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ZusatzmodulBerechtigungsstufen

Kein zusätzliches Modul erforderlich

 

Modulhinweis

Wird mit dem Modul Belege-Export gearbeitet, ist diese Seite nicht ersichtlich.

Berechtigungsstufen Buchhalter oder Supervisor


Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen, aktuell noch offenen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen. Es wird mit 3 Mahnstufen gearbeitet:


MahnstufenVorauszahlungskriterienRestzahlungskriterien
1.Mahnstufe
  • Vorauszahlung der Rechnung noch nie gemahnt.
  • Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag.
  • Fälligkeit der Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung.
  • Restzahlung der Rechnung noch nie gemahnt.
  • Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
  • Fälligkeit der Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung.
2.Mahnstufe
  • Vorauszahlung der Rechnung genau einmal ein Mal gemahnt.
  • Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag.
  • Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung.
  • Restzahlung der Rechnung einmalgenau ein Mal gemahnt.
  • Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
  • Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung.
3.Mahnstufe
  • Vorauszahlung der Rechnung mehr als einmal ein Malein Mal gemahnt.
  • Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag.
  • Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung.
  • Restzahlung der Rechnung mehr als einma ein Mal gemahnt.
  • Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
  • Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung.


 Grundeinstellungen

Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen folgende Einstellungen beachtet werden beachten:

Festlegen der DefaultwerteZuerst bestimmen wird bestimmt, wie viele Tage nach der Fälligkeit der einer Rechnung der ein Kunde gemahnt werden soll. Im Menü Menu Filiale befindet sich die Standardeinstellung, welche für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, auf jeden einzelnen Kunden einzeln den Wert individuell zu hinterlegen einen anderen Wert zu hinterlegen.
LayoutDas Layout der Mahnung basiert auf dem Rechnngslayout Layout der Rechnung und enthält die gleichen Dokumenelemente wie die Rechnung. Unter Verwaltung / Dokumenteinstellungen kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Der Kontoauszug behinhaltet alle überfälligen Rechnung inkl Belege (z. Bsp. Anzahlungen) Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt.
Prüfen ob E-Mail Adresse auf Benutzer hinterlegt istSofern das Mahndokument per Mail an den Kunden verschickt wird, vorab prüfen, ob die E-Mail beim den Kundendaten (Benutzer) erfasst ist. Damit das E-Mail mit dem gesamten Mahndokument beim Benutzer ankommt, muss unter Verwaltung / Benutzer  / Mitarbeiterdaten die E-Mail Adresse hinterlegt sein.


NummerBezeichnungBeschreibung
1Mahnungslauf
FeldBeschreibung
FilialeDie Mahnungen können für eine einzelne Filiale oder über den gesamten Mandanten erstellt werden.
KundeHier kann spezifisch ein Kunde ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, werden fällige Rechnungen gesamthaft gesucht.
MahnungslaufMittels Drop-Down kann die Mahnstufe selektiert werden.

Vorschau: Nach Klicken auf den Button [Vorschau] erscheint eine Übersicht der zu mahnenden Rechnungen.
Verarbeiten: Zum Erstellen der Mahnbriefe auf den Button [Verarbeiten] klicken. Ist die Vorschau-Liste OK zum Erstellen der Mahnbriefe, werden diese mittels klicken auf den Button [Verarbeiten] generiert.

Arbeitsabläufe / Prozesse

Mahnung erstellen

Um eine Mahnung zu erstellen ist wie folgt vorzugehen: gehen Sie bitte wie folgt vor:

AktionBeschreibung
Kunden selektierenAuf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten. sollen. Zuerst erscheinen alle Kunden in der Auswahl aktiv. Mit Entfernen des Hakens Häckchens in der Checkbox können Kunden von der Mahnliste entfernt werden. Diese Kunden erscheinen beim nächsten Aufruf der Vorschauliste erneut wieder.
Kontrolle oder Weiterbearbeitung auf KundenübersichtEs besteht die Möglichkeit, mit Klick klicken auf den Link beim auf dem Kunden, direkt zur Kundenübersicht zu gelangen. Von hier aus können die offenen Posten geprüft und/oder auf ein verknüpftes Dossier zugegriffen werden. Hier können zum Beispiel die Offenen Posten überprüft werden oder weiter auf ein verknüpftes Dossier geklickt werden. Die Liste ist dynamisch dh wird in einem Dossier eine Zahlung vorgenommen, danach über Menu ins Mahnwesen gewechselt, wird durch den erneuten Klick die Liste [Vorschau] aktualisiert. Wenn zum Beispiel auf einem Dossier jetzt eine Zahlung angefügt wird und dann wieder auf das Menü Mahnwesen gewechselt wird, wird durch erneutes klicken auf den Button [Vorschau] die Liste aktualisiert.
Erstellen der MahnbriefeMittels Klick klicken auf den Button [Verarbeiten] erhält der Umbrella-Benutzer eine E-Mail von Umbrella mit dem Link zum einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann nun ausgedruckt werden für den Postversand oder und die Mahnungen verschickt werden Es empfiehlt sich, dieses PDF Dokument loka zu speichern. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden, da kein Dokument mit dem gesamten Mahnlauf in Umbrella gespeichert wird. Pro Kunde und Mahnstufe wird auf dem Kunden in der Kachel "Dossierunabhängige Dokumente" automatisch eine Kopie abgelegt. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem Kunden bei den dossierunabhängigen Dokumente/Briefe gespeichert, welches auch später jederzeit ausgedruckt werden kann. Im betreffenden Dossier wird ein Eintrag im Register History erstellt.

Pro Mahnstufe wird ein separater Mahnlauf erstellt.

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