| Zusatzmodule | Berechtigungsstufen |
|---|---|
z.T. Modul Fremdwährungen, Modul Datatrans, Modul EFT-POS, Modul Umbrella.net Austria oder Modul Commercial erforderlich. |
Alle Berechtigungsstufen, z.T. Superuser, Supvervisor oder Buchhalter erforderlich
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Über diese Funktion werden Kundenzahlungen erfasst. Dabei können verschiedene Arten von Kundenzahlungen abgewickelt werden. So beispielsweise Bankzahlungen oder Barzahlungen, Geschenkgutschein-Zahlungen oder Zahlungen über Kreditkarten und TWINT. Ausserdem ist in speziellen Fällen auch das manuelle Anfügen von BSP-Direktzahlungen sowie im Falle von Commercial Buchungen das manuelle Anfügen von Lodge-Zahlungen möglich.
Hinweis
Begriffsklärung:
Zahlungsmittel: Unter Zahlungsmitel wird die 'Art des Geldes' verstanden, welche für die Zahlungsabwicklung verwendet wird. So z.B. Kreditkarten, Barzahlungen oder Geschenkgutscheine.
Zahlungsweg: Der Zahlungsweg beschreibt, über welchen Weg das Geld zum Reisebüro gelangt. So beispielsweise über Datatrans oder EFT-Pos.
Generelle Info
Für die Annahme eines Zahlungsmittels wie Kreditkarten, Reka-Card, TWINT etc. benötigt das Reisebüro einen entsprechenden Acquirer Vertrag.
Es muss sichergestellt sein, dass die Zahlungsplattform Datatrans:
- das gewünschte Zahlungsmittel anbietet
- das gewünschte Zahlungsmittel für das Reisebüro aktiviert
Umbrella.net bieten verschiedenste Zahlungsmittel an und ergänzt diese laufend.
Für weitere Auskünfte unser Service-Team gerne zur Verfügung unter support@umbrella.ch.
Erstes Zahlungs Fenster
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| Feld | Beschreibung | ||||||||||
| Kunde | Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Dieser kann überschrieben werden, falls es sich um eine andere Person handelt. Über den grünen Pfeil am rechten Rand des Feldes kann der ausgewählte Kunde in Umbrella.net geöffnet werden. | ||||||||||
| Zahlungsmittel | Über das Dropdown Menu das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Es stehen die folgenden Zahlungsmittel zur Verfügung:
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| Zahlungsweg | Im Dropdown Menu werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Die Auswahl im Dropdown Menu ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird:
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| Lodge | Wenn manuell eine Lodge-Zahlung erfasst werden soll, muss hier das Flag gesetzt werden. Das Lodge Flag ist nur in Kombination mit dem Zahlungsmittel Kreditkarte und dem Zahlungsweg 'n/a' oder 'BSP' möglich. Lodge-Zahlungen sind zudem nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich | ||||||||||
| Manuelle Zahlung | Dieses Flag dient der manuellen Korrektur oder der Nacherfassung von Zahlungen. Hiermit wird eine automatische maschinelle Zahlungsverarbeitung (Datatrans oder EFT POS) unterbunden, die Zahlung aber dennoch mit dem gewählten Zahlungsweg registriert. Berechtigungsstufe    Diese Aktion ist nur mit den Berechtigungsstufen Superuser, Buchhalter und Supervisor möglich. | ||||||||||
Zweites Zahlungs Fenster mit Zahlungsmittel "Andere"
Wird auf dem ersten Zahlungs Pop-up ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Andere' aufgeführt ist, so wird der zweite Zahlungs Pop-up wie folgt dargestellt:
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| Feld | Beschreibung |
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. |
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. |
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. Modul Fremdwährung
|
| Betrag in CHF | Wurde diesem Feld ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag angezeigt. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. |
| Wechselkurs | Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. |
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
| Referenznummer | Je nachdem was auf der Zahlungsform eingestellt wurde, ist die Eingabe der Referenznummer nicht ersichtlich, optional oder zwingend. |
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. |
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. |
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. |
Zweites Zahlungsfenster mit Zahlungsmittel "Gutschein"
Wird auf dem ersten Zahlungsfenster das Zahlungsmittel 'Geschenkgutschein' gewählt, können Geschenkgutscheine an Zahlung genommen werden, welche in Umbrella.net erfasst worden sind. In der Gutscheinverwaltung sind die in Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheine ersichtlich.
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| Feld | Beschreibung |
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. |
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. |
| Gutschein | In diesem Feld wird die Nummer des im Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheins eingetragen. |
| Betrag | Der Betrag wird automatisch eingetragen. Er entspricht dem Gesamtbetrag des Gutscheins, falls dieser geringer als der Rechnungsbetrag ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Rechnungsbetrag eingetragen. Der Betrag kann manuell angepasst werden. Ein Gutschein muss nicht komplett eingelöst werden. Es können also mehrere Zahlungen mit dem selben Gutschein durchgeführt werden. Die Währung der Zahlung wird durch die Währung des Gutscheins definiert. Mit einem - z.B. - Gutschein in CHF kann nicht in EUR bezahlt werden. |
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. |
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. |
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. |
Zweites Zahlungsfenster mit Zahlungsmittel 'Karten'
In Bezug auf Kreditkartenzahlungen wird zwischen Präsenz-Zahlungen, Distanz-Zahlungen und BSP-Zahlungen unterschieden:
| Präsenz-Zahlung | Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT POS-Gerät. |
| Distanz-Zahlung | Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird aus Umbrella.net über Datatrans abgewickelt. |
| BSP-Zahlung | Die Kreditkarte wurde über ein GDS (Galileo, Amadeus, Sabre, Worldspan) abgewickelt. |
Zahlungswege n/a
Wird auf dem ersten Zahlungsschrim ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird ein Zahlungsweg 'n/a' gewählt ist die Darestellung des zweiten Zahlungsfensters wie folgt:
| |
| Feld | Beschreibung |
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. |
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. |
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. |
| Betrag in CHF | Wurde diesem Feld ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag angezeigt. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. |
| Wechselkurs | Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. |
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
| Kundenkreditkarte | Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown Menu ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen. Wenn hier eine bereits bestehende Kundenkreditkarte ausgewählt wird, sind die nachfolgend beschriebenen Felder im Bereich 'Kreditkarten' nicht editierbar. |
| Kreditkartentyp | Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem ersten Zahlungsschirm gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden. |
| Name auf der Karte | Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen. |
| Kreditkartennummer | Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll. Es werden nur die letzten vier Ziffern abgebildet. |
| Ablaufdatum | In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetragen. |
| Kreditkarte speichern | Das Flag muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der Filialeinstellung das Flag bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern' gesetzt, so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern. |
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. |
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. |
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. |
Zahlungsweg Datatrans
Wird auf dem ersten Zahlungsschrim ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird ein Zahlungsweg 'Datatrans' gewählt ist die Darestellung des zweiten Zahlungsfensters wie folgt (Zahlungen mit dem Zahlungsmittel TWINT werden weiter unten beschrieben):
| |
| Feld | Beschreibung |
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. |
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. |
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. |
| Betrag in CHF | Wurde diesem Feld ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag angezeigt. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. |
| Wechselkurs | Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fremdwährung ersichtlich. |
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
| Kundenkreditkarte | Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown Menu ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen. Wenn hier eine bereits bestehende Kundenkreditkarte ausgewählt wird, sind die nachfolgend beschriebenen Felder im Bereich 'Kreditkarten' nicht editierbar. |
| Kreditkartentyp | Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem ersten Zahlungsschirm gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden. |
| Kreditkarte speichern | Das Flag muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der Filialeinstellung das Flag bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern' gesetzt, so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern. |
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. |
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. |
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. |
Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich. | |
Zahlungsweg Datatrans mit Zahlungsmittel TWINT
Wird auf dem ersten Zahlungsschirm das Zahlungsmittel TWINT gewählt ist der Zahlungsweg 'Datatrans' obligatorisch. Die Darstellung des zweiten Zahlungsfensters ist wie folgt:
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| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. |
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. |
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. |
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. |
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. |
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. |
Hinweis
Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich. | |
Zahlungsweg BSP
Wird auf dem erste Zahlungsschirm ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'BSP' gewählt, ist die Darstellung wie folgt.
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| Feld | Beschreibung |
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. |
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. |
| Rechnungsposition | Mit der Rechnungsposition wird diejenige Position angegeben, welche mit der BSP-Zahlung beglichen werden soll. Der Betrag der BSP-Zahlung ist nicht editierbar da dieser aus der gewählten Position übernommen wird. Befinden sich in der Rechnungsposition mehrere Flugtickets, kann beim manuellen Anfügen von BSP Zahlungen ein bestimmtes Flugticket angewählt und bezahlt werden. Die Flugbillette sind mittels Klick auf das Dropdown Menu unter der Rechnungsposition ersichtlich. Der Betrag der BSP-Zahlung ist dann nicht editierbar, da dieser aus dem ausgewähltem Flugticket übernommen wird. |
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. |
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
| Kundenkreditkarte | Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown Menu ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen. Wenn hier eine bereits bestehende Kundenkreditkarte ausgewählt wird, sind die nachfolgend beschriebenen Felder im Bereich 'Kreditkarten' nicht editierbar. |
| Kreditkartentyp | Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem ersten Zahlungsschirm gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden. |
| Name auf der Karte | Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen. |
| Kreditkartennummer | Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll. Es werden nur die letzten vier Ziffern abgebildet. |
| Ablaufdatum | In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetragen. |
| Kreditkarte speichern | Das Flag muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der Filialeinstellung das Flag bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern' gesetzt, so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern. |
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. |
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. |
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. |
Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Commercial ersichtlich. | |
Zahlungsweg EFT-POS
Wird auf dem ersten Zahlungsschirm ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'EFT-POS' gewählt, ist die Darstellung wie folgt:
| |
| Feld | Beschreibung |
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. |
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. |
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. |
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. |
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. |
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. |
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. |
Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul EFT-POS ersichtlich. | |
Drittes Zahlungsfenster mit Zahlungsmittel 'Karten'
Wird beim Zahlungsweg Datatrans, Zahlungsschirm zwei, 'Andere Kreditkarte' angewählt, muss mit dem Button 'Weiter' die Datatranszahlungsseite geöffnet werden, um die Zahlung zu erfassen:
| |
| Feld | Beschreibung |
| Name auf Karte | Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen. |
| Karten Nr. | Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll. Es werden nur die letzten vier Ziffern abgebildet. |
| Monat | Ablaufmonat der Kreditkarte |
| Jahr | Ablaufjahr der Kreditkarte |
| CVV | Dreistelliger Sicherheitscode der Kreditkarte |
| Zahlen | Zahlung auslösen. |
Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich. | |
Drittes Zahlungsfenster mit Zahlungsmittel 'TWINT'
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| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Betrag der im Zahlungsfenster zwei eingegeben wurde |
| 2 | Vom Kunden zu scannender QR Code. |
| 3 | Alternativer Code zur manuellen Eingabe in der TWINT App. |
Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich. | |
Arbeitsabläufe / Prozesse
| Zahlung anfügen | Eine neue Zahlung wird über den Button [Zahlung anfügen} angefügt. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Zahlungsvorgängen können den vorhergegangenen Beschreibungen entnommen werden.
Das Anfügen von Zahlungen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist. |
| Zahlung stornieren | Um eine Zahlung zu stornieren, muss im Bereich 'Zahlungseingänge' auf den Button [X] hinter der Zahlung geklickt werden.
Das Anfügen von Zahlungen ist nur mit der Berechtigung Buchhalter erlaubt, wenn das Dossier älter als 2 Jahre ist. |
| Rückerstattung/Teilrückerstattung Datatrans | Wenn mit dem Modul Datatrans gearbeitet wird ist es möglich, eine Teilrückerstattung vorzunehmen. Hierzu wird im Bereich 'Zahlungseingänge' auf den Button [X] hinter der entsprechenden Zahlung geklickt. Anschliessend öffnet sich ein Zahlungsscreen, auf welchem der Rückerstattungsbetrag eingegeben werden kann. Der rückerstattete Betrag ist anschliessend im Dossier im Bereich 'Zahlungen' ersichtlich. Der Kunde erhält keine Belastung, wenn eine Zahlung am gleichen Tag storniert wird. Ab dem zweiten Tag bis zum 180 Tag nach der Zahlungserfassung kann eine Zahlung gutgeschrieben werden. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich. |
| EFT-POS Zahlungen stornieren | Storniert werden kann immer nur die zuletzt getätigte Zahlung über das Terminal Wenn die Zahlung, die storniert werden soll nicht die zuletzt getätigte ist, muss eine Gutschrift auf die Karte des Kunden erfasst werden. Die Gutschrift muss über das EFT-POS Gerät erfolgen. Zahlungen die schon in einem Tagesabschluss sind, können nicht mehr storniert werden |
| Quittung anzeigen | Wurde eine Zahlung entgegengenommen, so kann im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' mit einem Klick auf den Link der Zahlung die Quittung als PDF Dokument angezeigt und ausgedruckt werden. Was auf der Quittung angedruckt wird variert je nach Art der Zahlung.
Die Belege erfüllen die Anforderungen der Registrierkassenpflicht für 2017 mit Bezeichnung des Unternehmens, fortlaufende Belegnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden, Datum der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung, QR-Code, verschlüsselter Umsatzzähler, Kassenidentifikationsnummer sowie den Betrag der Barzahlung. Wird eine Zahlung angefügt mit einer Zahlungsart die "Relevant für Registrierkassenpflicht" gesetzt hat, wird der Beleg zur Signatur an Fiskaltrust geschickt und mit dem maschinenlesbaren QR-Code versehen. |
| Beleg anzeigen | Im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' kann mit einem Klick auf das Icon |
| Rechnung auswählen | Bei mehreren offenen Rechnungen für den gleichen Rechnungsempfänger erscheint im zweiten Zahlungsscreen die oberste Rechnung gemäss Dossierübersicht. Sollte die Zahlung einer anderen Rechnung zugewiesen werden, kann via das Dropdown Menu die gewünschte Rechnung angewählt werden.
Der vorgeschlagene Betrag im zweiten Zahlungsscreen ist immer der offene Betrag der ausgewählten Rechnung. Sollte eine andere Rechnung, mit unterschiedlichem Betrag ausgewählt werden, wird der Betrag angepasst. |
Technische / Funktionale Details
Voreinstellung / Defaults / Automatismen
| Validierung EFT-POS | Die Zahlungsform und die Kreditkartennummer werden beim Zahlungsweg 'EFT Pos' validiert. Wenn eine Zahlungsform z.B. "Visa" gewählt wurde, der Kunde aber zahlt mit seiner Mastercard, dann wird beim Speichern der Zahlung die Zahlungsform automatisch auf "Mastercard" abgeändert. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul EFT-POS ersichtlich. |
| Validierung Datatrans | Beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem Kunden sowie beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem zweiten Zahlungsscreen wird die Zahlungsform und die Kreditkartennummer validiert. Wird z.B. die Zahlungsform 'VISA' gewählt und die Nummer entspricht dem Nummernkreis von 'Mastercard', kann die Kreditkarte nicht gespeichert werden. Es erscheint ein entsprechender Hinweis. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich. |
| Validierung Lodge Karte | Zahlungen mit Lodgekarten (Airplus, American Express), die auf dem Kunden mit 'Lodge' definiert sind, haben den Zahlungsweg 'BSP' vorgegeben und das Flag 'Lodge' gesetzt. Die eingegebenen Kombinationen von Kreditkarte / Zahlungsweg / Flag 'Lodge' werden validiert und wenn nötig nicht zugelassen. So wird eine Kombination von VISA /Datatrans / Flag 'Lodge' abgefangen und die Zahlung wird nicht ausgeführt. Hat der Rechnungsempfänger die Einstellung 'Autom. Lodge-Zahlung' hinterlegt, wird die Zuweisung 'Flugposition / Flugticket / BSP CC-Direktzahlung' für das Flugticket validiert. Wurde z.B. eine Flugposition mit zwei Flugtickets auf zwei Rechnungen verteilt und die BSP CC-Direktzahlung nur der Flugposition zugewiesen und nicht dem Flugticket, kann die Rechnung nicht nummeriert werden. Korrekturen siehe Troubleshooting. |
| Datatrans | Werden Kreditkartenzahlungen in Umbrella.net entgegengenommen, so können die vollständigen Kreditkartendaten erfasst werden. Diese werden beim Speichern sofort verschlüsselt und im Kundenprofil wird anstelle der Kreditkartennummer eine Alias ersichtlich (z.B. 490115ABCDEF1234). Die vollständige Kreditkartennummer wird auf dem Server von Datatrans gespeichert und bei jedem zukünftigen Zahlungsvorgang dort abgerufen. Es kann pro Merchand ID bei Datatrans eingestellt werden, ob die CVV zwingend oder optional eingegeben werden muss. Wenn die CVV zwingend einzugeben ist und die Kreditkarte zum ersten Mal verwendet wird, muss die CVV auf der Zahlungsseite von Datatrans eingegeben werden. Wird die Kreditkarte vor der Zahlungserfassung auf dem Kunden gespeichert oder zum zweiten Mal verwendet und ist somit verschlüsselt, ist die CVV Eingabe nicht erforderlich. Modulhinweis Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Datatrans ersichtlich. |
| Zahlungsverteilung | Wenn zwei Belege miteinander verbunden werden (z.B. Rechnung und Zahlung, Einkäufe miteinander ausgleichen, Lieferantenzahlungen miteinander verrechnen) werden Zahlungsverteilungen erstellt. Die Zahlungsverteilungen haben Auswirkungen auf die OP-Listen, dh. bis zur Zahlungsverteilung bleibt ein Beleg offen. Für das Valuta- und Stornodatum von Zahlungsverteilungen gelten die folgenden Regeln: Wird eine Zahlung einer nummerierten Rechnung zugewiesen gilt:
Wird eine Zahlung in der Dossier Finanzsicht von einer bereits nummerierten Rechnung auf eine andere bereits nummerierte Rechnung umverteilt, gilt:
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