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Berechtigungsstufen Superuser, Buchalter oder Supervisor erforderlich |
Über das Register Adressen werden die Kundendaten detailliert erfasst. Der Kundenstamm von Umbrella.net ist filialübergreifend. Die Kundendaten können als Basis für ein einfaches, aber effektives CRM (Customer Relationship Management) verwendet werden.
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| Info |
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ABB ABB-Angestellte werden grundsätzlich nicht über Umbrella.net, sondern über das Profilmanagement-System Umbrella Faces oder das ABB Online-Buchungssystem (Drittsystem) verwaltet und automatisch nach Umbrella.net synchronisiert. Aus diesem Grund sollen in dem Bereich nur Reisende erfasst werden, deren Reisekosten nicht zu Lasten von ABB gehen. Für weitere Details siehe Kapitel «Buchungsdaten». |
Mehrfach erfasste Personen können mit der Funktion 'zusammenführen' zu einer einzigen Person zusammengeführt werden.
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| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung |
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| 1 | PersonÜbersicht | | Feld | Beschreibung |
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| Nr. | Kundennummer, wird vom System automatisch zugeteilt. | | Anrede | Das Feld 'Anrede' muss mit Freitext abgefüllt werden, z.B. 'Herr', 'Frau' oder 'Kind'. | | Vorname | Vorname der Person. | | Name | Familienname der Person. | | Adresszusatz | Falls vorhanden, kann hier ein Adresszusatz eingegeben werden z.B. "z. Hd. Frau Meister". | | Strasse | Strassenname sowie Hausnummer. | | Postfach | Hier kann ein Postfach eingegeben werden. | | PLZ | Postleitzahl eingeben und mit Tabulator weiter. Falls in Umbrella.net bereits vorhanden, erscheint automatisch die Ortschaft. | | Ort | Die Ortschaft wird automatisch befüllt, kann editiert oder manuell erfasst werden. | | Land | Wird automatisch eingetragen, sofern Umbrella.net den Ort einem Land zuteilen kann. Der Eintrag ist editierbar. | | Adresse | Das Adressfeld wird automatisch abgefüllt, wenn mit dem Tabulator hierhin gesprungen wird. Über den Button [Refresh] (F5) kann die Adresse jederzeit aktualisiert werden. Für für die Aktualisierung sind die obenstehenden Adressfelder massgebend. Zudem kann das Adressfeld manuell editiert und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden. | | Sprache | Via Dropdown Menu die Sprache des Kunden wählen. | | Briefanrede | Sofern mit der Tabulatorfunktion gearbeitet wird, wird dieses Feld automatisch befüllt. Über den Button [Refresh] (F5) kann die Anrede jederzeit aktualisiert werden. Die Anrede kann manuell editiert werden und mit Zusatzinformationen (wie z.B. einem Titel) ergänzt werden. | | Robinson | Wird das 'Flag' in der Check-Box gesetzt, wird der Kunde bei Adress-Selektionen nicht berücksichtigt. | | Aktiv | Wird das 'Flag' in der Check-Box entfernt, erscheint der Kunde nicht mehr aktiv in der Kundensuche. Zudem wird beim Entfernen des Flags automatisch der 'Robinson' gesetzt, d.h. der Kunde wird bei Adress-Selektionen nicht mehr berücksichtigt. Der Kunde ist inaktiv. | | Geburtsdatum | Hier wird das Geburtsdatum eingetragen. | | Verantwortlicher | Hier ist der für die erfassten Daten verantwortliche Mitarbeiter eingetragen. Über das Dropdown Menu kann dieser geändert werden. | Note |
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| Die Aktion "Verantwortlicher ändern" ist mit den Berechtigungsstufen Superuser und Supervisor möglich. |
| | Reportgruppe | Hier kann eine Reportgruppe eingetragen werden (Freetext), anhand dieser der Kunde ausgewertet werden kann. | | | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich.  |
| | Hier kann der E-Mail Text für den Versand des automatischen E-Mails pro Kunde individuell festgelegt werden. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. |
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| 2 | KontaktLayout | | Feld | Beschreibung |
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| Dokumente an | Dient zur Information, ob der Kunde seine Dokumente per Post (Adresse auswählen) oder per E-Mail wünscht. | | Nachrichten an | Dient zur Information, über welchen Kanal der Kunde informiert werden möchte (E-Mail, SMS, Telefon, Post). | | Mit der Aktivierung der Check-Box CC (E-Mail) können mehrere Empfänger festgelegt werden. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. |
| | Mit einem Klick auf das Plus-Icon können beliebig viele Kontakte des Kunden erfasst werden. | | E-Mail | Die E-Mail Adresse des Kunden. Mit Klick auf das Brief-Icon kann direkt ein E-Mail versendet werden. | | Mobile | Die Mobile-Nummer des Kunden. Mit Klick auf das Mobile-Icon öffnet sich ein Pop-up mit welchem das Versenden einer SMS aus Umbrella.net möglich ist. Durch einen Klick auf das Telefon-Icon kann direkt ein Telefonanruf gestartet werden. | | Telefon privat oder Telefon geschäftlich | Die Telefon-Nummer(n) des Kunden. Durch Klick auf das Telefon-Icon kann direkt ein Telefonanruf gestartet werden. | | Fax | Die Fax-Nummer des Kunden. |
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| 3 | Einstellungen und FinanzenBenutzeroberfläche | | Feld | Beschreibung |
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| Abreise 2021 / 2020 | Hier wird der Umsatz des Kunden angezeigt. Der Umsatz entspricht dem Total aller Rechnungen, bei denen der Kunde Rechnungsempfänger ist. | | Offener Betrag | Das Total der noch nicht bezahlten Beträge. | | Kreditlimite | Die Kreditlimite des Kunden. Diese kann nach Bedarf manuell angepasst werden. | Note |
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| Um die Warnung "übersteigt Kreditlimite" beim nummerieren der Rechnung auszulösen, muss mindestens ein Betrag von CHF 0.05 eingegeben werden. Wird der Betrag 0.00 eingegeben prüft Umbrella.net die Kreditlimite nicht, da dies gleichbedeutend mit "ausgestellt" ist. |
| Info |
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Die Kreditlimite auf allen Adresstypen sowie in der Filialeinstellung ist nur mit Berechtigung Buchhalter editierbar. | Note |
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| Diese Aktion ist mit der Berechtigungsstufe Buchhalter möglich. |
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| | Kommission | Wenn der Kunde rabattberechtigt ist, kann hier die entsprechende Prozentzahl eingetragen werden. | | Zahlungskonditionen | Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungskondition gesetzt. Über das Dropdown Menu kann diese manuell geändert werden. | | TAF-Modell für die automatische Berechnung der Honorare. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. |
| | Ist diese Check-Box aktiviert, werden für den Kunden automatische Lodgezahlungen generiert. Automatische Lodge-Zahlungen werden nur beim Entfernen von ganzen Positionen aus dem Dossier automatisch storniert. Im Falle von Betragsänderungen übernimmt der Benutzer den manuellen Ausgleich der Zahlungen. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. |
| | Zahlungsform | Automatisch wird die in den Stammdaten definierte Standard-Zahlungsform gesetzt. Über das Dropdown Menu kann diese manuell verändert werden. | | Automatisch wird die in den Stammdaten hinterlegte Default-Währung gesetzt. Über das Dropdown Menu kann diese manuell verändert werden. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährungen ersichtlich.  |
| | Rechnungslayout | Automatisch wird für eine neue Rechnung das in den Stammdaten definierte Rechnungslayout sowie die zugehörigen Einleitungs- und Schlusstexte übernommen. Über das Dropdown Menu kann dieses manuell für diesen Kunden geändert werden. | | Rechnungsempfänger | Hier kann ein Standard Rechnungsempfänger des Kunden festgelegt werden. Dieser wird bei neu erstellten Dossiers automatisch als Rechnungsempfänger gesetzt. | | Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage fällige Rechnungen in den 1. Mahnungslauf kommen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. | Note |
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| Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich. |
| | Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche bereits einmal gemahnt wurden, in den 2. Mahnungslauf gelangen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. | Note |
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| Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich. |
| | Hier kann pro Kunde bestimmt werden, nach welcher Anzahl Tage diejenigen Rechnungen, welche zweimal oder mehr gemahnt wurden, in den 3. Mahnungslauf gelangen. Der Wert 0 hat zur Folge, dass die Rechnungen des Kunden nie gemahnt werden. | Note |
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| Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Buchhalter oder Supervisor möglich. |
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| Info |
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Kuoni Büros steht in diesem Abschnitt zusätzlich der Button [Bonität überprüfen] zur Verfügung. Ein Klick auf diesen Button löst eine Powerpay Bonitätsprüfung aus. Das Resultat wird direkt oberhalb dargestellt: 
Die Bonitätsprüfung wird automatisch alle 90 Tage oder bei der Kreierung eines neuen Dossiers durchgeführt. Über den Button [Bonität überprüfen] kann diese manuell ausgelöst werden. Bei der Eröffnung eines neuen Dossiers wird das Resultat im gelben Balken und im aktuellen Dossierstatus angezeigt:  
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| 4 | HauptkreditkarteArbeitsabfläufe/Prozesse | Hier wird die Hauptkreditkarte angezeigt. Die Hauptkreditkarte wird über das Register 'Kreditkarten' erfasst. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich.  |
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| | | Unter 'Offene Posten' werden sämtliche offenen Rechnungen angezeigt sowie auch Zahlungen, die noch keiner nummerierten Rechnung zugewiesen sind. |
| 5 | Verknüpfte Dossier5 | Technische/funktionale Details | Hier sind sämtliche Dossiers ersichtlich, bei denen die Person als Inhaber gesetzt wurde oder Rechnungsempfänger ist. Über den Link 'Neues Dossier' kann ein neues Dossier angelegt werden. |
| | Dossierunabhängige Dokumente / Briefe | Hier werden die aus dem Menu Mahnwesen generierten Mahnbriefe automatisch gespeichert und angezeigt. Ebenfalls ersichtlich sind manuell hochgeladene Dokumente und erstellte Briefe.
| Button | Beschreibung |
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[Dokumente hochladen]
| Mit einem Klick auf den Button [Dokumente hochladen] können dossierunabhängige Dokumente hochgeladen werden. | | [Brief erstellen] | Mit einem Klick auf den Button [Brief erstellen] können Briefe für diesen Kunden erstellt werden. |
Hochgeladene Dokumente auf dem Kunden können verschoben, individuell sortiert wie auch umbenannt werden: Mit Pfeilen nach oben/unten verschieben:
 Zum Umbenennen auf das 'Edit' Symbol klicken:
 Neuen Titel eingeben und mit dem 'Save' Symbol speichern:
 Anpassung rückgängig vor dem Speichern = Esc Taste |
| | | Hier werden Personen-Verknüpfungen zu Familien oder Firmen erstellt. Eine Person kann gleichzeitig Ehemann/Vater einer Familie sein sowie auch Angestellter einer Firma. |
| | | Hier können Agendaeinträge zu dieser Person erfasst, sowie dossierbezogene Agendaeinträge eingesehen und bearbeitet werden. Agendaeinträge können bis zu drei Jahren (1095 Tage) in der Zukunft liegen. | Info |
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| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Agenda ersichtlich.  |
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| 6 | Notizfeld (Freitext) | Wenn der Mauszeiger über das geschlossene Notizfeld gehalten wird, öffnet sich eine Vorschau der Notizen. Durch einen Doppelklick auf dieses Feld öffnet sich das Notizfeld des Dossiers und es kann bearbeitet werden. Das Notizfeld kann durch folgende Funktionen formatiert werden: | Button | Funktion |
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| Nachdem ein Text mit der Maus markiert wurde, kann dieser mittels Klick auf dieses Symbol gelöscht werden. | | Nachdem ein Text mit der Maus markiert wurde, kann dieser mittels Klick auf dieses Symbol kopiert werden. | | Durch einen Klick auf diesen Button öffnet sich ein neues Fenster, in welchem zuvor in einem anderen Dokument kopierte Texte eingefügt werden können. | | Durch einen Klick auf diesen Button können bereits vorhandene Formatierungen entfernt werden. Der Textteil, bei dem die Formatierung entfernt werden soll, muss zuerst mit der Maus markiert werden. | | Mit diesem Dropdown Menu kann die Schriftart und Schriftgrösse angepasst werden. | | Markierter Text Fett formatieren. | | Markierter Text Kursiv formatieren | | Markierter Text Unterstrichen formatieren | | Durch einen Klick auf diesen Button kann den Notizen ein Web-Link hinzugefügt werden: 
| Nummer | Beschreibung |
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| 1 | Protokoll auswählen | | 2 | Web-Link ohne vorstehendes Protokoll einfügen | | 2 | Auswahl bestätigen. |
Der Link erscheint danach im Textfeld und kann mittels gleichzeitigen Klicks auf den Button [Ctrl] und die Linke Maustaste geöffnet werden. | | Durch einen Klick auf diesen Button kann ein als Web-Link hinterlegter Text in einen normalen Text zurück formatiert werden. | | Notizen speichern. | | Änderungen verwerfen. |
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