Commercial

Zusatzmodule	Berechtigungsstufen
Modul Commercial, Modul ABB z.T. erforderlich.	Alle Berechtigungsstufen

Commercial-Daten wie z.B. Flugnummern und Airlinecodes werden aus den CRS automatisch ins Umbrella.net importiert. Zusätzliche Informationen, wie z.B. Reasoncode und Fare Type, Reisender und Besteller können in Galileo bzw. Amadeus eingegeben werden. Diese Daten werden dann aus der Galileo oder Amadeus Reservation in Umbrella.net auf die Commercial Lasche übernommen.

Nummer

Bezeichung

Beschreibung

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Commercial data / Codes

Hier wird die Landeswährung der Beträge der Positionen angezeigt. Z.B. CH = CHF, AT = EUR.

Positionen

Bei einem Positionstyp handelt es sich um den Leistungstyp der Dossierposition. Dieser kann über das Produkt gesteuert werden.

Je nach Positionstyp, welcher auf der Rechnung erfasst wurde, sind unterschiedliche Felder im Register Commercial ersichtlich. Für die Schnittstellen Tamara / Amex BTA sind die Positionstypen: Flug, Unterkunft, Automiete, Zug und Honorar korrekt auszufüllen. Alle anderen Positionstypen haben keine Commercial Daten, werden aber auf der Commercial Lasche mit dem Hinweis ,Keine Commercial Data / Codes für diesen Positionstyp' aufgeführt.

Position Flug

Für Kreditkarten-Exporte zwingende Felder sind grün unterlegt.

Feld	Beschreibung
Flug	Beschreibung der Dossierposition.
IATA area	Wird beim Import aufgrund einer internen Destinations Tabelle gesetzt.
LCC	Wird aus dem CRS importiert oder kann als Checkbox mit einem Mausklick angewählt und gespeichert werden.
Dest.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Destination Code (three letter code (3LC)) / Beispiel: LAX
Coun.	Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Country Code (two letter code (2LC)) / Beispiel: US
Ticket	Hier wird der Airlinename ausgeschrieben.
Ausstelldatum	Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Ticket Nr.	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst (13 Stellen). Bei LCC Carrier = Alphanummerisch / Beispiel 123ABC (max. 8 Stellen). Bei Conjunction Tickets darf nur die erste Ticketnummer gespeichert werden. Kreditkarten - Schnittstellen erwarten hier die Booking File Nr.
Airline	Wird aus dem CRS importiert. Two letter code (2LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Fare paid	Verkaufspreis inkl. VG und Rabatt, wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Benchmark	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Offered	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Reason Code	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Fare type	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Dep.	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst
Orig.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: ZRH. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldug: Ungültiger Code, beim Speichern.
Dest.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Three letter code (3LC) / Beispiel: LHR. Eingabe wird über interne Destinationen Tabelle validiert und muss vorhanden sein, ansonsten erscheint die Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Flug-Nr.	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst. Beispiel: LX 120
Airline	Wird aus dem CRS importiert. Nummerischer three letter code (3LC) muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Nummerischer Airline Code / Beispiel: 724. Für Low-Cost-Carrier (LCC) muss der ICAO-Code eingegeben werden, z.B. EZY.
Klasse	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Flugbilletten auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. Beispiel: Y
(Variable), z.B. (ADD)	Klammerwert ist der Wert, welcher auf der Rechnung in den Feldern 'Flug von' erfasst wurde. Er dient der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung, somit können z.B. Orig. (ZRH) und der Wert in der Klammer (FRA) voneinander abweichen.

Position Honorar

Feld	Beschreibung
Teilnehmer	Wird im Doceditor erfasst.
Verbunden mit	Verlinkte Dossierposition.

Position Unterkunft

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Hotelname	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Chain Code	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Zimmertyp	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Property Code	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Dest.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
Coun.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Hotelpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Preis pro Nacht	Wird, wenn vorhanden mit Währung und Betrag aus dem CRS importiert. Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.

Position Automiete

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Anbieter	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Pick-up	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Kategorie	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Dest.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: LAX
Coun.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Mietwagenpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: US
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Preis pro Tag	Wird, wenn vorhanden, mit Währung und Betrag aus CRS importiert. Kann manuell auf dem Register Commercial eingetragen und gespeichert werden.

Position Zug

Feld	Beschreibung
()	Startdatum - Enddatum
Route	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Fare Type	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.
Dest.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Zugpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 3LC / Beispiel: BSL
Coun.	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuell erfassten Zugpositionen auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden. 2LC / Beispiel: CH
Betrag	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Rechnung erfasst.

Position Refund

Feld	Beschreibung
Airline	Wird aus dem CRS importiert. Airline Code / Beispiel: LX. Eingabe wird über interne Airline Tabelle validiert und muss vorhanden sein und über einen gültigen three letter code (3LC) verfügen, ansonsten erscheint Fehlermeldung: Ungültiger Code, beim Speichern.
Route	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
IATA Area	Wird aus dem CRS importiert oder manuell auf der Commercial Lasche erfasst.
Betrag	Wird aus dem CRS importiert. Muss bei manuellen Positionen auf der Rechnung eingetragen werden.
Benchmark	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Offered	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Reason Code	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Fare Type	Wird aus dem CRS importiert. Kann bei manuell erfassten Refunds auf dem Register Commercial manuell eingetragen und gespeichert werden.
Rückerstattung	Belegnummer des Refunds, setzt sich aus Airline Code und Ticketnummer des Originaltickets zusammen. Daten werden von der Rechnung übernommen.
Teilnehmer	Person, auf welche die Rückerstattung ausgestellt wurde.
Verbunden mit	Verlinkte Flugleistung.
(Variable), z.B. (724)	Klammerwert sind Werte, welche bereits auf der Rechnung erfasst wurden. Sie dienen der Orientierung bei manuellen Änderungen auf der Commercial Lasche. Manuelle Änderungen der Daten auf der Commercial Lasche bewirken keine Änderung der ursprünglichen Daten auf der Rechnung.

2

Bereich Commercial-Defaultwerte

Im Bereich Commercial-Daten können die DBI (Descriptive Billing Information) abgefüllt werden. Es stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:

Kostenstelle 1
Kostenstelle 2
Personal-Nr.
Projekt-Nr.
Permit no.
Request no.
Budget-Nr.
Gruppen-Nr.
Interne Ref. 1
Interne Ref. 2
Interne Informationen

Sind auf dem Dossier - Inhaber die DBI Felder hinterlegt, werden sie automatisch übernommen.

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Bereich Diverses

Die folgenden Felder werden für HRG-Reports benötigt und werden im Galileo PNR eingegeben.

Feld	Bezeichnung
Trip Purpose code	Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.
Hotel compliance	Wird aus Galileo importiert. Kann auch manuell ausgefüllt werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul ABB ersichtlich.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Aktion	Beschreibung
Commercial Daten speichern	Es ist zu beachten dass für den Kreditkarten-Zahlungs Export diverse Datenregeln für die Commercial Daten gelten.
Positionen verlinken	Damit Airplus (Schnittstelle: Tamara) und American Express (Schnittstelle: BTA) korrekte Auswertungen der via der Schnittstelle eingegangenen Daten erstellen können, ist es erforderlich, dass Reservations Honorare einzelnen Dossierpositionen zugewiesen werden können. Es handelt sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld, dass von Umbrella.net überprüft wird, dennoch wird zu einer Angabe geraten. Eine Position kann nicht mit sich selbst verbunden werden. Auch kann sie nicht mit einer Position verbunden werden, welche bereits eine Verbindung mit einer anderen Position aufweist (z.B. einer anderen Honorar Position). Aus diesem Grund kann eine Honorar Position auch nicht mit einem Refund verbunden werden
Vorgehen bei einer Dossierposition und einem Reservations Honorar	Beinhaltet das Dossier genau eine Dossierposition sowie eine Reservations Honorar, so verbindet Umbrella.net die Honorare beim Nummerieren der Rechnung automatisch mit der Dossierposition
Vorgehen bei mehreren Dossierpositionen und einem oder mehreren Dossier Honoraren	Beinhaltet das Dossier mehrere Dossierpositionen, sowie eine oder mehrere Reservations Honorare, kann Umbrella.net die Zuweisung eines Honorares zu einer Dossierposition nicht mehr automatisch vornehmen. In diesem Fall ist es erforderlich, die Zuteilung manuell vorzunehmen. Hierfür über das Dropdown-Menü bei "Verbunden mit" die zugehörige Dossierposition auswählen und die Änderungen speichern. Eine Honorar Position kann nicht mit mehreren Dossierpositionen verbunden werden. Ggf. müssen also mehrere Honorar Positionen erfasst werden. Umbrella.net überprüft nicht, ob Verknüpfungen zwischen Dossierpositionen und Honoraren bestehen.
Refundposition mit Flugposition verbinden	Refundpositionen müssen mit einer Flugposition verbunden sein, ansonsten können sie nicht an Airplus(Tamara)/American Express(BTA) exportiert werden. Beim Import einer Refundposition wird anhand der Ticketnummer im Refund die Flugposition im Dossier gesucht und wenn eine übereinstimmende Ticketnummer gefunden wird, werden die beiden Positionen automatisch auf der Commercial Lasche verknüpft. Bei manuell angefügten Refundpositionen kann auf der Rechnung im Feld "Ticket Nr." die Ticketnummer des Originaltickets und im Feld "Beleg Nr." der nummerische three letter code (3LC; zB 724 für Swiss) der Airline eingegeben und gespeichert werden. So wird nach dem Speichern der Refund automatisch mit der originalen Flugposition verknüpft. Natürlich kann die Zuweisung der originalen Flugposition auch manuell auf der Commercial Lasche erfolgen. Das Vorgehen in diesem Fall entspricht dem Vorgang bei mehreren Dossierpositionen und einer oder mehreren Dossier Honoraren.