Dokumentelemente

Zusatzmodule	Berechtigungsstufen
Kein zusätzliches Modul erforderlich	Berechtigungsstufen Supervisor

Im Register Verwaltung sind die Dokumentelemente zu finden. In den Dokumentelemente werden z.B. "Absender", "Dokumentenempfänger", "Logo" u.v.m. erfasst.

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Suchen

Button/Dropdown-Menu	Beschreibung
Button [Suchen]	Im Feld "Volltext" kann nach bereits bestehenden Dokumentelementen gesucht werden.
Button [Neu]	Über den Button [Neu] wird ein neues Dokumentelement erstellt.
Dropdown-Menu Elementtyp	Die Suche kann hier auf einen Elementtyp wie beispielsweise "Absender" eingeschränkt werden.

2

Dokumentelemente

Dokumentelemente

Feld

Beschreibung

Elementtyp

Hier wird ausgewählt, für welches Element der im Textfeld eingegebene Text genutzt wird.

Elementtyp	Beschreibung / Hinweise
Absender	Anschrift des Mandanten / Filiale für Platzierung auf den Dokumenten
Dokumentenempfänger	Anschrift des Kunden für Platzierung auf den Dokumenten
Bankdaten	IBAN für Überweisung für Platzierung auf den Dokumenten
Logo	Verschiedene Bilder möglich max. 2 Logos auf Dokumenten möglich. Ausnahme QR-Zahlteil max. 1 Logo
Diverses	Freie Textwahl
QR-Zahlteil Text	Freie Textwahl auf dem QR Zahlteil

Einschränken auf Filiale

Das Dokumentelement kann einer bestimmten Filiale zugeteilt werden. Wird im Dropdown-Menu "-" gewählt, gilt das Dokumentelement für den Mandanten.

Layout

Feld	Beschreibung
Von oben	Hier wird der Abstand in CM gewählt, welches das Dokumentelement vom oberen Blattrand her gesehen, einnehmen soll.
Von links	Hier wird der Abstand in CM gewählt, welches das Dokumentelement vom linken Blattrand her gesehen, einnehmen soll.
Schriftgrösse (pt)	Über das Dropdown-Menu wird die Schriftgrösse des Dokumentelements angegeben.

Sonstiges

Feld

Beschreibung

Anzeigen auf

Hier wird mittels Flag in der Check-Box bestimmt, auf welchen Dokumenten das Dokumentelement angezeigt werden soll. Es kann grundsätzlich gewählt werden, ob das Element "Bei Druck" oder "Bei E-Mail-Versand" angezeigt werden soll. So kann beispielsweise das Logo beim Druck der Rechnung nicht angedruckt werden, wenn auf Logopapier gedruckt wird. Beim E-Mail-Versand wiederum kann das Logo auf der Rechnung angezeigt werden.

Beschreibung	Ort	Beschreibung	Ort
bei Druck Rechnung	auf der gedruckten Variante aus dem Doceditor	bei E-Mail Versand Rechnung	auf der Dossierübersichtsseite PDF oder auf dem PDF der verschickten Email
bei Druck Reiseprogramm	auf der gedruckten Variante Word	bei E-Mail Versand Reiseprogramm	auf dem PDF der verschickten Email
bei Druck Quittung	auf der gedruckten Variante PDF	bei E-Mail Versand Bestätigung	auf dem PDF der verschickten Email
bei Druck Standardbriefe	auf der gedruckten Variante Word	QR Zahlteil auf QR Rechnung	auf der Dossierübersichtsseite PDF oder auf dem PDF der verschickten Email
bei Druck Bestätigung	auf der gedruckten Variante
Primäres Logo	Haupt-Logo inkl. rechts oben Umbrella.net

Verfügbare Platzhalter

Im Textblock wird das Dokumentelement erfasst. Beim Dokumentelement "Logo" wird das Reisebürologo in Umbrella.net hochgeladen. Zum Erfassen der Dokumentelemente stehen einerseits Freitext zur Verfügung, andererseits kann mit den vorhandenen Platzhalter gearbeitet werden. Die Platzhalter greifen auf die entsprechenden Felder in Umbrella.net zu. Werden diese Felder in Umbrella.net verändert, passt sich das Dokumentelement automatisch entsprechend an.

Button [Spracheintrag hinzufügen]

Für die Bereiche Logo, Absender, Bankdaten und Kontaktdaten kann über den Button [Spracheintrag hinzufügen] das Dokumentelement in mehreren Sprachen erfasst werden. Zusätzlich können über diesen Button auch mehrere Logos hinterlegt und der jeweils gewünschten Filiale zugewiesen werden.

3

Layout prüfen

Layout

Feld	Beschreibung
Layout prüfen	Das Layout kann mit Klick auf den Link (z.B. der Rechnung, des Reiseprogramms, des Gutscheines) selbständig gestaltet und geprüft werden.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Dokumentelement erfassen	Über den Button [Neu] wird ein neues Dokumentelement erfasst.
Bestehendes Dokument verändern	Um ein Dokumentelement zu verändern, dieses zuerst über die Suchfunktion aufrufen. Anschliessend die gewünschten Änderungen vornehmen und schlussendlich speichern.
Dokumentelement löschen	Ein Dokumentelement wird gelöscht, indem es über die Suchfunktion aufgerufen und anschliessend über den Button [Löschen] gelöscht wird.

Dokumentelemente

Arbeitsabläufe / Prozesse

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