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Diese Seite ist im

Modul Einkauf

inbegriffen.

, z.T. Modul Fremdwährungen erforderlich

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Diese Seite kann mit den Berechtigungsstufen Teller, Supervisor oder Umbrella Admin aufgerufen

Berechtigungsstufen Buchhalter oderSupervisor

Über das Register Buchhaltung kann nach Lieferantenzahlungen gesucht werden.

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Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Zahlung suchen

Feld	Beschreibung
Volltext	Im Feld Volltext kann spezifisch nach Zahlungen gesucht werden, z.B. nach Lieferant oder Betrag. Beim Anklicken des Buttons

"

[Suchen

"

] ohne Einschränkungen werden alle Zahlungen angezeigt.
Nur offene Zahlungen	Hier kann entweder nach den offenen Zahlungen/nicht zugewiesene Beträgen oder

über sämtliche

nach sämtlichen, bereits erstellten Zahlungen, gesucht werden.

Suchen: Detaillierte Informationen zur Suche in Umbrella.net befinden sich hier: Suchfunktionen in Umbrella.net

Neu: Über den Button [Neu] wird eine neue Sammelzahlung erfasst.

2

Suchresultate

Hier werden die Suchresultate angezeigt.

3

Zahlung

Je nachdem welche Zahlungsart gewählt wird, sind nicht alle Felder ersichtlich. Ebenfalls werden bei manchen Feldern bereits Daten vorgeschlagen, welche wenn gewünscht angepasst werden können.

Feld	Beschreibung
Einzelzahlung	Den zu zahlenden Einkauf mit Einkaufsnummer, Betrag, Lieferant oder externer Referenznummer suchen.
Settlement-Datei	Wird mit dem BSP Ticket Manager gearbeitet, kann hier das von IATA erhaltene, extern gespeicherte, Hot-File mit

Klicken

klick auf den Button [Durchsuchen] am extern gespeicherten Ort gesucht und eingelesen werden.
Sammelzahlung	Kreditoren-Sammelzahlungen können wahlweise nach Rechnungsdatum oder Abreisedatum erfolgen.
Lieferant	Den Lieferanten auswählen.
Währung	Mittels

Drop-Down Menü

Dropdown Menu die entsprechende Währung auswählen.

Info

title	Modulhinweis

Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich. Image Modified

Betrag

Hier wird der entsprechende Betrag eingegeben.

Zahlungsdatum

In der Regel das Datum der Bank-/Postbelastung.

Zahlungsmittel

Mittels

Drop-Down Menü

Dropdown Menu das gewünschte Zahlungsmittel selektieren.
Bemerkung	Hier können allfällige Bemerkungen eingetragen werden.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Erfassen einer Einzelzahlung

Schritt	Beschreibung
1	Auf den Button [Neu] klicken und den gewünschten Einkauf hervorholen. Es kann nach der Belegnummer, der Rechnungsnummer und dem Einkaufsbetrag gesucht werden. Nach dem Auswählen des Einkaufs wird automatisch der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum

und

sowie das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mittels Klick auf den Button [Speichern] wird die Zahlung definitiv erfasst.
2	Sollte eine Teilzahlung erfasst werden, ebenfalls auf den Button [Neu] klicken und den gewünschten Einkauf hervorholen. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf den Button [Speichern] klicken. Die

Zahlung

Teilzahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich "Zu prüfende Belege". Der Einkauf wird mit dem vollständigem Einkaufsbetrag (nicht editierbar) und im Bereich Betrag mit dem Zahlungsbetrag (editierbar) angezeigt. Mit Klick auf den Button [Zuweisen] wird der Einkauf teilbezahlt.

Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine

Zahlungsnummer

Zahlungs- und eine Belegnummer zugewiesen (fortlaufend). Mittels

klicken

Klick auf das Symbol

kann

wird die Quittung als PDF geöffnet

werden

. Die zugewiesene Einkaufsposition ist unter "Zugewiesene Belege, Einkauf" ersichtlich. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Einkaufsposition.

Eine Einzelzahlung kann auch direkt aus dem Dossier, im Menü Einkauf erstellt werden. Mittels klicken auf den grünen Pfeil

gelangt man

erfolgt die Weiterleitung auf die Seite Lieferantenzahlungen.

Einlesen einer Settlement-Datei

Hier können Settlement-Dateien eingelesen werden (zB. LSV-Files, BSP Hot-File etc).

Schritt	Beschreibung
1	Auf den Button [Neu] klicken und "Settlement-Datei" anwählen.
2	Auf den Button [Durchsuchen] klicken

, das

. Das zuvor an einem externen Ort gespeicherte File auswählen und speichern.

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3

Ggf. Zahlungsdatum und Zahlungsmittel anpassen (

alle anderen Felder

weitere Felder wie zB. Betrag / Lieferant sind nicht editierbar!)
4	Unter "

zu prüfende

zugewiesene Belege" erscheinen die Einkaufsdaten, welche Umbrella.net zu den im File enthaltenen Informationen finden kann.

Wichtig: der Betrag sowie die Rechnungsnummer müssen übereinstimmen, damit Umbrella.net den entsprechenden Eintrag finden kann!

Auf der linken Seite befinden sich die gefundenen Einkäufe, auf der rechten Seite die korrespondierenden Daten aus der Settlement Datei. Die angezeigten Belege können nun überprüft werden. Einkaufsdaten können aus der Auswahl entfernt resp. weitere Einkaufsdaten hinzugefügt werden. Image Added
5	Die angezeigten Belege können nun überprüft werden. Einkaufsdaten können aus der Auswahl entfernt werden in dem das Flag vor dem Einkauf aktiviert und anschliessend auf den Button [zuweisung aufheben] geklickt wird. Image Added
6	Unter "zu prüfende Belege" erscheinen die Einkaufsdaten, welche Umbrella.net zu den im File enthaltenen Informationen nicht finden kann. Die angezeigten Belege können nun überprüft werden. Einkaufsdaten können aus der Auswahl entfernt resp. weitere Einkaufsdaten hinzugefügt werden. Image Added Die angezeigten Belege können nun überprüft werden. Einkaufsdaten können hinzugefügt werden. Image Added
7	Sobald die zu prüfenden Belege OK sind, auf den Button [Zuweisen] klicken.

Weitere Infos zu der Datei unter dem Link "Differenzen".

8

Die zugewiesenen Einkäufe werden nun unter "Zugewiesene Belege" aufgeführt. Unter "Zu prüfende Belege" sind nach wie vor diejenigen Belege vorhanden, für welche keine Einkaufsdaten gefunden werden konnten. Diese müssen manuell korrigiert und anschliessend ebenfalls zugewiesen werden.

9

Unter der Liste werden die Zahlungen zusammengefasst:

Image Added

10

Oberhalb der Liste kann ein PDF mit den zugewiesenen Zahlungen, respektive eines mit den Fehlbeträgen erstellt werden:

Image Added

Note
Wichtig: der Betrag sowie die Rechnungsnummer/Ticketnummer müssen übereinstimmen, damit Umbrella.net den entsprechenden Eintrag finden kann!

Erfassen einer Sammelzahlung

Schritt	Beschreibung
1	Auf den Button [Neu] klicken

und

, die Maske "Zahlung" ausfüllen und speichern.
2	Es erscheinen unter "zu

prüfenden

prüfende Belege" Vorschläge (Einkäufe) für die Sammelzahlung. Diese

können nun geprüft werden

prüfen, Einkäufe aus der Auswahl über den Button [-]

entfernt

entfernen und/oder weitere

hinzugefügt werden

hinzufügen.

Sollte

3	Sofern ein Einkauf

nur

teilbezahlt

werden, kann der vorgeschlagene Betrag editiert werden

wird, den vorgeschlagenen Betrag editieren.
4	Sobald die Zahlung OK ist, auf den Button [Zuweisen] klicken.

Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine Zahlungsnummer und eine Belegnummer vergeben (fortlaufend). Die zugewiesenen

Einkaufspositionen finden Sie unter

Einkaufspositionen sind unter unter "Einkauf" zu finden. Mit Klick auf den Link öffnet sich der Einkauf.
Sammelzahlungsbeleg drucken	Mittels Klick auf das PDF Symbol

kann

wird die Quittung geöffnet

werden

. Ist der Lieferant "BSP", werden alle Flugtickets nach Ticketnummer sortiert.
Liste löschen	Mit Klick auf den Button [Liste löschen] werden alle vorgeschlagenen Einkäufe unter "Zu prüfende Belege" entfernt.
Liste neu aufbauen	Mit Klick auf den Button [Liste neu aufbauen] erscheint unter "Zu prüfende Belege" wieder die Originalauswahl.
Zuweisung aufheben	Sollte die Zuweisung einer Zahlung nicht korrekt sein, kann auf der Liste "Zugewiesene Belege" mittels markieren und klicken auf den Button [Zuweisung aufheben], der Einkauf von der Zahlung gelöst werden. Im Feld "Zu prüfende Belege" können

nun

danach andere Einkäufe angehängt werden. Die Zahlung wird mittels

klicken

Klick auf den Button [Zuweisen] neu gespeichert.
Andere Lieferantenzahlung	Sich ausgleichende Lieferantenzahlungen können mittels "Andere Lieferantenzahlung" miteinander ausgeglichen werden (Beispiel eine Zahlung hat eine Differenz von Fr. +100.- und eine andere Zahlung hat eine Differenz von Fr. -100.-)

,

. damit sie nicht mehr auf der offenen Posten Liste erscheinen.

Dementsprechend ist es auch möglich, eine Korrektur an einer Lieferantenzahlung mit offenem Betrag vorzunehmen. Dafür kann als Korrektur eine Sammelzahlung mit dem auszugleichenden Betrag erfasst werden und

dann

mittels "Andere Lieferantenzahlung" mit der Lieferantenzahlung verknüpfen.

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Arbeitsabläufe / Prozesse

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