Doceditor (Dokumenteditor)

Zusatzmodule	Berechtigungsstufen
Modul Commercial, Modul Fremdwährungen oder Modul Datatrans z.T. erforderlich	Alle Berechtigungsstufen

Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool um Dossierdaten zu editieren. Der Dokumenteditor bietet eine dokumentbezogene Sicht auf die Dossierdaten.

Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier! Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen welche den entsprechenden Flug beinhalten.

Neue Leistungsdaten und neue Teilnehmer können manuell ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.

Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. Links befindet sich das Menü, oben die Toolbar, rechts der Property Editor und in der Mitte das Dokument. Bereiche, die ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen, sind grün dargestellt. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente. Bereiche, die das gesamte Dossier betreffen sind blau dargestellt.

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

Feld	Beschreibung
Öffnen	Über "Öffnen" kann ein anderes, bestehendes Dokument geladen werden.
Dokument neu laden	Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
Speichern	Änderungen speichern.
Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen)	Änderungen speichern und Dokument nummerieren.
Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm)	Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen.
TAF erstellen (nur bei Rechnungen)	TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

Bereich Aktuelle Auswahl

Feld	Beschreibung
Aus Dokument löschen	Das ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht.
Nach oben verschieben	Das ausgewählte Element wird nach oben verschoben.
Nach unten verschieben	Das ausgewählte Element wird nach unten verschoben.
Zeilenumschaltung entfernen	Im markierten Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist insbesondere nützlich bei aus externen Systemen importierten Texten, welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten.

Bereich Neu Hinzufügen

Feld

Beschreibung

Freier Text

Erstellt einen Bereich, um beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch.

Textbaustein

Erlaubt das einfügen vordefinierter Textbausteine.

ersetzt Rechnung..
bei einer nummerierten Rechnung steht dieser Textbaustein zur Verfügung. So kann dem Titel der Rechnung z.B. der Zusatztext "Ersetzt Rechnung 860-001" angefügt werden.

Originalpreise

Dieser Textbaustein erstellt - vorzugsweise in einem Freitextfeld einer Leistung, eine Liste mit allen Preispositionen und deren Katalogpreis für alle Preispositionen mit einer Katalogwährung, welche nicht der Verkaufswährung entspricht.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich.

Einreisebestimmungen
Wurden Einreisebestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden

Gesundheitsbestimmungen
Wurden Gesundheitsbestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden.

2

Dossierbezogene Änderungen (Grauer Bereich)

Bereich Aktuelle Auswahl

Feld	Beschreibung
Kopieren	Das angeklickte Element wird kopiert.
Aus Dossier löschen	Das ausgewählte Element wird aus dem Dossier gelöscht. Diese Funktion ist nicht dokument-bezogen, d.h. das Element wird definitiv aus dem Dossier gelöscht. Soll das Element nicht auf diesem Dokument angedruckt werden, sollte "Aus Dokument löschen" verwendet werden.

Bereich Neu Hinzufügen

Feld	Beschreibung
Teilnehmer	In der Teilnehmer-Liste wird ein zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den Details wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.
Position (Produkt)	Es öffnet sich ein Dialog in dem folgende Angaben gemacht werden können: Produkt (Produkte vorgängig erfassen). Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine Produktvorlage verfügt). Katalogwährung (nur mit Modul Fremdwährung ). Rechner anzeigen/ausblenden. Von (nur bei eingeblendetem Rechner). Bis (nur bei eingeblendetem Rechner). Art (nur bei eingeblendetem Rechner). Einheiten (nur bei eingeblendetem Rechner). Preis (nur bei eingeblendetem Rechner). Total (nur bei eingeblendetem Rechner). Preis pro Teilnehmer. Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden.
Flugticket	Auf einer Flugleistung (Arrangement) bzw. einer Flugposition kann ein Flugticket hinzugefügt werden.
Leistung	Für eine bereits erfasste Dossierposition (mit Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden.
Segment	Zusätzliche Segmente hinzufügen bei Flugleistungen oder Bahnleistungen.
Sitzplatz	Sitzplätze erfassen bei Flugscheinen oder einer Busleistung.
Preisdetail	Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen.

3

Status

Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Bei Rechnung sowie Reiseprogramm erscheint ein Hinweis falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:

Layout	Information ob die Rechnung im Layout "lang" oder "kurz" gedruckt wird.
Zahlungskondition	Angabe ob die Zahlungskondition konsistent ist.
MwSt.-Verteilung	Angabe ob die MwSt.-Verteilung konsistent ist.
Nummerierung	Angabe ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist. Wird die Rechnung als veraltet benannt, hat sich nach der Nummerierung der Rechnung etwas buchhalterisch-nicht-relevantes verändert.
TAF	Auf einer Rechnung mit Rechnungsinhaber auf dem ein TAF Modell hinterlegt ist, sind die folgenden Status möglich: TAF Position(en) erstellt TAF Position(en) noch nicht erstellt TAF Position(en) sind veraltet TAF wird nicht erstellt Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

4

Toolbar

Icon	Beschreibung
	Änderungen speichern.
	Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
	Erzeugt eine "Vorschau" des Dokuments. Siehe Vorschau anzeigen.
	Für das aktuelle Dokument wird ein PDF erstellt. Daneben gibt es eine oder mehrere Dokument-Varianten.
	Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung.

5

Property Editor

Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der "Property Editor". Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem welches Element aktuell ausgewählt ist.

Feld

Beschreibung

Zahlungskonditionen

Hier kann die Zahlungskondition gesetzt werden. Hat die Zahlungskondition eine Anzahlung, wird der Anzahlungsbetrag automatisch berechnet. Dieser kann nach Bedarf manuell angepasst werden.

Ist auf dem Dokumentempfänger "Autom. Lodge-Zahlung" gesetzt, ist das Flag in der Checkbox standardmässig aktiviert. Die Erstellung der automatischen Lodgezahlungen kann hier mittels Entfernen des Flags übersteuert werden (inkl. Angabe eines Kommentars). Ist auf dem Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, kann hier angegeben werden ob TAF bei dieser Rechnung erstellt werden soll oder nicht.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

Pay-by-mail

Hier können die Pay-by-mail Links auf dem Rechnungsdokument aktiviert werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.

Mahnstufe Vorauszahlung

Wurde der Kunde für die Anzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wie viele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.

Berechtigungsstufe

Dieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.

Mahndatum Vorauszahlung

Hier ist das letzte Mahndatum für die Vorauszahlung ersichtlich.

Berechtigungsstufe

Dieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.

Mahnstufe Restzahlung

Wurde der Kunde für die Restzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wie viele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.

Berechtigungsstufe

Dieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.

Mahndatum Restzahlung

Hier ist das letzte Mahndatum für die Restzahlung ersichtlich.

Berechtigungsstufe

Dieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.

Autom. lodge-Zahlg.

Das Flag in der Checkbox ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit der Einstellung "Autom. Lodge-Zahlung" gesetzt. Nach Bedarf kann es pro Rechnung entfernt werden, damit keine Zahlungen automatisch generiert werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

Auto-Lodge angepasst weil..

Es kann eine Bemerkung, weshalb keine automatischen Zahlungen für diese Rechnung gewünscht wurden, eingegeben werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

TAF anwenden

Das Flag in der Checkbox ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit zugewiesenem TAF-Modell gesetzt. Sollten keine TAF Positionen für eine Rechnung erstellt werden, kann das Flag entfernt werden.

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

Empfänger

Dokumentempfänger.

Besteller

Das Feld ist automatisch bei Rechnungsempfängern Firma und Angestellter gesetzt. Auf Rechnungen mit Empfänger Firma ausgefüllt, wird dieser Text in der Rechnungsadresse, oberhalb der Strasse oder des Postfachs, angedruckt. Auf Rechnungen mit Empfänger Angestellten dient das Feld zur Information. Für österreichische Mandanten befindet sich das Feld Besteller unterhalb der Rechnungsnummer. Das ausgefüllte Feld wird auf der Rechnung angedruckt.

Reisender

Hat das Dossier einen Geschäftsbereich auf welchem "Commercial" gesetzt ist, so kann hier der Reisende angegeben werden. Sind auf dem Reisenden die DBI-Felder ausgefüllt, werden diese auf die Rechnung übernommen. Beim Fahren mit der Maus über das ausgefüllte Feld wird der gesamte Text (Reisender, Geburtsdatum, Firma) ersichtlich (Mouseover).

Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.

ESR Nummer

Mit dem Dropdown Menu kann ausgewählt werden ob die ESR Referenznummern mit dem Konto und dem Empfänger (alles), nur die Referenznummern (ESR Referenznummern) oder keines von beiden (nichts) auf der Rechnung angedruckt werden soll:

Die entsprechende Auswahl ist erst nach dem Nummerieren im generierten PDF ersichtlich.

Es stehen nur die Optionen "nichts" oder "alles" zur Verfügung.

Die lehren Felder unterhalb des Dropdown Menu erlauben das manuelle Hinzufügen von ESR. Ist auf dem Mandant "Automatische ESR" aktiviert, so werden in diesem Bereich die automatisch erstellten ESR angezeigt. Mittels Klick auf den Button [+] können weitere leere Zeilen angefügt werden.

Rechnungslayout

Hier kann das Rechnungslayout "kurz" oder "lang" ausgewählt werden

Property Editor Leistung

Einzelne Leistungen können nur in einer Arrangement-Position überhaupt ausgewählt werden. Für solche Leistungen wird im Property Editor angezeigt:

Feld	Beschreibung
Status	Für Flug- oder Zugleistungen wird hier der Status aus den Segmenten abgeleitet (read-only) angezeigt. Für alle anderen Positionstypen kann hier der Status manuell gesetzt werden und informativ wird darunter der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.
BF Nummer	Die BF Nummer der verknüpften Reservation.

Property Editor Segment

Feld	Beschreibung
Status	Hier kann der Status des Segments gesetzt werden.
Status importiert	Falls das Segment aus einer Reservation stammt (also nicht manuell erfasst wurde), wird hier der Status-Text aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.

Property Editor Preisposition

Feld	Beschreibung
Preis (Verkaufswährung)	Der Basispreis pro Person in Verkaufswährung (=Rechnungswährung).
VG (Verkaufswährung)	Die versteckte Gebühr pro Person in Verkaufswährung.
Rabatt	Rabatt in Prozent.

Feld	Beschreibung
Preis (Landeswährung)	Der Basispreis pro Person in der Landeswährung des Reisebüros.
Katalogwährung	Die Währung in welcher die Leistung laut Katalog angeboten wird.
Katalogpreis	Der Preis pro Person in der oben genannten Katalogwährung.
Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich.

Property Editor Flugticket, Sitzplätze

Bei Flugtickets sowie bei Sitzplätzen (Flug- und Busleistungen) kann im Property Editor der zugehörige Teilnehmer gesetzt werden.

Mit Klick in die Flugticketnummer kann der Tickettyp angepasst werden. Dieser ist relevant für das TAF-Modell.