkäufe selektieren	Das Viewlevel ist bei der Selektion der Einkäufe massgebend. Die Einkäufe werden effektiv, je nach Viewlevel-Stand, Mandant/Filiale/Benutzer, angezeigt. Feld Beschreibung Rechnungsnummer Mit der Eingabe der genauen Rechnungsnummer des Lieferanten kann nach einem einzelnen Einkauf gesucht werden. Einkaufnr. Suche mittels der Einkaufsnummer (wird vom System automatisch vergeben). Wird ein bestimmter Einkauf gesucht, muss dessen Nummer in beiden Feldern eingetragen werden. Betrag Die Einkäufe können nach Beträgen "von", "bis" und "von - bis" selektiert werden. Z.B. auf der Suche nach Einkäufen zwischen dem Betrag 200.00 bis 300.00 wird das Feld links mit 200.00 und das Feld rechts mit 300.00 ausgefüllt. Unbezahlt Beim Aktivieren dieser Checkbox werden alle offenen und teilbezahlten Einkäufe angezeigt. Ohne Dossier Beim Aktivieren dieser Checkbox werden alle ungebundenen (ohne Dossier) Einkäufe angezeigt. Nur BSP CC Direkt Beim Aktivieren dieser Checkbox werden alle mit Kreditkarte bezahlten Einkäufe angezeigt. Lieferant Es kann nach Einkäufen von einem bestimmten Lieferanten gesucht werden. Dossier Es kann nach Einkäufen in einem bestimmten Dossier gesucht werden. Rechnungsdatum (zwischen/und) Die Einkäufe können nach Rechnungsdatum "zwischen"/"und" selektiert werden. Abreise (zwischen/und) Die Einkäufe können nach Abreisedatum "zwischen"/"und" selektiert werden. Status Mittels Dropdown kann nach Einkäufen mit einem bestimmten Status gesucht werden. Währung Mittels Dropdown kann nach Einkäufen mit einer bestimmten Währung gesucht werden. Suchen: Die Suche nach Einkäufen kann durch Eingaben in die verschiedenen Felder eingeschränkt werden. Beim Anklicken des Buttons [Suchen] ohne Einschränkungen wird nach allen Einkäufen gesucht. Der Bildschirm kann auf einen Blick 1 - 50 Einkäufe gleichzeitig aufzeigen. Neuer Einkauf anlegen: Beim Anklicken des Buttons [Neu] wird ein neuer Einkauf ohne Dossierzuweisung erstellt.
2	Suchresultate	Falls nach bestehenden Einkäufen gesucht wurde, werden hier die Suchresultate angezeigt. Mit Klick auf den Link "Alle" werden alle angezeigten Einkäufe markiert. Mit dem Link "Keine" wird die Markierung bei den Einkäufen aufgehoben. Feld Beschreibung Checkbox Die Checkbox anklicken/aktivieren um den entsprechenden Einkauf zu markieren. Nr. Zeigt die vom System generierte Einkaufs-Nummer an. Status Der Status des Einkaufs. Lieferant Der Lieferant des Einkaufs. BSP Ein X in diesem Feld zeigt an, dass die Einkaufsposition mit einer BSP Direktzahlung beglichen wurde. Dossier Link zum Dossier, in welchem der Einkauf erfasst ist. Es werden Dossiertitel sowie Dossiernummer angezeigt. Flugticket für Name des Teilnehmers bei Flugtickets. Abreise Abreisedatum der entsprechenden Leistung. Inhaber Dossierinhaber WHG Einkaufswährung Betrag Totalbetrag des Einkaufs. VK Totalbetrag des Verkaufs. Rg.-datum Rechnungsdatum des Einkaufs. Bei importierten Reservationen ist das Rechnungsdatum = Dossiererstelldatum. Bei manuell erfassten Dossiers ist das Rechnungsdatum = Nummerierungsdatum der Kundenrechnung. Rg.-Nr. Rechnungsnummer des Lieferanten. Bei Flugtickets steht hier die Flugticketnummer. Offen Offener Betrag des Einkaufs. D.h. der Betrag, welcher noch nicht durch eine Lieferantenzahlung ausgeglichen worden ist. Suchresultate im Excel Format: Beim Anklicken des Icons öffnet sich die Liste aller Einkäufe gemäss Suchresultaten im Excel Format. Einkäufe auf definitiv setzen: Beim Anklicken des Buttons [Auf definitiv setzen], werden die provisorischen, markierten Einkäufe auf definitiv gesetzt. Einkauf öffnen: Beim Anklicken des Buttons [Öffnen] wird der markierte Einkauf geöffnet.
3	Einkauf	Wird ein einzelner Einkauf im Bereich Suchresultate angeklickt (Doppelklick), werden die Details der Einkaufsposition in diesem Teil des Bildschirms angezeigt. Bei einer provisorischen Einkaufsposition können die aufgeführten Felder generell alle manuell bearbeitet werden. Die meisten Arbeitsschritte erfolgen jedoch automatisch während des Arbeitsprozesses, so beispielsweise durch Importe oder das Nummerieren der Rechnung. Die Felder, welche gelegentlich, je nach Einkaufstyp und Arbeitsweise, bearbeitet werden, sind grün gekennzeichnet. Bereich Einkauf: Feld Beschreibung Nr. Wird aus dem System generiert. Für Berechtigungen Teller und Supervisor gibt es hier den Link zum Beleg. Bei einem definitiven Einkauf sind auf dem Beleg die Journaleinträge aufgeführt (nur mit Modul Buchhaltung) Dossier Im Feld Dossier ist der Inhaber, der Dossiertitel, die Destination und die Dossiernummer aufgeführt. Dieses Feld ist nur auf dem Schirm Buchhaltung/Einkauf ersichtlich. Wird die Einkaufsposition innerhalb eines Dossiers angezeigt, ist dieses Feld nicht ersichtlich. Dossierposition In diesem Feld ist die zur Einkaufsposition dazugehörige Dossierposition ausgewählt. Im Dropdown stehen sämtliche Positionen des Dossiers zur Verfügung. Flugticket Ist die zum Einkauf gehörige Dossierposition ein Flug, so wird hier das Flugticket ausgewählt. Im Dropdown stehen sämtliche Flugtickets der entsprechenden Flugposition zur Verfügung. Produkt Hier wird das für die Dossierposition gewählte Produkt angezeigt. Lieferant Hier wird der auf dem Produkt gespeicherte Lieferant angegeben. Wird im vorhergehenden Feld 'Produkt' ein anderes Produkt ausgewählt, wird der Lieferant automatisch angepasst. Abreise Abreisedatum der ersten Leistung innerhalb einer Dossierposition. Verkaufspreis in CHF Hier wird der Verkaufspreis der dazugehörigen Dossierposition in CHF eingegeben. VG in CHF Hier ist die VG (versteckte Gebühr) vermerkt, welche im Doceditor eingegeben wurde. Die VG soll nie auf der Einkaufsmaske eingegeben/verändert/gelöscht werden.  Die Summe aller VG's darf nicht negativ sein. Die Rechnung kann dann nicht nummeriert werden. Da die VG grundsätzlich auf der Debitorenrechnung vorgenommen werden muss, ist die VG in Einkauf als read-only gekennzeichnet. Einkaufspreis in CHF Dieses Feld ist nur mit aufgeschaltetem Modul Fremdwährung und Einkauf in Fremdwährung ersichtlich und zeigt den Einkaufspreis in CHF auf.   Währung Dieses Feld ist nur mit aufgeschaltetem Modul Fremdwährung ersichtlich und zeigt die Währung des Einkaufs an. Einkaufspreis Hier wird der Einkaufspreis angegeben. Die Kommission wird aus der Differenz zwischen dem Verkaufs- und dem Einkaufspreis berechnet. MWST Hier wird die MwSt. des Einkaufs ausgewiesen. Der Totalbetrag in den ausgefüllten Feldern, muss dem Total des Einkaufspreises entsprechen. Rechnungsdatum Das Rechnungsdatum des Einkaufs. Rechnungs-Nr. Hier ist die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen. Flugticket Hier ist die Flugticketnummer aus dem Doceditor eingetragen. Dieses Feld ist nur bei Flugleistungen ersichtlich. Status Hier wird der Status der Einkaufsposition angegeben: Provisorisch Definitiv Annulliert Interne Gutschrift Löschen von provisorischen Einkäufen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist. Storno von definitiven Einkäufen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist. Bemerkung Bei importieren Reservationen ist hier die Reservationsnummer des Veranstalters vermerkt. Zudem könnte hier eine Notiz eingegeben werden. Reverse Charge Fällt dieser Einkauf unter die Reverse Charge, muss das Häkchen in der Checkbox aktiviert werden. Kommission CHF Differenzbetrag aus Verkaufspreis CHF und Einkaufspreis CHF. Kommission (%) Die Kommission in Prozenten. Standardkommission Wenn gewünscht, kann auf dem Produkt ein Standard-Kommissionssatz hinterlegt werden. Dieser wird dann entsprechend als Standard verwendet. (siehe Produkt, Bereich Einkauf) VG in CHF Hier ist die VG (versteckte Gebühr) vermerkt, welche im Doceditor eingegeben wurde. Die Summe aller VG's darf nicht negativ sein. Die Rechnung kann dann nicht nummeriert werden. Da die VG grundsätzlich auf der Debitorenrechnung vorgenommen werden muss, ist die VG in Einkauf als read-only gekennzeichnet. Nettogewinn CHF Totalbetrag aus Kommission und VG in CHF. Bereich Zahlungen / Gutschriften Feld Beschreibung BSP CC Direkt Wurde das Flugticket mit einer BSP-Direktzahlung beglichen, so ist die dazugehörige Zahlung hier verlinkt. Der Einkauf bleibt bis zur Zuweisung an eine BSP-Sammelzahlung offen. Offener Betrag Der offene Betrag des Einkaufs, d.h. der Betrag welcher noch nicht durch eine Lieferantenzahlung beglichen wurde. Lieferantenzahlung Hier wird eine Lieferantenzahlung angefügt. Dieses Feld kann nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden.   Berechtigungsstufe Gutschrift Hier wird eine interne Gutschrift oder ein ungebundener Einkauf mit Negativbetrag (Gutschrift) angefügt. Dieses Feld kann nur mit der Berechtigung Superuser, Buchhalter oder Supervisor bearbeitet werden

Arbeitsabläufe / Prozesse

Nach bestehendem Einkauf suchen / Einkauf öffnen

 Oben sind die verschiedenen Optionen der Einkaufsuche beschrieben. Mittels Doppelklick auf den entsprechenden Einkauf, kann dieser geöffnet werden.

Neuen Einkauf erstellen

Mit Klick auf den Button "Neu" wird ein neuer Einkauf erstellt. Der neu erstellte Einkauf muss manuell einem Dossier zugewiesen werden.

Bearbeitungsoptionen

Die möglichen Bearbeitungsoptionen variieren, je nach dem welchen Status die Einkaufsposition aufweist. Grundsätzlich stehen die folgenden Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

Dossier öffnen

Das zum Einkauf dazugehörige Dossier kann jederzeit über den grünen Pfeil beim Feld "Dossier" geöffnet werden.

Produkt öffnen 

Weist der Einkauf den Status "provisorisch" auf, kann das Produkt über den grünen Pfeil beim Feld "Produkt" geöffnet werden. Ebenso ist es möglich, das Produkt der Einkaufsposition zu verändern.

Weist der Einkauf den Status "definitiv" auf, so gibt es beim Feld "Produkt" einen Link auf das dazugehörige Produkt. Das Produkt des Einkaufs kann nicht mehr verändert werden.

Lieferant öffnen 

Weist der Einkauf den Status "provisorisch" auf, kann der Lieferant über den grünen Pfeil beim Feld "Lieferant" geöffnet werden. Es ist ebenfalls möglich, den Lieferanten hier anzupassen.

Weist der Einkauf den Status "definitiv" auf, so gibt es beim Feld "Lieferant" einen Link auf den dazugehörigen Lieferanten. Der Lieferant kann nicht mehr verändert werden.

Lieferantenzahlung hinzufügen 

In diesem Feld kann eine bereits erfasste Lieferantenzahlung dem Einkauf zugewiesen werden. 

Gutschrift hinzufügen

In diesem Feld kann eine interne Gutschrift oder ein Einkauf mit Negativbetrag (Gutschrift) dem Einkauf zugewiesen werden. 

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