Mahnwesen

Zusatzmodul	Berechtigungsstufen
Kein zusätzliches Modul erforderlich Modulhinweis Wird mit dem Modul Belege-Export gearbeitet, ist diese Seite nicht ersichtlich.	Berechtigungsstufen Buchhalter oder Supervisor

Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen, aktuell noch offenen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen. Es wird mit 3 Mahnstufen gearbeitet:

Mahnstufen	Vorauszahlungskriterien	Restzahlungskriterien
1.Mahnstufe	Vorauszahlung der Rechnung noch nie gemahnt. Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag. Fälligkeit der Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung.	Restzahlung der Rechnung noch nie gemahnt. Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag. Fälligkeit der Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung.
2.Mahnstufe	Vorauszahlung der Rechnung genau einmal gemahnt. Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag. Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung.	Restzahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt. Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag. Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung.
3.Mahnstufe	Vorauszahlung der Rechnung mehr als einmal gemahnt. Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag. Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung.	Restzahlung der Rechnung mehr als einmal gemahnt. Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag. Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung.

Grundeinstellungen

Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen folgende Einstellungen beachtet werden:

Festlegen der Defaultwerte	Zuerst bestimmen, wie viele Tage nach Fälligkeit einer Rechnung ein Kunde gemahnt werden soll. Im Menu Filiale befindet sich die Standardeinstellung, welche für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, bei einzelnen Kunden den Wert individuell zu hinterlegen.
Layout	Das Layout der Mahnung basiert auf dem Layout der Rechnung und enthält die gleichen Dokumenelemente wie die Rechnung. Unter Verwaltung - Dokumenteinstellungen kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt.
Prüfen ob E-Mail Adresse auf Benutzer hinterlegt ist	Damit das E-Mail mit dem gesamten Mahndokument beim Benutzer ankommt, muss unter Verwaltung / Benutzer / Mitarbeiterdaten die E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Nummer

Bezeichnung

Beschreibung

1

Mahnungslauf

Feld	Beschreibung
Filiale	Die Mahnungen können für eine einzelne Filiale oder über den gesamten Mandanten erstellt werden.
Kunde	Hier kann spezifisch ein Kunde ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, werden fällige Rechnungen gesamthaft gesucht.
Mahnungslauf	Mittels Drop-Down kann die Mahnstufe selektiert werden.

Vorschau: Nach Klicken auf den Button [Vorschau] erscheint eine Übersicht der zu mahnenden Rechnungen.
Verarbeiten: Ist die Vorschau Liste OK, zum Erstellen der Mahnbriefe auf den Button [Verarbeiten] klicken.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mahnung erstellen

Um eine Mahnung zu erstellen ist wie folgt vorzugehen:

Aktion	Beschreibung
Kunden selektieren	Auf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten. Zuerst erscheinen alle Kunden in der Auswahl aktiv. Mit Entfernen des Flags in der Checkbox können Kunden von der Mahnliste entfernt werden. Diese Kunden erscheinen beim nächsten Aufruf der Vorschauliste erneut.
Kontrolle oder Weiterbearbeitung auf Kundenübersicht	Es besteht die Möglichkeit, mit Klick auf den Link beim Kunden, direkt zur Kundenübersicht zu gelangen. Von hier aus können die offenen Posten geprüft und/oder auf ein verknüpftes Dossier zugegriffen werden. Die Liste ist dynamisch dh wird in einem Dossier eine Zahlung vorgenommen und danach über das Menu ins Mahnwesen gewechselt, wird durch den erneuten Klick die Liste [Vorschau] aktualisiert.
Erstellen der Mahnbriefe	Mittels Klick auf den Button [Verarbeiten] erhält der Umbrella-Benutzer eine E-Mail von Umbrella mit dem Link zu einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann für den Postversand gedruckt werden. Alternativ kann das PDF per E-Mail an die Kunden verschickt werden. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden, da kein Dokument mit dem gesamten Mahnlauf in Umbrella gespeichert wird. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem Kunden bei den dossierunabhängigen Dokumente/Briefe gespeichert, welche auch später jederzeit ausgedruckt werden kann. Im betreffenden Dossier wird ein Eintrag im Register History erstellt.

Pro Mahnstufe wird ein separater Mahnlauf erstellt.

Mahnwesen

Grundeinstellungen

Mahnung erstellen

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