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Zusatzmodule
Berechtigungsstufen

 

 

Keine erforderlich

Berechtigungsstufen Superuser, Buchalter oder Supervisor erforderlich

 

Note

Es können nur Kundendaten von einer Person, mit einer anderen Person, sowie Familie und Familie zusammengeführt werden. Einen Kombination aus einer Person und einer Familie ist nicht möglich.


Mehrfach erfasste Personen können mit der Funktion 'zusammenführen' zu einer einzigen Person zusammengeführt werden.

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NummerBezeichnungBeschreibung
1Ausgangslage
FeldBeschreibung
Kunde Person AKundin Person Mara Muster wohnt in Zürich - es sind Dossiers auf dieser Adresse
Kunde Person BKundin Person Mara Muster wohnt an einer neuen Adresse - es werden auf die neue Adresse neue Dossiers erfasst
Ziel

z. B. um den Überblick über sämtliche Dossiers von Mara Muster zu haben, können die Adressen zusammengeführt bzw. doppelt erfasste Adressen eliminiert werden.

2Zusammenführen von Kunde Person A zum Kunden und Person B
Beschreibung 
Kunde Person AHier wird automatisch der Kunde die Person eingetragen, auf dem welcher der Button 'Zusammenführen' angeklickt wurde.
DatenübertragungVon A nach B - Die Daten des Kunden der Person A werden in die Daten des Kunden der Person B verschoben

Von B nach A - Die Daten des Kunden der Person B werden in die Daten des Kunden der Person A verschoben

Kunde Person BHier den zweiten Kunden die zweite Person eintragen.
überflüssiger Kunde löschenüberflüssige Person wird gelöschtIst das Flag gesetzt, wird der die überflüssige Kunde Person nach dem Zusammenführen gelöscht.
VerarbeitenDer Arbeitsschritt wird ausgeführt d.h. die Personen werden zusammengefügt.
AbbrechenDer Arbeitsschritt wird abgebrochen

Zusammenführen:

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Resultat:

 

3Datenübernahme
FeldBeschreibung
Uneingeschränkte Datenübernahme

Allgemein

  • Familien/Firmen-Verknüpfungen
  • Dossiers
  • Dokumente
  • Belege
  • Zahlungen

Übersicht

  • Name, Ort
  • Adressfeld, Briefanrede

Buchungsdaten

  • Erfasste Mitgliedschaften

Kreditkarten

  • Sämtliche erfassten Kreditkarten

    Note
    titleModul erforderlich

    Image Added Module: Agenda

Agenda

  • Es werden sämtliche Agendaeinträge übertragen.
Datenübernahme nur, falls auf der Zielposition

noch keine entsprechenden Einträge vorhanden sind

Übersicht

  • Adressdaten der Person
  • Geburtsdatum
  • Kontaktdaten (Tel, Mail)

Buchungsdaten

  • Passdaten

Notiz

  • Erfasste Notizen
Keine DatenübernahmeGrundsätzlich alle Dropdown-Felder und Kontrollkästchen, z.B.:

Übersicht

  • Robinson Code
  • Sprache des Kunden
  • Finanzeinstellungen Kunde

Buchungsdaten

  • Ausgewählte Vorlieben

Selektionskriterien

  • Markierte Selektionskriterien


Werden zwei Firmen miteinander verknüpft, so werden deren Angestellte resp. die Personen nicht automatisch auch verbunden falls diese ebenfalls doppelt im Kundenstamm vorhanden sind.


Werden zwei Familien miteinander verknüpft, so werden deren Familienmitglieder nicht automatisch auch verbunden falls diese doppelt im Kundenstamm vorhanden sind.

Technische / Funktionale Details

Die Kundennummer des der gelöschten Kunden Person und das Datum der Zusammenführung ist auf dem der neuen Kunden Person ersichtlich. Bei der Suche nach der alten Kundennummer wird der die neue Kunde Person gefunden und geöffnet.

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Arbeitsabläufe / Prozesse

Durch einen Klick auf den Button [Speichern] wird der Kunde gespeichert. Den gespeicherten Kundendaten wird eine automatisch generierte Kundennummer zugeteilt. Zudem wird geprüft, ob auf dem Mandanten ein ähnlicher oder derselbe Kunde bereits existiert 

...

 

...

Durch einen Klick auf den Button [Zusammenführen] können doppelt erfasste Personen zusammengeführt werden. 

Note
titleBerechtigungsstufe

Image RemovedImage RemovedDiese Aktion erfordert die Berechtigungsstufe Superuser oder Supervisor.

...

Beim Erfassen eines Kunden wird automatisch ein 'Duplicate Check' durchgeführt. D.h. Umbrella.net überprüft, ob Name und Adresse bereits im Kundenstamm vorhanden sind. Findet Umbrella.net ähnliche oder identische Angaben, erscheint ein Hinweis zur Prüfung der Daten seitens Benutzer.

In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob es sich bei der vorgeschlagenen Person um dieselbe, neu erfasste Person handelt.

Wenn ja...Die bereits bestehende Person kann über den vorgeschlagenen Link geöffnet werden.
Wenn nein...Falls es sich bei den vorgeschlagenen Personen nicht um den aktuellen Kunden handelt, wird die neu erfasste Person über den Button [Speichern] gespeichert. Die neue Person ist jetzt in Umbrella.net aktiv.

Kriterien, nach denen eine Person als Duplicate erkannt wird:

KriteriumBeschreibung
Personen

Sind drei Felder identisch abgefüllt, wird der Kunde als Duplicate erkannt. Ebenso wird der Kunde als Duplicate erkannt, wenn sich der Inhalt eines Feldes nur leicht unterscheidet. Es werden die folgenden Felder auf deren Inhalt geprüft:

  • Vorname
  • Nachname
  • Ort

Beispiel: Es wurden die folgenden Kundinnen erfasst:

NameVornameOrtschaft
StefanieHeinzmannBrig
StephanieHeinsemannBrugg

Da sich die Inhalte der abgefüllten Felder nur leicht unterscheiden, sind diese Kunden potentielle Duplicates.

Kunden mit einer Buchungsquelle

Für Kunden, die einer Buchungsquelle zugeordnet sind, wird für den Duplicate Check die E-Mail Adresse verglichen (exakter Vergleich, ausser Gross-/Kleinschreibung).

Beispiel:

Bucht zuerst ein Hr. Thomas Müller aus Lenzburg mit der E-Mail Adresse "info@muellerag.ch", wird dieser als Kunde angelegt. Bucht später seine Schwester Sandra Müller aus Vevey mit derselben E-Mail Adresse "info@muellerag.ch", wird der bestehende Kunde Thomas Müller mit den Angaben von Sandra Müller überschrieben.

Info
titleModulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fulfillment ersichtlich. Image Removed

...

Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Familien oder auch bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein, sowie auch Angestellter einer Firma.

Note

Eine Person kann nur einer Familie zugeordnet werden. Familien können im Hintergrund nicht miteinander verlinkt werden.

 

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Familie erfassen:

...

Jetzt werden die einzelnen Familienmitglieder mit der Familie verknüpft.

Familienmitglied besteht bereits im Kundenstamm:
SchrittBeschreibung
1

Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen.

2

Den Button [Verknüpfen] anklicken. Jetzt ist die Person Mitglied der soeben erfassten Familie. Es besteht eine Verknüpfung von der Familie zur Person.

3

Um die Funktion zuzuweisen auf den Link zur Person klicken. Die Person wird angezeigt. Die "Funktion" (z.B. Ehemann/Vater) kann dann als Freitext gespeichert werden.

Familienmitglied besteht noch nicht im Kundenstamm:
SchrittBeschreibung
1

Die Person kann direkt auf der Familie erfasst werden. Hierzu die Felder bei "Neues Familienmitglied hinzufügen" ausfüllen.

2

Den Button [Verknüpfen] klicken. Die Adresse wird automatisch von der Familie auf die neu erfasste Person kopiert. Es besteht eine Verknüpfung von der Familie zur Person.

3

Das erstellte Familienmitglied ist automatisch als "Robinson" definiert, damit die Adresse nicht mehrmals auf den Auswertungen erscheint.

...

 

 

...

Über den Button [Dossier erstellen] kann ein neues Dossier für diese Person erstellt werden. Die Person wird Dossierinhaber. Wird ein neues Dossier von dem Adresstyp "Familie" erstellt, werden alle Familienmitglieder automatisch als Teilnehmer eingetragen.

Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen

...

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  • Im Bereich "Agenda" sind sämtliche Agendaeinträge ersichtlich, welche für das Dossier und/oder auf dem Kunden erstellt wurden.
  • Überfällige Agendaeinträge werden rot, erledigte Agendaeinträge werden kursiv dargestellt.
  • Agendaeinträge mit Priorisierung "hoch" werden mit einem roten Ausrufezeichen dargestellt. Agendaeinträge mit Priorisierung "niedrig" werden mit einem blauen Pfeil dargestellt. Agendaeinträge mit Priorisierung "mittel" werden ohne zusätzliches Icon dargestellt.
  • Um einen Agendaeintrag als erledigt zu markieren, muss das Flag in der entsprechenden Check-Box aktiviert werden. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird aber kursiv angezeigt.
  • Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link "Agendaeintrag hinzufügen..." klicken.
  • Agendaeinträge können bis zu drei Jahre (1095 Tage) in der Zukunft liegen.
Info
titleModulhinweis

Diese Aktion ist nur mit dem Modul Agenda möglich. Image Removed