In dieser Übung wird aufgezeigt, wie das MPD und die Standardbriefe eingesetzt werden können.
MPD (Multi Purpose Document)
Das MPD wird oftmals für die Erstellung einer Offerte verwendet. Der Einleitungs- und der Schlusstext können in der der Verwaltung - Dokumenteinstellungen - MPD erfasst werden.
Rechnung öffnen. Oben im Menü den Button MPD anwählen:
Die Meldung: "Möchten Sie "invoice.doc" ..... öffnen oder speichern?" nach Wunsch befolgen und das Word Dokument öffnen.
Die Bearbeitung aktivieren, um das Dokument bearbeiten zu können:
Das fertiggestellte MPD kann im Dossier, Bereich Weitere Dokumente, oder auf der Kundenadresse, Bereich dossierunabhängige Dokumente / Briefe, hochgeladen werden:
Standardbrief
Der Standardbrief kann für Welcome Home Briefe, Prospektversand oder für Begleitbriefe verwendet werden. Die gewünschten Textbausteine für Briefe können in der Verwaltung - Textbausteine erfasst werden. Der Schlusstext wird unter Verwaltung - Dokumenteinstellungen - Standarbrief erfasst.
Auf einem Dossier oder auf der Kundenadresse den Button "Brief erstellen" anklicken:
Den Standardbrief Dialog ergänzen:
Hinweise:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Empfänger | der Empfänger wird vom Rechnungsempfänger übernommen. Bei mehreren Rechnungsempfängern kann ausgewählt werden. |
| Betreff | Dieser Text wird auf dem Word Dokument als Titel angedruckt (bei Dossiers wird der Dossiertitel als Vorschlag übernommen) |
| Einleitungstext | Wird von der Kundenadresse (Briefanrede) übernommen. |
| Text | In der Auswahl sind alle Textbausteine für Standardbriefe zur Verfügung. |
| Schlusstext | Wird von der Grusszeile des Standarbriefs (Verwaltung) übernommen. |
| Automatische Ablage | Wenn aktiviert, wird der Brief automatisch ins Dossier hochgeladen. Allfällige spätere Änderungen im Word Dokument werden nicht berücksichtigt und das Dokument muss neu hochgeladen werden, um das "alte" zu ersetzen.. |