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Modul

Zusatzmodule

Berechtigungsstufe

Berechtigungsstufen
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Diese Seite ist im

Modul Einkauf

inbegriffen.
Einige Menupunkte sind nur mit dem Modul Fremdwährungen

Expand

title	z.T. erforderliche Module

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Modul Fremdwährungen, Kuoni, TUI oder Umbrella.net Austria

ersichtlich

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Diese Seite kann mit allen Berechtigungsstufen aufgerufen werden.

...

Alle Berechtigungsstufen, z.T. Superuser, Buchhalter oder Supervisor erforderlich.

Im Register "Buchhaltung - Einkauf" können alle Einkäufe angezeigt werden.

...

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Nummer	Bezeichnung	Beschreibung
1

Suchen

Einkäufe selektieren

Das

Der Viewlevel ist bei der Selektion der Einkäufe massgebend. Die Einkäufe werden

effektiv

, je nach Viewlevel-Stand, Mandant/Filiale/Benutzer, angezeigt.

Feld	Beschreibung
Rechnungsnummer	Mit der Eingabe der genauen Rechnungsnummer des Lieferanten kann nach einem einzelnen Einkauf gesucht werden.
Einkaufnr.	Suche mittels der Einkaufsnummer (wird vom System automatisch vergeben). Wird ein bestimmter Einkauf gesucht, muss dessen Nummer in beiden Feldern eingetragen werden.
Betrag	Die Einkäufe können nach Beträgen "von", "bis" und "von - bis" selektiert werden. Z.B. auf der Suche nach Einkäufen zwischen dem Betrag 200.00 bis 300.00 wird das Feld links mit 200.00 und das Feld rechts mit 300.00 ausgefüllt.
Unbezahlt	Beim Aktivieren

dieses Feldes

dieser Check-Box werden alle offenen und teilbezahlten Einkäufe angezeigt.
Ohne Dossier	Beim Aktivieren

dieses Feldes

dieser Check-Box werden alle ungebundenen (ohne Dossier) Einkäufe angezeigt.
Nur BSP CC Direkt	Beim Aktivieren

dieses Feldes

dieser Check-Box werden alle mit Kreditkarte bezahlten Einkäufe angezeigt.
Lieferant	Es kann nach Einkäufen von einem bestimmten Lieferanten gesucht werden.
Dossier

TBD

Es kann nach Einkäufen in einem bestimmten Dossier gesucht werden.
Rechnungsdatum (zwischen/und)	Die Einkäufe können nach Rechnungsdatum "zwischen"/"und" selektiert werden.
Abreise (zwischen/und)	Die Einkäufe können nach Abreisedatum "zwischen"/"und" selektiert werden.
Status	Mittels Dropdown Menu kann nach Einkäufen mit einem bestimmten Status gesucht werden.
Währung

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Mittels Dropdown Menu kann nach Einkäufen mit einer bestimmten Währung gesucht werden.

Buttons

Info

BeschreibungSuchen

title	Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. Image Added

Suchen: Die Suche nach Einkäufen kann durch Eingaben in die verschiedenen Felder eingeschränkt werden. Beim Anklicken des Buttons

"

[Suchen

" Neu

] ohne vorherige getätigte Einschränkungen wird nach allen Einkäufen gesucht.

Der Bildschirm kann auf einen Blick 1 - 50 Einkäufe gleichzeitig aufzeigen.

Die maximale Ausgabe der Einkäufe auf einer Seite beträgt 50 Positionen.

Neuer Einkauf anlegen: Beim Anklicken des Buttons

"

[Neu

"

] wird ein neuer Einkauf ohne Dossierzuweisung erstellt.
2	Suchresultate	Falls nach bestehenden Einkäufen

gesucht wurde

gesucht wird, werden hier die Suchresultate angezeigt. Mit Klick auf den Link "Alle" werden alle angezeigten Einkäufe markiert. Mit dem Link "

Alle" werden alle angezeigten Einkäufe markiert. Mit dem Link "

Keine" wird die Markierung bei den Einkäufen aufgehoben.

Feld	Beschreibung

KästchenDas Kästchen anklicken/

Check-Box	Die Check-Box aktivieren um den entsprechenden Einkauf zu markieren.
Nr.	Zeigt die vom System generierte Einkaufs-Nummer an.
Status	Der Status des Einkaufs.
Lieferant	Der Lieferant des Einkaufs.
BSP	Ein X in diesem Feld zeigt an, dass die Einkaufsposition mit einer BSP Direktzahlung beglichen wurde.
Dossier	Link zum Dossier, in welchem der Einkauf erfasst ist. Es werden Dossiertitel sowie Dossiernummer angezeigt.
Flugticket für	Name des Teilnehmers bei Flugtickets.
Abreise	Abreisedatum der entsprechenden Leistung.
Inhaber	Dossierinhaber
WHG

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Einkaufswährung

Info

title	Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. Image Added

Betrag

Totalbetrag des Einkaufs.

VK

Totalbetrag des Verkaufs.

Rg.-datum

Rechnungsdatum des Einkaufs. Bei importierten Reservationen ist das Rechnungsdatum = Dossiererstelldatum. Bei manuell erfassten Dossiers ist das Rechnungsdatum = Nummerierungsdatum der Kundenrechnung.

Rg.-Nr.

Rechnungsnummer des Lieferanten. Bei Flugtickets steht hier die

Flugtickenummer

Flugticketnummer.
Offen	Offener Betrag des Einkaufs. D.h. der Betrag, welcher noch nicht durch eine Lieferantenzahlung ausgeglichen worden ist.

ButtonBeschreibung

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Beim Anklicken dieses Icon

Suchresultate im Excel Format: Beim Anklicken des Icons Image Added öffnet sich die Liste aller Einkäufe gemäss

Suchresultate

Suchresultat im Excel Format.

Auf

Einkäufe auf definitiv setzen

:Beim Anklicken

dieses

des Buttons [Auf definitiv setzen], werden die provisorischen, markierten Einkäufe auf definitiv gesetzt.

Öffnen

Einkauf öffnen: Beim Anklicken des Buttons

"

[Öffnen

"

] wird der markierte Einkauf geöffnet.
3	Einkauf	Wird ein einzelner Einkauf im Bereich Suchresultate angeklickt (Doppelklick), werden die Details der Einkaufsposition in diesem Teil des Bildschirms angezeigt. Bei einer provisorischen Einkaufsposition können die

aufgeführten Felder generell alle manuell bearbeitet

Daten editiert werden. Die meisten Arbeitsschritte erfolgen jedoch

automatisch

während des Arbeitsprozesses , so beispielsweise durch Importe oder das Nummerieren der Rechnung. Die Felder, welche gelegentlich, je nach Einkaufstyp und Arbeitsweise, bearbeitet werden, sind

mit (!)

in den folgenden Tabellen grün gekennzeichnet.

Bereich Einkauf:

Feld	Beschreibung
Nr.	Wird aus dem System generiert. Für

Berechtigungen

Benutzer mit der Berechtigungsstufe Buchhalter und Supervisor gibt es hier den Link zum Beleg.

Bei einem definitiven Einkauf sind auf dem Beleg die Journaleinträge aufgeführt (nur mit

Modul Buchhaltung

den Modulen Debitoren und/oder Kreditoren)
Dossier	Im Feld Dossier ist der Inhaber, der Dossiertitel, die Destination und die Dossiernummer aufgeführt. Dieses Feld ist nur auf dem Schirm Buchhaltung/Einkauf ersichtlich. Wird die Einkaufsposition innerhalb eines Dossiers angezeigt, ist dieses Feld nicht ersichtlich.
Dossierposition	In diesem Feld ist die zur Einkaufsposition dazugehörige Dossierposition ausgewählt. Im Dropdown Menu stehen sämtliche Positionen des Dossiers zur Verfügung.
Flugticket	Ist die zum Einkauf gehörige Dossierposition ein Flug,

so

wird hier das Flugticket ausgewählt. Im Dropdown Menu stehen sämtliche Flugtickets der entsprechenden Flugposition zur Verfügung.
Produkt	Hier wird das für die Dossierposition gewählte Produkt angezeigt.
Lieferant	Hier wird der auf dem Produkt

gespeicherte

hinterlegte Lieferant angegeben. Wird im vorhergehenden Feld 'Produkt' ein anderes Produkt ausgewählt, wird der Lieferant automatisch angepasst.

Abreise

(!)

Abreisedatum der ersten Leistung innerhalb einer Dossierposition.

Rückreise

Verkaufspreis in CHF	Hier wird der Verkaufspreis der dazugehörigen Dossierposition in CHF eingegeben.
VG in CHF	Hier ist die VG (

versteckte Gebühr

verstecktes Honorar) vermerkt, welche im Doceditor eingegeben wurde. Die VG soll nie auf der Einkaufsmaske eingegeben/verändert/gelöscht werden.

Kuoni Modul: Die

Info

icon	false

Image Added

Die Summe aller VG's darf nicht negativ sein. Die Rechnung kann dann nicht nummeriert werden.

Kuoni Modul: Da

Da die VG grundsätzlich auf der Debitorenrechnung vorgenommen werden muss, ist die VG in Einkauf als read-only gekennzeichnet.

Einkaufspreis in CHF

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Dieses Feld ist nur mit aufgeschaltetem Modul Fremdwährung und Einkauf in Fremdwährung ersichtlich und zeigt den Einkaufspreis in CHF auf.

Info

title	Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. Image Added

Währung

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Dieses Feld ist nur mit aufgeschaltetem Modul Fremdwährung ersichtlich und zeigt die Währung des Einkaufs an.

Einkaufspreis (!)

Info

title	Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. Image Added

Einkaufspreis

Hier wird der Einkaufspreis angegeben. Die Kommission wird aus der Differenz zwischen dem Verkaufs- und dem Einkaufspreis berechnet.

MWST

(!)

	Hier wird die MwSt. des Einkaufs ausgewiesen. Der Totalbetrag in den ausgefüllten Feldern, muss dem Total des Einkaufspreises entsprechen.
Rechnungsdatum

(!)

	Das Rechnungsdatum des Einkaufs.
Rechnungs-Nr.

(!)

	Hier ist die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen.
Flugticket	Hier ist die Flugticketnummer aus dem Doceditor eingetragen. Dieses Feld ist nur bei Flugleistungen ersichtlich.
Status

(!)

Hier wird der Status der Einkaufsposition angegeben:Provisorisch
Definitiv
Annulliert
Interne Gutschrift

Kuoni Modul:

Bei importieren

Info

icon	false

Image Added

Löschen von provisorischen Einkäufen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist.
Storno von definitiven Einkäufen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist.

Bemerkung (!)

Note

title	Berechtigungsstufe

Image AddedDiese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Buchhaltermöglich.

Bemerkung

Bei importierten Reservationen ist hier die Reservationsnummer des Veranstalters vermerkt. Zudem könnte hier eine Notiz eingegeben werden.

Reverse Charge

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Fällt dieser Einkauf unter die Reverse Charge, muss das

Häkchen hier

Flag in der Check-Box aktiviert werden.

Info

title	Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Umbrella.net Austria ersichtlich. Image Added

Kommission CHF

Differenzbetrag aus Verkaufspreis CHF und Einkaufspreis CHF.

Kommission (%)

Die Kommission in Prozenten.

Standardkommission

Wenn gewünscht, kann auf dem Produkt ein Standard-Kommissionssatz hinterlegt werden. Dieser wird dann entsprechend als Standard verwendet. (siehe Produkt, Bereich Einkauf)

VG in CHF

Hier ist die VG (

versteckte Gebühr

verstecktes Honorar) vermerkt, welche im Doceditor eingegeben wurde.

Kuoni Modul: Die

Info

icon	false

Image Added

Die Summe aller VG's darf nicht negativ sein. Die Rechnung kann dann nicht nummeriert werden.

Kuoni Modul: Da

Da die VG grundsätzlich auf der Debitorenrechnung vorgenommen werden muss, ist die VG in Einkauf als read-only gekennzeichnet.

Nettogewinn CHF

Totalbetrag aus Kommission und VG in CHF.

Bereich Zahlungen / Gutschriften

Feld	Beschreibung
BSP CC Direkt

(!)

Wurde das Flugticket mit einer BSP-Direktzahlung beglichen,

so

ist die dazugehörige Zahlung hier verlinkt. Der Einkauf bleibt bis zur Zuweisung an eine BSP-Sammelzahlung offen.
Offener Betrag	Der offene Betrag des Einkaufs, d.h. der Betrag welcher noch nicht durch eine Lieferantenzahlung beglichen wurde.
Lieferantenzahlung

Image Removed

Hier wird eine Lieferantenzahlung angefügt.

Dieses Feld kann nur mit der Berechtigung

Note

title	Berechtigungsstufe

Image Added

Image Added

Image AddedDiese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter

oder

und Supervisor

bearbeitet werden

möglich.

Gutschrift

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Hier wird eine interne Gutschrift oder ein ungebundener Einkauf mit Negativbetrag (Gutschrift) angefügt.

Dieses Feld kann nur mit der Berechtigung

Note

title	Berechtigungsstufe

Image AddedImage AddedImage AddedDiese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter

oder

und Supervisor

bearbeitet werden

möglich.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Nach bestehendem Einkauf suchen / Einkauf öffnen

...

Oben sind die verschiedenen Optionen der Einkaufsuche beschrieben. Mittels Doppelklick auf den entsprechenden Einkauf, kann dieser geöffnet werden.
Neuen Einkauf erstellen	Mit Klick auf den Button

...

[Neu

...

] wird ein neuer Einkauf erstellt. Der neu erstellte Einkauf muss manuell einem Dossier zugewiesen werden.

Bearbeitungsoptionen

Die möglichen Bearbeitungsoptionen variieren, je nach dem welchen Status die Einkaufsposition aufweist. Grundsätzlich stehen die folgenden Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

Dossier öffnen	Das zum Einkauf dazugehörige Dossier kann jederzeit über den grünen Pfeil beim Feld "Dossier" geöffnet werden.
Produkt öffnen

...

Weist der Einkauf den Status "provisorisch" auf, kann das Produkt über den grünen Pfeil beim Feld "Produkt" geöffnet werden. Ebenso ist es möglich, das Produkt der Einkaufsposition zu verändern.

Weist der Einkauf den Status "definitiv" auf, so gibt es beim Feld "Produkt" einen Link auf das dazugehörige Produkt. Das Produkt des Einkaufs kann nicht mehr verändert werden.

...

Note

title	Berechtigungsstufe

Image AddedImage Added Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.

Lieferant öffnen

Weist der Einkauf den Status "provisorisch" auf, kann der Lieferant über den grünen Pfeil beim Feld "Lieferant" geöffnet werden. Es ist ebenfalls

...

möglich, den Lieferanten hier anzupassen.

Weist der Einkauf den Status "definitiv" auf, so gibt es beim Feld "Lieferant" einen Link auf den dazugehörigen Lieferanten. Der Lieferant kann nicht mehr verändert werden.

Lieferantenzahlung hinzufügen Image RemovedImage Removed

...

Note

title	Berechtigungsstufe

Image AddedImage Added Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.

Lieferantenzahlung hinzufügen

In diesem Feld kann eine bereits erfasste Lieferantenzahlung dem Einkauf zugewiesen werden.

Note

title	Berechtigungsstufe

Image AddedImage Added Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.

Gutschrift hinzufügen

...

In diesem Feld kann eine interne Gutschrift oder ein Einkauf mit Negativbetrag (Gutschrift) dem Einkauf zugewiesen werden.

...

Note

...

title	Berechtigungsstufe

Image AddedImage Added Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich.

Technische / Funktionale Details

Validierung

Beim Speichern eines Einkaufs werden folgende Validierungen durchgeführt:

Mandatory fields (Lieferant, Produkt)
Konsistente MwSt.-Verteilung

Berechnung der Kommission in %

Die Kommission in % wird anhand der folgenden Formel berechnet: (Verkaufspreis - VG - Einkaufspreis) / (Verkaufspreis - VG)

Versions Compared

Old Version 5

New Version Current

Key

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Arbeitsabläufe / Prozesse

Technische / Funktionale Details

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