| Zusatzmodule | Berechtigungsstufe |
|---|---|
Modul Commercial erforderlich |
Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter oder Supervisor |
Hier können unterschiedliche Automatisierungsfunktionen eingestellt werden. Der Automatisierungsgrad kann individuell eingestellt und die Funktionen kombiniert werden.
| Reservations-Automatisierung |
Hinweis Die Reservations-Automatisierung prüft ebenfalls die Einstellungen auf dem Kunden. | ||||||||||
| Benutzermeldungen | |||||||||||
| Rechnungs-Automatisierung | |||||||||||
| Zahlungs-Automatisierung | |||||||||||
| Dokumente-Automatisierung | |||||||||||
| Einstellungen auf dem Kunden |
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Reservations-Automatisierung
Erweiterte Einstellungen
Die Reservations-Automatisierung prüft ebenfalls die Einstellungen auf dem Kunden. Die Kundeneinstellung übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Keine" getroffen ist, werden die jeweiligen Dossiers nicht automatisch erstellt.
| Auswahl | Beschreibung |
| Keine | Wird die Option "Keine" gewählt, so werden Reservationen nicht automatisch in ein Dossier importiert. D.h. sie bleiben auf dem Arbeitsplatz und müssen vom Benutzer manuell verarbeitet werden. Während der manuellen Dossiererstellung wird lediglich der Dossiertitel gesetzt. |
| Halbautomatisch | Die Reservation wird nicht vollständig automatisch in ein Dossier importiert. Der Benutzer verarbeitet die Reservation auf dem Arbeitsplatz manuell. Sofern Umbrella.net den Kunden anhand der AIAN (Amadeus) / DI.FT-SA (Galileo) identifizieren kann, wird das Dossier mit dem Dossiertitel erstellt. Der Benutzer importiert die Reservation vom Arbeitsplatz in das Dossier. |
| Vollautomatisch | Wird der Kunde anhand der AIAN (Amadeus) / DI.FT-SA (Galileo) gefunden und kann der Dossiertitel gesetzt werden, so wird das Dossier vollständig automatisch generiert. |
| Passolution Link | Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird der Passolution Link automatisch erstellt mit der Nationalität = CH. Vorhandene Platzhalter [PASSOLUTION] im Header/Footer der Rechnung werden automatisch ersetzt |
Rechnungs-Automatisierung
Erweiterte Einstellungen
Die Rechnungs-Automatisierung prüft ebenfalls die Einstellungen auf dem Kunden. Die Kundeneinstellung übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Nur Rechnungserstellung" getroffen ist, werden die jeweiligen Rechnungen nicht automatisch nummeriert.
| Auswahl | Beschreibung |
| RQ-Reservationen automatisieren | Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird die automatische Dossiererstellung mit dem Status Request erlaubt. |
| Rechnung automatisch nummerieren | Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird die automatische Rechnungsnummerierung erlaubt. Falls aktiviert, werden alle Rechnungen eines automatisch generierten Dossiers automatisch nummeriert (ggf. mit einer Verzögerung). Sollte beim Nummerieren ein Fehler auftreten, wird dieser rapportiert und die automatische Verarbeitung abgebrochen. Die Verzögerung bis zur Nummerierung kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h |
Zahlungs-Automatisierung
Erweiterte Einstellungen
Die Zahlungs-Automatisierung greift nur, wenn ein vorautorisierter Betrag über Datatrans geliefert wird.
Aktuell ist dies nur im TUI Modul umgesetzt.
| Auswahl | Beschreibung |
| Vorautorisierte Datatrans-Beträge einziehen | Falls aktiviert, werden offene Beträge von nummerierten und veralteten Rechnungen über den aus Datatrans vorautorisierten Betrag und gemäss Zahlungskonditionen automatisch eingezogen. |
| Bei Zahlungsfehler ein Pay-by-Mail Link verschicken | Falls aktiviert, wird beim Zahlungsabbruch die Pay-by-Mail Links für die offenen Beträge von nummerierten Rechnungen, anhand Zahlungskonditionen, generiert und per E-Mail, inkl. dem Rechnungs-PDF mit Zahlteil, an den Rechnungs-Empfänger verschickt. Veraltete Rechnungen werden automatisch nummeriert. Pay-by-Mail Text: Hinweis E-Mail Texte werden unter: Verwaltung - Textbausteine erfasst und müssen als "Aktiv bei E-Mail" markiert sein. |
Dokumente-Automatisierung
Erweiterte Einstellungen
Die Dokumente-Automatisierung greift ebenfalls in die Einstellungen auf dem Kunden. Die Kundeneinstellung übersteuert die Einstellung auf der Filiale. Wenn auf dem Kunden unter Automatisierung die Auswahl "Keine" oder "Nur Rechnungserstellung" getroffen ist, werden die jeweiligen Rechnungen nicht automatisch verschickt.
| Auswahl | Beschreibung |
| Dokument(e) automatisch versenden | Beim Aktivieren des Flags der Checkbox werden alle aktiven Rechnungen (und - optional - weitere Dokumente) per E-Mail verschickt. E-Mails werden nur für diejenigen Empfänger generiert welche Dokumente an ihre E-Mail Adresse wünschen. Der E-Mailversand wird ausgelöst, sofern dies bei den Kundendaten hinterlegt ist. E-Mails werden nur für diejenigen Empfänger generiert welche Dokumente an ihre E-Mail Adresse wünschen. Siehe dazu auch Kunde. Der E-Mail Text kann aus den Textbausteinen ausgewählt werden. Siehe dazu auch Textbaustein. Die Verzögerung bis zum Erstellen der E-Mail kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h. Die Verzögerung bis zum Versand der E-Mail kann gemäss Dropdown gewählt werden zwischen 0 bis 24h oder manueller Versand. |
| Reiseprogramm hinzufügen | Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird das Reiseprogramm automatisch der E-Mail hinzugefügt. |
| AVRB hinzufügen | Beim Aktivieren des Flags der Checkbox wird das auf dem Produkt rsp. Lieferant hinterlegte ARVB-Dokument automatisch hinzugefügt. |
Benutzermeldungen
Fehlerfälle
Fehlerfälle werden immer mit Agendaeinträgen rapportiert. Die Einstellung betrifft Automatisierungs-Abbrüche aufgrund der gewählten Konfiguration.
| Auswahl | Beschreibung |
| Als Dossiermeldung | Der Automatisierungs-Abbruch wird auf der Liste Arbeitsplatz > Automatisierung aufgeführt. Zusätzlich sind die Meldungen im Dossier unter Mitteilungen bei Automatisierung ersichtlich. |
| Als Agendaeintrag | Der Automatisierungs-Abbruch wird auf einem Agendaeintrag vermerkt. |
| Nie | Der Automatisierungs-Abbruch wird nicht gemeldet. |
Einstellungen auf dem Kunden
Die Automatisierung greift ebenfalls in die Einstellungen auf dem Kunden. Die Kundeneinstellung übersteuert die Einstellung auf der Filiale.
| Auswahl | Beschreibung |
|---|---|
| Keine | Der Kunde wird vollständig von der Automatismus ausgeschlossen. |
| Vollautomatisch | Der Prozess wird gemäss Konfiguration auf der Filiale durchgeführt. |
| Nur Rechnungserstellung | Der Prozess wird gemäss Konfiguration auf der Filiale bis zur Rechnungserstellung durchgeführt. Alle weiterführenden Einstellungen der Automatismus auf der Filiale werden ignoriert. |
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