| Zusatzmodule | Berechtigungsstufen |
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Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool, um Dossierdaten zu editieren. Der Der Dokumenteditor bietet eine dokumentbezogene Sicht auf die Dossierdaten.
Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier! Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen, welche den entsprechenden Flug beinhalten.
Neue Leistungsdaten und neue Teilnehmer können manuell ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.
Layout
Eine manuelle Bearbeitung der Leistungsdaten, sowie das Hinzufügen weiterer Teilnehmer oder Leistungen, ist ausschliesslich im Dokumenteditor möglich.
Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. :
Links befindet sich das Menü (1 und 2), oben die Toolbar (4), rechts der Property Editor (5) und in der Mitte das Dokument. Bereiche, die welche ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen, sind grün dargestellt. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente. Bereiche, die welche das gesamte Dossier betreffen sind blau grau dargestellt.
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| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung |
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| 1 | Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box) | Bereich Dokument | Feld | Beschreibung |
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| Öffnen | Über "Öffnen" kann ein anderes, bestehendes Dokument geladen werden. | | Dokument neu laden | Vorgenommene, nicht gespeicherte |
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Änderungen | Änderungen, werden verworfen. | | Speichern | Änderungen speichern | | Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen) | Änderungen speichern und Dokument nummerieren | | Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm) | Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen |
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TAF erstellen (nur bei Rechnungen) | TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.  Image Added |
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Bereich Aktuelle Auswahl | Feld | Beschreibung |
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| Aus Dokument löschen | Das ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht. | | Nach oben verschieben | Das ausgewählte Element wird nach oben verschoben. | | Nach unten verschieben | Das ausgewählte Element wird nach unten verschoben. | | Zeilenumschaltung entfernen | Im markierten Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist |
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insbesondere nützlich | vor allem bei aus externen Systemen importierten Texten hilfreich, welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten. |
Bereich Neu Hinzufügen | Feld | Beschreibung |
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| Freier Text | Erstellt einen Bereich, um einen beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch. | | Textbaustein | Erlaubt das |
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einfügen Einfügen vordefinierter Textbausteine |
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.bei | Bei einer nummerierten Rechnung steht dieser Textbaustein zur Verfügung. |
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So | So kann dem Titel der Rechnung z.B. der Zusatztext "Ersetzt Rechnung 860-001" angefügt werden. |
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Image RemovedOriginalpreise Dieser Textbaustein erstellt - vorzugsweise in einem Freitextfeld einer Leistung, eine Liste mit allen Preispositionen und deren Katalogpreis für alle Preispositionen mit |
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einer KatalogwährungVerkaufswährung Brutto, welche nicht der Verkaufswährung entspricht. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich.  Image Added |
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Einreisebestimmungen Wurden Einreisebestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt |
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werdenGesundheitsbestimmungenWurden Gesundheitsbestimmungen definiertGesundheitsbestimmungen
Wurden Gesundheitsbestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden. |
Eine Auswahl an Textbausteinen ist in Umbrella.net implementiert. Weitere können manuell erfasst werden => Verwaltung => Textbausteine. | | Seitenumbruch | Es steht die Möglichkeit für einen Manuellen Seitenumbruch zur Verfügung. Mit dem Cursor an die gewünschte Stelle klicken und das Feld "Seitenumbruch" anwählen (oder mit CTRL+Enter). Der Seitenumbruch wird mit einem Doppel-Tilde (~~) dargestellt.  Image Added
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| 2 | Dossierbezogene Änderungen (Grauer Bereich) | Bereich Aktuelle Auswahl | Feld | Beschreibung |
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| Kopieren | Das angeklickte Element (wird blau hinterlegt) wird kopiert. | | Aus Dossier löschen | Das ausgewählte Element (wird blau hinterlegt) wird aus dem Dossier gelöscht. |
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Wichtig: diese Funktion ist nicht dokument-bezogen, d.h. das Element wird definitiv | Note |
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Mit dieser Funktion wird das Element aus dem Dossier gelöscht. Soll das |
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Element einfach nicht auf diesem Dokument angewählte Element im Dossier bestehen bleiben, aber auf der Rechnung nicht angedruckt werden, |
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sollte ist dies mit der Funktion "Aus Dokument löschen" |
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verwendet werden.Bereich Neu Hinzufügen | Feld | Beschreibung |
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| Teilnehmer | In der Teilnehmer-Liste wird ein |
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zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den Details wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.| zusätzliches leeres, manuell zu editierendes, Teilnehmerfeld eingefügt. | | Position (Produkt) | Es öffnet sich ein |
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Dialog wo Dialogfenster, in dem folgende Angaben |
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gemacht Von Produkt (Produkte vorgängig erfassen)Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine Produktvorlage verfügt)Katalogwährung (nur mit Modul Fremdwährung)Rechner anzeigen/ausblendenDialogfenster mit Lieferantenauswahl :
 Image Added | Nummer | Beschreibung |
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1 | Das gewünschte Produkt auswählen. Produkte müssen vorgängig erfasst werden. | | 2 | Lieferant. Wenn das Produkt das Flag "andere Lieferanten zulassen" aktiviert hat, kann hier ein anderer Lieferant als der Standard-Lieferant für dieses Produkt ausgewählt werden. Hinterlegte Lieferantentexte werden in einem Freitextfeld angedruckt. | | 3 | Das An und Rückreisedatum kann eingegeben werden. Sofern im Produkt ein spezifischer Leistungstyp angegeben ist, werden die Daten auf die Leistung übertragen. Bei Bahn- und Flugsegmenten wird die Eingabe im Feld "Rückreise" ignoriert. | | 4 | Verkaufswährung Brutto | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich. Image Added |
| | 5 | Art: Im Dropdown Menu stehen "Nacht & Person", "Nacht & Zimmer" und "Pauschal" zur Verfügung. (nur bei eingeblendetem Rechner) |
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Bis (| 6 | Einheiten: Anzahl Leistungen (z.B. 1 Zimmer, 2 Zimmer) | | 7 | Preis pro Einheit (nur bei eingeblendetem Rechner) |
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Art | 8 | Total (nur bei eingeblendetem Rechner) |
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Einheiten (nur | 9 | Preis pro Teilnehmer | | 10 | Der Position zugeordnete Teilnehmer |
Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine Produktvorlage verfügt). Dialogfenster mit Lieferantenauswahl und Produktvorlage  Image Added
| Nummer | Beschreibung |
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| 1 | Das gewünschte Produkt auswählen. Produkte müssen vorgängig erfasst werden. | | 2 | Lieferant. Wenn das Produkt das Flag "andere Lieferanten zulassen" aktiviert hat, kann hier ein anderer Lieferant als der Standard-Lieferant für dieses Produkt ausgewählt werden. Hinterlegte Lieferantentexte werden in einem Freitextfeld angedruckt. | | 3 | Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine Produktvorlage verfügt) | | 4 | Das An und Rückreisedatum kann eingegeben werden. Bei Bahn- und Flugsegmenten wird die Eingabe im Feld "Rückreise" ignoriert. | | 5 | Verkaufswährung Brutto | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich. Image Added |
| | 6 | Art: Im Dropdown Menu stehen "Nacht & Person", "Nacht & Zimmer" und "Pauschal" zur Verfügung. (nur bei eingeblendetem Rechner) | | 7 | Einheiten: Anzahl Leistungen (z.B. 1 Zimmer, 2 Zimmer) | | 8 | Preis pro Einheit (nur bei eingeblendetem Rechner) | | 9 | Total (nur bei eingeblendetem Rechner) | | 10 | Preis pro Teilnehmer |
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Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden| 11 | Der Position zugeordnete Teilnehmer |
| Note |
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| Die Felder Produkt, Verkaufswährung Brutto, Preis pro Person, für welche(n) Teilnehmer sind zwingend. |
| | Flugticket | Auf einer Flugleistung ( |
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Arrangement) bzw. einer Flugposition | Typ Arrangement und/oder Flugposition) kann ein Flugticket hinzugefügt werden. | | Leistung | Für eine bereits erfasste Dossierposition ( |
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mit | Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden. | | Segment | Zusätzliche Segmente hinzufügen bei |
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Flugleistungen | Flug- oder Bahnleistungen |
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. | | Sitzplatz | Sitzplätze erfassen bei |
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Flugscheinen oder | Flug-, Bahn- oder einer Busleistung |
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. | | Preisdetail | Zusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen |
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. |
| 3 | Status | Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Bei Rechnung sowie Reiseprogramm erscheint ein |
Hinweis falls Hinweis, falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen: | Layout | Information ob die Rechnung im Layout "lang" oder "kurz" gedruckt wird | | Zahlungskondition | Angabe, ob die Zahlungskondition konsistent ist |
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. | | MwSt.-Verteilung | Angabe, ob die MwSt.-Verteilung konsistent ist |
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.Angabe | Angabe, ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist. Wird die Rechnung als veraltet |
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benennt| gekennzeichnet (kursiv), hat sich nach der Nummerierung der Rechnung etwas |
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buchhalterisch-nicht-relevantes verändert.| verändert, das nicht buchhaltungsrelevant ist (z.B. Modify mit rein textlicher Änderung). | |
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Image Removed. Siehe Vorschau anzeigen Image Removed Image Removed | Für das aktuelle Dokument wird ein PDF erstellt. Daneben gibt es eine oder mehrere Dokument-Varianten. |
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| 5 | Property Editor | Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der "Property Editor". Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem, welches Element auf dem Dokument aktuell |
ausgewählt angewählt ist. | Feld | Beschreibung |
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| Zahlungskonditionen | Hier kann die Zahlungskondition gesetzt werden. Hat die Zahlungskondition eine Anzahlung, wird der Anzahlungsbetrag automatisch berechnet. Dieser kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
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Image RemovedIst auf dem Dokumentempfänger "Autom. Lodge-Zahlung" gesetzt, ist |
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dieses Häkchen das Flag in der Check-Box standardmässig aktiviert. Die Erstellung der automatischen Lodgezahlungen kann hier mittels Entfernen des |
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Häkchens Flags übersteuert werden (inkl. Angabe eines Kommentars). Ist auf dem Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, kann hier angegeben |
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werden werden, ob TAF bei dieser Rechnung erstellt werden soll oder nicht. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Added |
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Image Removed
Hier können die | Mit dem Setzen des Flags bei Pay-by-mail |
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Links , wird der Link auf dem Rechnungsdokument aktiviert |
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werden. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.  Image Added |
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Image RemovedImage Removed | Wurde der Kunde für die Anzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, |
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wieviele wie viele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde. | Note |
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|  Image Added Image AddedDieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.
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Image RemovedImage Removed | Hier ist das letzte Mahndatum für die Vorauszahlung ersichtlich. | Note |
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| Image AddedImage AddedDieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich. |
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Image RemovedImage Removed | Wurde der Kunde für die Restzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die |
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Anzahlung Zahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, |
|
wieviele wie viele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde. | Note |
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| Image AddedImage AddedDieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich. |
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Image RemovedImage Removed | Hier ist das letzte Mahndatum für die Restzahlung ersichtlich. | Note |
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| Image AddedImage AddedDieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich. |
| | Autom. |
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lodge Häkchen Flag in der Check-Box ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit der Einstellung "Autom. Lodge-Zahlung" gesetzt. Nach Bedarf kann es pro Rechnung entfernt werden, damit keine Zahlungen automatisch generiert werden. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Added |
| | Auto-Lodge angepasst weil.. | Es kann eine |
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Bemerkung Notiz, weshalb keine automatischen Zahlungen für diese Rechnung gewünscht |
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wurdenwurde, eingegeben werden. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Added |
| | TAF anwenden | Das |
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Häkchen Flag in der Check-Box ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit zugewiesenem TAF-Modell gesetzt. Sollten keine TAF Positionen für eine Rechnung erstellt werden, kann das |
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Häkchen Flag entfernt werden. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Added |
| | Empfänger | Dokumentempfänger | | Besteller | Das Feld ist automatisch bei Rechnungsempfängern Firma und Angestellter gesetzt. Auf Rechnungen mit Empfänger Firma |
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ausgefüllt| ausgefüllt, wird dieser Text in der Rechnungsadresse, oberhalb der Strasse oder des Postfachs, angedruckt. Auf Rechnungen mit Empfänger Angestellten dient das Feld zur Information. Für österreichische Mandanten befindet sich das Feld Besteller unterhalb der Rechnungsnummer. Das ausgefüllte Feld wird auf der Rechnung angedruckt. | |
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Image Removed | Hat das Dossier einen Geschäftsbereich auf welchem "Commercial" gesetzt ist, |
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so kann hier der Reisende angegeben werden. Sind auf dem Reisenden die DBI-Felder ausgefüllt, werden diese auf die Rechnung übernommen. Beim Fahren mit der Maus über das ausgefüllte |
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Feld Feld, wird der gesamte Text (Reisender, Geburtsdatum, Firma) ersichtlich |
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(Mouseover) ESR Nummer auf Rechnung drucken | ESR Referenznummer wird unterhalb des Totals angedruckt im PDF. Häkchen ist aktiv drin| ESR Nummer | Erlaubt das manuelle Hinzufügen von ESR. Ist auf dem Mandant "Automatische ESR" aktiviert, so werden in diesem Bereich die automatisch erstellten ESR angezeigt. Mittels Klick auf das "+" Symbol können weitere leere Zeilen angefügt werden. |
| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Added |
| | QR-Rechnung | Wird das Flag in der Check-Box gesetzt, wird ein kombiniertes PDF: Rechnung inkl. QR-Zahlteil generiert. | | Rechnungslayout | Hier kann das Rechnungslayout "kurz" oder "lang" ausgewählt werden. Bei der "kurz" Version, werden nur die nötigsten Informationen abgebildet. Beispiel Flug "kurz":  Image Added
Beispiel Flug "lang":  Image Added
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| | Property Editor Leistung  Image Modified | Einzelne Leistungen können nur in einer Arrangement-Position |
überhaupt ausgewählt werden. Für solche Leistungen wird im Property Editor angezeigt: |
| Feld | Beschreibung |
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| Status | Für Flug- oder Zugleistungen wird hier der Status aus den Segmenten abgeleitet (read-only) und angezeigt. Für alle anderen Positionstypen kann hier der Status manuell gesetzt werden |
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und informativ | . Informativ wird darunter der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt. | | BF Nummer | Die |
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BF | Nummer der verknüpften Reservation |
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. |
| | | | Feld | Beschreibung |
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| Status | Hier kann der Status des Segments gesetzt werden. | | Status importiert | Falls das Segment aus einer Reservation stammt ( |
|
also wurde| ), wird hier der Status-Text aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt. |
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| | Property Editor Preisposition |
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| | Feld | Beschreibung |
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| Preis (Verkaufswährung) | Der Basispreis pro Person in Verkaufswährung (=Rechnungswährung). | | VG (Verkaufswährung) | Die versteckte Gebühr pro Person in Verkaufswährung | | Rabatt | Rabatt in Prozent |
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Image Removed | Beschreibung | | Preis (Landeswährung) | Der Basispreis pro Person in der Landeswährung des Reisebüros |
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.Katalogwährung| Verkaufswährung Brutto | Die Währung in welcher die Leistung laut Katalog angeboten wird |
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.Katalogpreis| Preis Brutto | Der Preis pro Person in der oben genannten |
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Katalogwährung.| Verkaufswährung Brutto | | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich. Image Added |
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| | Property Editor Flugticket, Sitzplätze | Bei Flugtickets, sowie bei Sitzplätzen (Flug- und Busleistungen), kann im Property Editor der zugehörige Teilnehmer gesetzt werden. Mit Klick in die Flugticketnummer kann der Tickettyp angepasst werden. Dieser ist relevant für das TAF-Modell. |
