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| Zusatzmodule | Berechtigungsstufen |
|---|
Kein zusätzliches Modul erforderlich, z.T. Modul Commercial erforderlich. | |
Mitteilungen, die aus Umbrella.net per SMS und/oder Mail an den Kunden verschickt wurden, sind im Register Mitteilungen archiviert. Alle Mitteilungen, die Dossier relevant sind, werden hier gespeichert. Es ist möglich ein SMS, ein E-Mail oder einen manuellen Eintrag zu erstellen. Eingehende Mails sind ebenfalls hier ersichtlich. Zudem Ausserdem werden Systemmeldungen welche durch einen Abbruch des vollautomatischen Prozesses verursacht werden hier angezeigt.
| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung |
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| 1 | Bereich Mitteilungen | | Feld | Beschreibung |
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| Von | Welcher Von welchem Benutzer hat wurde diese Mitteilung erstellt oder gesendet. Auch Umbrella.net das System kann ein Absender sein. | | An | An welchen Empfänger Kunden oder Benutzer wurde diese Mitteilung versandt. | | Betreff | Hier wird der Betreff im Titel der Mitteilung oder, bei SMS, der Text wird hier eingefügt, oder bei SMS der Text. | | Datum | Hier ist das genaue Datum und die Uhrzeit der gesendeten oder empfangenen Mitteilung ersichtlich. | | Fällig | Hier kann ein Reminder, der bei Fälligkeit als Agendaeintrag auf dem Arbeitsplatz angezeigt wird, erfasst werden. das Datum eintragen, wann eine Antwort von dieser Mitteilung erwartet wird. Es wird ein Agendaeintrag generiert. | | Erledigt | Hier kann ein Flag in der Checkbox gesetzt werden, sobald keine weitere Bearbeitung mehr nötig ist. die ausstehende Antwort der Mitteilung eingetroffen ist. Wenn dieses Flag gesetzt wurde, erscheint ein erledigt Datum und die Mitteilung wird grau hinterlegt. Die Checkbox erscheint nur bei Mitteilungen bei denen eine Antwort ausstehend ist. |
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| 2 | Darstellung Mitteilungen | | Feld | Beschreibung |
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| Gesendete E-Mails | schwarz hinterlegt. | | E-Mails mit 'Antwort erwartet bis' | Fälligkeitsdatum und eine Checkbox "Erledigt" zum Abhacken. | | E-Mails die erledigt wurden | grau hinterlegt/inaktiv. | | Incoming Mails | fett schwarz. | | Systemmeldungen | fett schwarz. | | SMS | schwarz. |
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Arbeitsabläufe / Prozesse
| Aktion | Beschreibung |
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Incoming Mails | Umbrella.net hat die Möglichkeit ein E-Mail Postfach nach Dossier relevanten E-Mails abzufragen und diese dem entsprechenden Dossier zuzuteilen. Die Dossier relevanten E-Mails sind unter dem Register Mitteilungen ersichtlich. Es besteht die Möglichkeit, ist möglich aus Umbrella.net auf ein Incoming Mail zu antworten. Um die Incoming Mails empfangen zu können, müssen die POP3 / IMAP Eingaben bei Mandant und Filiale (Filialcodes) hinterlegt werden. Damit eine E-Mail im entsprechende Dossier ankommt, angehängt wird muss im Mailbetreff Titel die Dossiernummer (Beispiel ref. 10) vorhanden sein oder eine Bookingfile Number (Beispiel KO86LI). |
Manueller Eintrag | Es kann unter dem Register Mitteilungen ein manueller Eintrag erstellt werden. | Feld | Beschreibung |
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| Betreff | Titel des Eintrages. | | Nachricht | Detaillierte Eingehende Erläuterung zum Titel. | | Antwort erwartet bis | autom. Reminder Bis wann muss sich die Person wieder melden oder bis wann muss der Eintrag erledigt werden. |
Ausstehende Einträge erscheinen auch auf dem Arbeitsplatz unter Nachrichten als Agenda-Eintrag. |
Systemmeldungen | Umbrella.net hat die Möglichkeit Dossiers vollautomatisch zu bearbeiten. Sollte dieser autom Prozess unterbrochen werden, erstellt Umbrella.net einen Agenda-Eintrag mit dem Hinweis eines Systemfehlers. Falls während dem vollautomatisch Prozess ein Fehler auftritt, weil zum Beispiel eine E-Mail Adresse nicht hinterlegt ist, sendet Umbrella.net eine Systemnachricht. Diese wird ebenfalls im Register Mitteilungen auf dem Dossier und unter Nachrichten auf dem Arbeitsplatz angezeigt. |
