ZusatzmoduleBerechtigungsstufen

Modul Einkauf erforderlich, Modul Kreditoren z.T. erforderlich

Alle Berechtigungsstufen,  z.T. Superuser, Buchhalter oder Supervisor erforderlich

 

Im Register Einkauf können Einkäufe manuell erstellt, existierende Einkäufe bearbeitet, gelöscht oder annulliert werden. Eine ins Umbrella.net importierte Reservation enthält bereits die notwendigen Informationen wie Nettobetrag, Lieferant, Produkt etc., damit der Einkauf automatisch erstellt wird. Bei einer manuell erstellten Dossierposition wird der Einkauf beim Nummerieren der Rechnung automatisch erstellt. Dies sofern die notwendige Einstellung auf dem Produkt (siehe Produkt Benutzeroberfläche, Bereich Einkauf), hinterlegt ist. Die Funktion "neuen Einkauf erstellen" im Register Einkauf wird demnach nur selten und meistens in Spezialfällen wie "Korrekturen" oder "mehrere Einkäufe für eine Verkaufsposition erstellen" benötigt.

Untenstehend die Details eines einzelnen Einkaufs. Mehr dazu, z.B. die Beschreibung der einzelnen Felder, im Tutorial Einkauf. 

Details zu den Felder: Einkauf

Arbeitsabläufe / Prozesse

AktionBeschreibung
Neuen Einkauf erstellenMit Klick auf den Button [Neu] wird ein neuer Einkauf erstellt. Dieser neue Einkauf wird automatisch dem Dossier zugewiesen. Ein neuer Einkauf hat immer den Status "provisorisch". 
Einkauf öffnenMit Klick auf einen Einkauf im Bereich Einkäufe und einem weiteren Klick auf den Button [Öffnen] wird der gewünschte Einkauf geöffnet. Der Einkauf kann auch mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Einkauf zuweisen

Mit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld "Diesem Dossier zuweisen" nach einem Einkauf ohne Dossierzuteilung gesucht werden. Ein Einkauf ohne Dossierzuweisung kann nur über den Menüpunkt Buchhaltung - Einkauf erstellt werden. Über das Dropdown Menu muss die entsprechende Dossierposition ausgewählt werden. Mit Klick auf den Button [Zuweisen] wird der Einkauf der Dossierposition und dem Dossier zugeordnet.

Dieser Arbeitsschritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Status des provisorischen Einkaufs auf definitiv ändern

Neue Einkäufe haben immer den Status provisorisch und sind editierbar. Sobald ein Einkauf durch eine Lieferantenzahlung bezahlt wurde, ändert der Status automatisch auf definitiv. Durch setzen des Flags in der Check-Box "Definitiv" und einem Klick auf den Button [Speichern] wird ein provisorischer Einkauf manuell auf definitiv geändert. Definitive Einkäufe können, ausser den Feldern "Verkaufspreis in CHF" und "VG in CHF" nicht mehr editiert werden. Provisorische Einkäufe können gelöscht, definitive Einkäufe können annulliert werden.

Einkauf löschen / annullieren

Klick auf den Button [Löschen], um einen provisorischen Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird umgehend gelöscht.
Klick auf den Button [Annullieren], um einen definitiven Einkauf zu löschen. Der Einkauf wird automatisch durch eine "Interne Gutschrift" storniert.

Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter und Supervisor möglich.

Einkaufsfelder bearbeiten

Die folgenden Einkaufsfelder werden gelegentlich manuell angepasst:

FeldBeschreibung
AbreiseBei manuell erstellten Rechnungspositionen wird das Dossier-Abreisedatum auf den Einkauf übernommen. Das Feld ist editierbar und kann mit Klick auf den Button [Speichern] gespeichert werden.
EinkaufspreisBei manuell erstellten Rechnungspositionen wird der Einkaufspreis aus dem Verkaufsbetrag und den Einstellungen auf dem Produkt berechnet. Der Einkaufspreis kann bei Bedarf angepasst und mittels Klick auf den Button [Speichern] gespeichert werden.
MwSt.Wird die MwSt. der Kundenrechnung auf dem Register Finanzen geändert, müssen die gewünschten Anpassungen auf dem Einkauf manuell vorgenommen werden. Hierzu werden die MwSt. Felder mit den MwSt. Codes manuell mit den korrekten Beträgen angepasst und mittels Klick auf den Button [Speichern] gespeichert. Das Total der auf die MwSt. Felder aufgeteilten Beträge muss dem Total des Einkaufspreises entsprechen, andernfalls ist der Einkauf nicht konsistent und kann nicht gespeichert werden.
RechnungsdatumBei manuell erstellten Rechnungspositionen wird das heutige Datum für den Einkauf übernommen. Das Feld ist editierbar und kann mit Klick auf den Button [Speichern] gespeichert werden.
Rechnungs-Nr.Bei manuell erstellten Rechnungspositionen kann hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung eingegeben und mit Klick auf den Button [Speichern] gespeichert werden.
StatusBeim Anklicken des Buttons [Auf definitiv setzen] , werden die provisorischen , markierten Einkäufe auf definitiv gesetzt.
BemerkungIm Feld Bemerkung kann eine Notiz eingegeben und mit Klick auf den Button [Speichern] gespeichert werden. Die Notiz kann z.B. eine Information für den Buchhalter enthalten.
BSP CC DirektBei manuell erstellten Flugpositionen, welche im GDS mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, muss hier das 'Flag' in der Check-Box gesetzt und mit Klick auf den Button [Speichern] gespeichert werden. Bei importierten Flugpositionen, welche bereits mit Kreditkarte bezahlt wurden, ist das Feld automatisch aktiviert.
Zahlungen / Gutschriften

AktionBeschreibung
Lieferantenzahlung Hinzufügen

Mit Klick auf den grünen Pfeil, rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung, wird eine Lieferantenzahlung "Einzelzahlung" geöffnet. Automatisch wird der Einkauf, der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mit Klick auf den Button [Speichern] wird die Zahlung definitiv erfasst und der Einkauf vollständig ausgeglichen.

Sollte der Einkauf teilbezahlt werden, ebenfalls auf den grünen Pfeil rechts neben dem Feld Lieferantenzahlung klicken. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf den Button [Speichern] klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich "Zu prüfende Belege" und muss der Zahlung zugewiesen werden 

Mit Eingabe der suchbaren Felder der Lieferantenrechnung wie Zahlungsnummer, Abrechnungsnummer, Lieferant, Betrag oder Zahlungsdatum kann im Feld "Lieferantenzahlung" nach einer Lieferantenzahlung gesucht werden. Sobald die gewünschte Zahlung im Feld erscheint, anwählen und mittels Klick auf den Button [Speichern] hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Lieferantenzahlung wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Sollte der Betrag der Lieferantenzahlung nicht mit dem des Einkaufs übereinstimmen, wird der vollständige Einkaufsbetrag ausgeglichen. Dies führt dazu, dass die Lieferantenzahlung anschliessend offen ist. 

Wird ein Einkauf einer Lieferantenzahlung zugewiesen, wird dieser Einkauf per Valutadatum der Lieferantenzahlung ausgeglichen.

Lieferantenzahlung öffnenMit Klick auf den Link der Lieferantenzahlung wird diese geöffnet.
Lieferantenzahlung entfernenMit Klick auf den Button [x] rechts hinter dem Betrag der Lieferantenzahlung wird die Verknüpfung zwischen Lieferantenzahlung und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status "definitiv".
Gutschrift hinzufügenMit Eingabe der suchbaren Felder eines Einkaufs wie Rechnungsnummer, Einkaufsnummer, Lieferant oder Einkaufspreis kann im Feld "Gutschrift" nach einer internen Gutschrift oder einem ungebundenen Einkauf mit negativem Betrag (Gutschrift) gesucht werden. Sobald die gewünschte Gutschrift im Feld erscheint, diese anwählen und mittels Klick auf den Button [Speichern] hinzufügen. Durch das Hinzufügen der Gutschrift wird ein provisorischer Einkauf automatisch definitiv. Der Betrag der Gutschrift wird vom Einkauf 'offener Betrag' abgezogen.
Gutschrift öffnenMit Klick auf den Link der Gutschrift wird diese geöffnet.
Gutschrift / interne Gutschrift entfernen

Mit Klick auf den Button [x] rechts hinter dem Betrag der Gutschrift (Einkauf mit Negativbetrag) wird die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkauf aufgehoben. Der Einkauf bleibt auf Status "definitiv".
Mit Klick auf den Button [x] rechts hinter dem Betrag der internen Gutschrift wird die Verknüpfung zwischen interner Gutschrift und annulliertem Einkauf aufgehoben. Die Status "annulliert" und "interne Gutschrift" ändern auf "definitiv".

Diese Aktion ist nur mit dem Modul Kreditoren möglich.

Offener BetragHier wird der aktuell offene Betrag des Einkaufs angezeigt.

Diese Aktionen sind nur mit den Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter und Supervisor möglich.

Der Einkauf im Dossier wird in jedem Fall aktualisiert, unabhängig davon ob, z.B. bei einer Umbuchung, das Modify verarbeitet, gelöscht oder nicht akzeptiert wird.