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ZusatzmoduleBerechtigungsstufen

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Modul Commercial, Modul Fremdwährungen oder Modul Datatrans z.T. erforderlich

Image ModifiedImage ModifiedImage ModifiedImage Modified

Alle Berechtigungsstufen

 

Der Dokumenteditor (auch: Doceditor) ist das zentrale Tool, um Dossierdaten zu editieren => im Doceditor wird die Rechnung erstellt. Der . Der Dokumenteditor bietet eine dokumentbezogene Sicht auf die Dossierdaten.

Änderungen betreffen jeweils die Daten im Dossier! Wurden in einem Dossier also mehrere Teilnehmer-Rechnungen erstellt, kann auf einer Rechnung die Flugzeit geändert werden und diese Änderung gilt dann für alle Rechnungen, welche den entsprechenden Flug beinhalten.

Neue Leistungsdaten und neue Teilnehmer können manuell ausschliesslich im Dokumenteditor hinzugefügt werden.Eine manuelle Bearbeitung der Leistungsdaten, sowie das Hinzufügen weiterer Teilnehmer oder Leistungen, ist ausschliesslich im Dokumenteditor möglich. 

Der Dokumenteditor ist in vier Bereiche unterteilt. :

Links befindet sich das Menü (1 und 2), oben die Toolbar (4), rechts der Property Editor (5) und in der Mitte das Dokument. Bereiche, die welche ausschliesslich das aktuelle Dokument betreffen, sind grün dargestellt. Änderungen an "grünen Feldern" haben keine Auswirkungen auf andere Dokumente. Bereiche, die welche das gesamte Dossier betreffen sind blau grau dargestellt.


Image RemovedImage Added

 

NummerBezeichnungBeschreibung
1

Dokumentbezogene Änderungen (Grüne Box)

Bereich Dokument

FeldBeschreibung
ÖffnenÜber "Öffnen" kann ein anderes, bestehendes Dokument geladen werden.
Dokument neu ladenVorgenommene, nicht gespeicherte
Änderungen
Änderungen, werden verworfen.
SpeichernÄnderungen speichern
.
Nummerieren und Speichern (nur bei Rechnungen)Änderungen speichern und Dokument nummerieren
.
Kopie speichern (nur beim Reiseprogramm)Änderungen speichern und als PDF im Dossier ablegen
.

TAF erstellen (nur bei Rechnungen)

TAF Positionen manuell erstellen oder neu berechnen
.

 

Info
titleModulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Modified

Bereich Aktuelle Auswahl

FeldBeschreibung
Aus Dokument löschenDas ausgewählte Element wird aus dem Dokument gelöscht.
Nach oben verschiebenDas ausgewählte Element wird nach oben verschoben.
Nach unten verschiebenDas ausgewählte Element wird nach unten verschoben.
Zeilenumschaltung entfernenIm markierten Text werden die Zeilenumschaltungen entfernt. Dies ist
insbesondere nützlich
vor allem bei aus externen Systemen importierten Texten hilfreich, welche manchmal überflüssige Zeilenumbrüche enthalten.

Bereich Neu Hinzufügen

FeldBeschreibung
Freier TextErstellt einen Bereich, um einen beliebigen Text einzufügen. Dieser Text ist dokument-spezifisch.
Textbaustein
Erlaubt das
einfügen
Einfügen vordefinierter Textbausteine
.

 

ersetzt Rechnung..vor
bei
Bei einer nummerierten Rechnung steht dieser Textbaustein zur Verfügung.
So
So kann dem Titel der Rechnung z.B. der Zusatztext "Ersetzt Rechnung 860-001" angefügt werden.

Originalpreise

Dieser Textbaustein erstellt - vorzugsweise in einem Freitextfeld einer Leistung, eine Liste mit allen Preispositionen und deren Katalogpreis für alle Preispositionen mit

einer Katalogwährung

Verkaufswährung Brutto, welche nicht der Verkaufswährung entspricht.

Info
titleModulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich. Image Modified

Einreisebestimmungen

Wurden Einreisebestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden.

Gesundheitsbestimmungen
Wurden Gesundheitsbestimmungen definiert, können diese mit diesem Textbaustein eingefügt werden.

Eine Auswahl an Textbausteinen ist in Umbrella.net implementiert. Weitere können manuell erfasst werden => Verwaltung => Textbausteine.

Seitenumbruch

Es steht die Möglichkeit für einen Manuellen Seitenumbruch zur Verfügung. Mit dem Cursor an die gewünschte Stelle klicken und das Feld "Seitenumbruch" anwählen (oder mit CTRL+Enter). Der Seitenumbruch wird mit einem Doppel-Tilde (~~) dargestellt. 

Image Added


2

Dossierbezogene Änderungen (Grauer Bereich)

Bereich Aktuelle Auswahl

FeldBeschreibung
KopierenDas angeklickte Element (wird blau hinterlegt) wird kopiert.
Aus Dossier löschen

Das ausgewählte Element (wird blau hinterlegt) wird aus dem Dossier gelöscht. 

Note
Diese Funktion ist nicht dokument-bezogen, d.h. das Element wird definitiv

Mit dieser Funktion wird das Element aus dem Dossier gelöscht. Soll das angewählte Element

nicht auf diesem Dokument

im Dossier bestehen bleiben, aber auf der Rechnung nicht angedruckt werden,

sollte

ist dies mit der Funktion "Aus Dokument löschen"

verwendet werden.

möglich!

Bereich Neu Hinzufügen

FeldBeschreibung
TeilnehmerIn der Teilnehmer-Liste wird ein
zusätzlicher Teilnehmer eingefügt. In den Details wird beschrieben nach welcher Logik der neue Teilnehmer bestehenden Leistungen hinzugefügt wird.
zusätzliches leeres, manuell zu editierendes, Teilnehmerfeld eingefügt.
Position (Produkt)

Es öffnet sich ein

Dialog

Dialogfenster, in dem folgende Angaben

gemacht

erfasst werden können:

  • Produkt (Produkte vorgängig erfassen).
  • Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine Produktvorlage verfügt).
  • Katalogwährung (nur mit Modul Fremdwährung Image Removed).
  • Rechner anzeigen/ausblenden.
    • Von

    Dialogfenster mit Lieferantenauswahl :


    Image Added

     

    NummerBeschreibung

    1

    		Das gewünschte Produkt auswählen. Produkte müssen vorgängig erfasst werden.
    2Lieferant. Wenn das Produkt das Flag "andere Lieferanten zulassen" aktiviert hat, kann hier ein anderer Lieferant als der Standard-Lieferant für dieses Produkt ausgewählt werden. Hinterlegte Lieferantentexte werden in einem Freitextfeld angedruckt.
    3Das An und Rückreisedatum kann eingegeben werden. Sofern im Produkt ein spezifischer Leistungstyp angegeben ist, werden die Daten auf die Leistung übertragen. Bei Bahn- und Flugsegmenten wird die Eingabe im Feld "Rückreise" ignoriert.
    4

    Verkaufswährung Brutto

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich. Image Added

    5Art: Im Dropdown Menu stehen "Nacht & Person", "Nacht & Zimmer" und "Pauschal" zur Verfügung. (nur bei eingeblendetem Rechner)
    6Einheiten: Anzahl Leistungen (z.
    Bis
    B. 1 Zimmer, 2 Zimmer)
    7Preis pro Einheit (nur bei eingeblendetem Rechner)
    .
    Art
    8Total (nur bei eingeblendetem Rechner)
    .
  • Einheiten (nur bei eingeblendetem Rechner).
    • Preis
    9Preis pro Teilnehmer
    10Der Position zugeordnete Teilnehmer

     

    Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine Produktvorlage verfügt).

    Dialogfenster mit Lieferantenauswahl und Produktvorlage

    Image Added

     

    NummerBeschreibung
    1Das gewünschte Produkt auswählen. Produkte müssen vorgängig erfasst werden.
    2Lieferant. Wenn das Produkt das Flag "andere Lieferanten zulassen" aktiviert hat, kann hier ein anderer Lieferant als der Standard-Lieferant für dieses Produkt ausgewählt werden. Hinterlegte Lieferantentexte werden in einem Freitextfeld angedruckt.
    3Produktvorlage (nur wenn ausgewähltes Produkt über eine Produktvorlage verfügt)
    4Das An und Rückreisedatum kann eingegeben werden. Bei Bahn- und Flugsegmenten wird die Eingabe im Feld "Rückreise" ignoriert.
    5

    Verkaufswährung Brutto

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich. Image Added

    6Art: Im Dropdown Menu stehen "Nacht & Person", "Nacht & Zimmer" und "Pauschal" zur Verfügung. (nur bei eingeblendetem Rechner)
    7Einheiten: Anzahl Leistungen (z.B. 1 Zimmer, 2 Zimmer)
    8Preis pro Einheit (nur bei eingeblendetem Rechner)
    .
    9Total (nur bei eingeblendetem Rechner)
    .
    10Preis pro Teilnehmer
    .
    Welche Teilnehmer der Position zugeteilt werden
    11Der Position zugeordnete Teilnehmer
    Note
    titleHinweis

    Die Felder Produkt, Verkaufswährung Brutto, Preis pro Person, für welche(n) Teilnehmer sind zwingend.

    FlugticketAuf einer Flugleistung (
    Arrangement) bzw. einer Flugposition
    Typ Arrangement und/oder Flugposition) kann ein Flugticket hinzugefügt werden.
    LeistungFür eine bereits erfasste Dossierposition (
    mit
    Typ Arrangement) können weitere Leistungen hinzugefügt werden.
    SegmentZusätzliche Segmente hinzufügen bei
    Flugleistungen
    Flug- oder Bahnleistungen
    .
    SitzplatzSitzplätze erfassen bei
    Flugscheinen oder
    Flug-, Bahn- oder einer Busleistung
    .
    PreisdetailZusätzliche Preisdetails anfügen für bestehende Leistungen
    .
    3Status

    Die Status-Box zeigt jeweils den aktuellen Zustand des Dokuments an. Bei Rechnung sowie Reiseprogramm erscheint ein

    Hinweis falls

    Hinweis, falls das Dokument länger nicht gespeichert wurde. Für die Rechnung gibt es zudem folgende Status-Informationen:

    LayoutInformation ob die Rechnung im Layout "lang" oder "kurz" gedruckt wird
    .
    ZahlungskonditionAngabe, ob die Zahlungskondition konsistent ist
    .
    MwSt.-VerteilungAngabe, ob die MwSt.-Verteilung konsistent ist
    .
    Nummerierung
    Angabe
    Angabe, ob die Rechnung nummeriert, veraltet oder unnummeriert ist. Wird die Rechnung als veraltet
    benannt
    gekennzeichnet (kursiv), hat sich nach der Nummerierung der Rechnung etwas
    buchhalterisch-nicht-relevantes verändert.
    verändert, das nicht buchhaltungsrelevant ist (z.B. Modify mit rein textlicher Änderung).

    TAF

     

    Auf einer Rechnung mit Rechnungsinhaber auf dem ein TAF Modell hinterlegt ist, sind die folgenden Status möglich:

    • TAF Position(en) erstellt
    • TAF Position(en) noch nicht erstellt
    • TAF Position(en) sind veraltet
    • TAF wird nicht erstellt
    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Modified

    4Toolbar
    IconBeschreibung
    RTENOTITLEImage Modified
    		Änderungen speichern
    .
    RTENOTITLEImage Modified
    		Vorgenommene, nicht gespeicherte Änderungen werden verworfen.
    RTENOTITLEImage Modified
    		Erzeugt eine "Vorschau" des Dokuments
    . Siehe Vorschau anzeigen.
    RTENOTITLEImage RemovedRTENOTITLEImage Removed
    Für das aktuelle Dokument wird ein PDF erstellt. Daneben gibt es eine oder mehrere Dokument-Varianten.
    Image AddedDruckansicht PDF der Rechnung oder Kombiniertes PDF: Rechnung + QR-Zahlteil
    Image Added

    Druckansicht Word der Rechnung oder Kombiniertes PDF: Rechnung + QR-Zahlteil

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul MPD ersichtlich.

    Image AddedDruckansicht PDF des QR-Zahlteils nach dem Layout des "alten" ESR
    RTENOTITLEImage ModifiedRTENOTITLEImage ModifiedRTENOTITLEImage Modified
    		Es stehen die Formatierungen Fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) zur Verfügung.
    Image AddedEs steht die Formatierung für Aufführungszeichen/Bulletpoints zur Verfügung.
    Image AddedNicht ersetzte Platzhalter können im Doceditor der Rechnung im Kopf- und Schlusstext einmalig mit der "Refresh" Funktion aktualisiert werden.
    Wenn der Platzhalter nicht ersetzt werden kann, wegen nicht vorhandenen Daten, erscheint dieser weiterhin in Grossbuchstaben: 
    5Property Editor

    Auf der rechten Seite des Doc-Editors befindet sich der "Property Editor". Dieser zeigt jeweils die möglichen und logischen Optionen an, je nachdem, welches Element auf dem Dokument aktuell

    ausgewählt

    angewählt ist.

    FeldBeschreibung
    Zahlungskonditionen

    Hier kann die Zahlungskondition gesetzt werden. Hat die Zahlungskondition eine Anzahlung, wird der Anzahlungsbetrag automatisch berechnet. Dieser kann nach Bedarf manuell angepasst werden.

    Ist auf dem Dokumentempfänger "Autom. Lodge-Zahlung" gesetzt, ist das Flag in der

    Checkbox

    Check-Box standardmässig aktiviert. Die Erstellung der automatischen Lodgezahlungen kann hier mittels Entfernen des Flags übersteuert werden (inkl. Angabe eines Kommentars). Ist auf dem Dokumentempfänger ein TAF-Modell hinterlegt, kann hier angegeben

    werden

    werden, ob TAF bei dieser Rechnung erstellt werden soll oder nicht.

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Modified

    Pay-by-mail

     

    Hier können die
    Mit dem Setzen des Flags bei Pay-by-mail
    Links
    , wird der Link auf dem Rechnungsdokument aktiviert
    werden
    .

     

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich. Image Modified

    Mahnstufe Vorauszahlung

     

    Wurde der Kunde für die Anzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die Anzahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wie viele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.

     

    Note
    titleBerechtigungsstufe

    Image ModifiedImage ModifiedDieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.

    Mahndatum Vorauszahlung

     

    Hier ist das letzte Mahndatum für die Vorauszahlung ersichtlich.

     

    Note
    titleBerechtigungsstufe

    Image ModifiedImage ModifiedDieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.

    Mahnstufe Restzahlung

     

    Wurde der Kunde für die Restzahlung gemahnt, ist hier die Anzahl der Mahnläufe ersichtlich. Die Ziffern 1, 2 und 3 belegen, in welchem Mahnlauf die
    Anzahlung
    Zahlung gemahnt wurde. Ab Ziffer 3 wird ersichtlich, wie viele Male die Rechnung im dritten Mahnlauf gemahnt wurde.

     

    Note
    titleBerechtigungsstufe

    Image ModifiedImage ModifiedDieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.

    Mahndatum Restzahlung

     

    Hier ist das letzte Mahndatum für die Restzahlung ersichtlich.

     

    Note
    titleBerechtigungsstufe

    Image ModifiedImage ModifiedDieses Feld ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor ersichtlich.

    Autom.
    lodge
    Lodge-Zahlg.

    Das Flag in der

    Checkbox

    Check-Box ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit der Einstellung "Autom. Lodge-Zahlung" gesetzt. Nach Bedarf kann es pro Rechnung entfernt werden, damit keine Zahlungen automatisch generiert werden.

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Modified

    Auto-Lodge angepasst weil..

    Es kann eine

    Bemerkung

    Notiz, weshalb keine automatischen Zahlungen für diese Rechnung gewünscht

    wurden

    wurde, eingegeben werden.

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Modified

    TAF anwenden

    Das Flag in der

    Checkbox

    Check-Box ist automatisch bei Rechnungsempfängern mit zugewiesenem TAF-Modell gesetzt. Sollten keine TAF Positionen für eine Rechnung erstellt werden, kann das Flag entfernt werden.

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Modified

    EmpfängerDokumentempfänger
    .
    BestellerDas Feld ist automatisch bei Rechnungsempfängern Firma und Angestellter gesetzt. Auf Rechnungen mit Empfänger Firma
    ausgefüllt
    ausgefüllt, wird dieser Text in der Rechnungsadresse, oberhalb der Strasse oder des Postfachs, angedruckt. Auf Rechnungen mit Empfänger Angestellten dient das Feld zur Information. Für österreichische Mandanten befindet sich das Feld Besteller unterhalb der Rechnungsnummer. Das ausgefüllte Feld wird auf der Rechnung angedruckt.

    Reisender

     

    Hat das Dossier einen Geschäftsbereich auf welchem "Commercial" gesetzt ist,

    so

     kann hier der Reisende angegeben werden. Sind auf dem Reisenden die DBI-Felder ausgefüllt, werden diese auf die Rechnung übernommen. Beim Fahren mit der Maus über das ausgefüllte

    Feld

    Feld, wird der gesamte Text (Reisender, Geburtsdatum, Firma) ersichtlich

    (Mouseover)

    .

    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. Image Modified

    ESR Nummer

    Mit dem Dropdown Menu kann ausgewählt werden ob die ESR Referenznummern mit dem Konto und dem Empfänger (alles), nur die Referenznummern (ESR Referenznummern) oder keines von beiden (nichts) auf der Rechnung angedruckt werden soll:

    Image RemovedImage RemovedImage Removed

    Die entsprechende Auswahl ist erst nach dem Nummerieren im generierten PDF ersichtlich.

    Info
    iconfalse

    Image Removed

    Es stehen nur die Optionen "nichts" oder "alles" zur Verfügung.

     

    Die lehren Felder unterhalb des Dropdown Menu erlauben das manuelle Hinzufügen von ESR. Ist auf dem Mandant "Automatische ESR" aktiviert, so werden in diesem Bereich die automatisch erstellten ESR angezeigt. Mittels Klick auf den Button [+] können weitere leere Zeilen angefügt werden.

    RechnungslayoutHier kann das Rechnungslayout "kurz" oder "lang" ausgewählt werden
    QR-Rechnung

    Wird das Flag in der Check-Box gesetzt, wird ein kombiniertes PDF: Rechnung inkl. QR-Zahlteil generiert.

    Rechnungslayout

    Hier kann das Rechnungslayout "kurz" oder "lang" ausgewählt werden.

    Bei der "kurz" Version, werden nur die nötigsten Informationen abgebildet.

    Beispiel Flug "kurz":

    Image Added

    Beispiel Flug "lang":

    Image Added


     

    Property Editor Leistung

     

    Image Modified
    Einzelne Leistungen können nur in einer Arrangement-Position
    überhaupt
    ausgewählt werden. Für solche Leistungen wird im Property Editor angezeigt:
    FeldBeschreibung
    StatusFür Flug- oder Zugleistungen wird hier der Status aus den Segmenten abgeleitet (read-only) und angezeigt. Für alle anderen Positionstypen kann hier der Status manuell gesetzt werden
    und informativ
    . Informativ wird darunter der importierte Status aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.
    BF NummerDie
    BF
     Nummer der verknüpften Reservation
    .
     

    Property Editor Segment

     

     

    FeldBeschreibung
    StatusHier kann der Status des Segments gesetzt werden.
    Status importiertFalls das Segment aus einer Reservation stammt (
    also
    nicht manuell erfasst
    wurde
    ), wird hier der Status-Text aus der zuletzt verarbeiteten Reservation angezeigt.
     

    Property Editor Preisposition

    Image Removed

    Image Added

    FeldBeschreibung
    Preis (Verkaufswährung)Der Basispreis pro Person in Verkaufswährung (=Rechnungswährung).
    VG (Verkaufswährung)Die versteckte Gebühr pro Person in Verkaufswährung
    .
    RabattRabatt in Prozent
    .
    Feld
    		Beschreibung
    Preis (Landeswährung)Der Basispreis pro Person in der Landeswährung des Reisebüros
    .
    Katalogwährung
    Verkaufswährung BruttoDie Währung in welcher die Leistung laut Katalog angeboten wird
    .
    Katalogpreis
    Preis BruttoDer Preis pro Person in der oben genannten
    Katalogwährung.
    Verkaufswährung Brutto
    Info
    titleModulhinweis

    Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich. Image Modified

     Property Editor Flugticket, Sitzplätze

    Bei Flugtickets, sowie bei Sitzplätzen (Flug- und Busleistungen), kann im Property Editor der zugehörige Teilnehmer gesetzt werden.

    Mit Klick in die Flugticketnummer kann der Tickettyp angepasst werden. Dieser ist relevant für das TAF-Modell.