| Speichern | Durch einen Klick auf den Button [Speichern] wird der Kunde gespeichert. Wenn der Kunde gespeichert wird, wird u.a. eine automatisch generierte Kundennummer zugeteilt. Zudem wird geprüft, ob auf dem Mandanten ein ähnlicher oder derselbe Kunde bereits existiert. |
| Abbrechen | Durch einen Klick auf den Button [Abbrechen] wird der Prozess abgebrochen. |
| Kunde löschen | Durch einen Klick auf den Button [Löschen] kann der Kunde gelöscht werden sofern noch keine Dossiers erfasst wurden. |
| Kunden Zusammenführen | Durch einen Klick auf den Button [Zusammenführen] können doppelt erfasst Firmen zusammengeführt werden. | Note |
|---|
|   Diese Aktion erfordert die Berechtigungsstufe Superuser oder Supervisor.
|
|
| Sachbearbeiter des Kunden manuell ändern | - Hier kann mittels Dropdown Menu der Sachbearbeiter geändert werden. Innerhalb einer Filiale kann der Kunde von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter verschoben werden.
- Die Auswahl der Benutzer im Dropdown Menu verändert sich je nach Viewlevel. Beim Viewlevel Filiale können die aktiven Benutzer der Filiale eingegeben werden.
- Beim Viewlevel Mandant erscheint ein Suchfeld, über welches nach dem neuen Sachbearbeiter gesucht werden kann.
- Wenn eine Firma in eine andere Filiale verschoben werden soll, werden alle Angestellten mitverschoben. Die zugehörigen Personen bleiben in der ursprünglichen Filiale, da die Privatperson an einem anderen Ort wohnen/buchen kann als die Firma.
|
| TAF Modell speichern | Über das Dropdown Menu kann ein TAF Modell ausgewählt und gespeichert werden. 
|
| TAF Positionen erstellen / TAF anwenden | TAF Positionen können über den Doceditor erstellt respektive angewandt werden. |
| Dossierunabhängige Dokumente hochladen | Über den Button [Dokument hochladen] können Dokumente wie z.B. Passkopien der Kunden im Umbrella.net gespeichert werden (max 1.5MB pro Dokument). Es können Dokumente mit den folgenden Formaten hochgeladen werden: - .rtf
- .txt
- .pdf
- .gif
- .jpeg
- .png
- .doc
- .xml
- .html
| Schritt | Beschreibung |
|---|
| 1 | Den Button [Dokument hochladen] anwählen. | | 2 | In das Feld bei Datei klicken und das gewünschte Dokument auswählen oder mittels "drag & drop" das gewünschte Dokument reinziehen. | | 3 | Im Feld "Beschreibung" einen Titel für das Dokument eingeben | | 4 | Das hochgeladene Dokument ist nun unter "Dossierunabhängige Dokumente" ersichtlich. Das Dokument kann von jedem Benutzer desselben Mandanten direkt geöffnet werden. |
|
| Ändern eines dossierunabhängigen Dokumentes | | Schritt | Beschreibung |
|---|
| 1 | Änderungen im Dokument vornehmen und Dokument z.B. auf dem Arbeitsplatz speichern. | | 2 | Das Dokument über den Button [Dokument hochladen] erneut hochladen. Soll das bereits bestehende Dokument ersetzt werden, bei "Ersetzt" das bestehende Dokument anwählen. |
|
| Löschen eines dossierunabhängigen Dokumentes | Bei dem zu löschenden Dokument auf den Button [X] klicken |
| Dossierunabhängigen Brief erstellen | 
Über den Button [Brief erstellen] können aus Umbrella.net generierte Standard-Briefe erfasst werden. Die Texte der Standard-Briefe können in den Stammdaten individuell pro Mandant hinterlegt werden. | Schritt | Beschreibung |
|---|
| 1 | Auf den Button [Brief erstellen] klicken. | | 2 | Es öffnet sich eine Maske. Hier manuell den Betreff des Briefes eintragen. | | 3 | Über das Dropdown Menu den entsprechenden Brief auswählen. | | 4 | Falls gewünscht das Flag in der Check-Box "Losgelöste Kopie des Originalbriefs auf dem Kunden ablegen (automatisch hochladen)" aktivieren, so dass eine Kopie des Briefes automatisch gespeichert wird. | | 5 | Den Button [Brief öffnen] anklicken. Der Brief öffnet sich im Word und kann von dort weiterbearbeitet und ausgedruckt werden. Werden im Word Änderungen vorgenommen die im Umbrella.net ersichtlich sein sollen, so muss das Dokument gespeichert und über den Button [Dokument hochladen] hochgeladen werden. |
| Info |
|---|
| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul MPD ersichtlich.  |
|
| Duplicate Check | Beim Erfassen eines Kunden wird automatisch ein "Duplicate Check" durchgeführt. D.h. Umbrella.net überprüft, ob Name und Adresse bereits im Kundenstamm vorhanden sind. Findet Umbrella.net ähnliche oder identische Angaben, so erscheint eine Meldung. In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob es sich bei der vorgeschlagenen Firma um dieselbe Person handelt, die soeben erfasst werden sollte. | Wenn ja... | Die bereits bestehende Firma kann über den vorgeschlagenen Link geöffnet werden. | | Wenn nein... | Falls es sich bei den vorgeschlagenen Firma nicht um den aktuellen Kunden handelt, so muss die neu erfasste Person über den Button [Speichern] gespeichert werden. Die neue Person ist jetzt im System erfasst. |
Kriterien, nach denen eine Firma als Duplicate erkannt wird: | Kriterium | Beschreibung |
|---|
| Personen | Sind drei Felder identisch abgefüllt, wird der Kunde als Duplicate erkannt. Ebenso wird der Kunde als Duplicate erkannt, wenn sich die Inhalte eines Feldes nur leicht voneinander unterscheiden. Es werden die folgenden Felder auf ihren Inhalt geprüft: Beispiel: Es wurden die folgenden Kundinnen erfasst: | Name | Ortschaft |
|---|
| Migro | Brig | | Migros | Brugg |
Da sich die Inhalte der abgefüllten Felder nur leicht unterscheiden, sind diese Kunden potentielle Duplicates. | | Kunden mit einer Buchungsquelle | Für Kunden die einer Buchungsquelle zugeordnet sind, wird für den Duplicate Check die E-Mail Adresse verglichen (exakter Vergleich, ausser Gross-/Kleinschreibung). Beispiel: Bucht zuerst ein Hr. Thomas Müller aus Lenzburg mit der E-Mail Adresse "info@muellerag.ch", so wird dieser als Kunde angelegt. Bucht später seine Schwester Sandra Müller aus Vevey mit derselben E-Mail Adresse "info@muellerag.ch", so wird der bestehende Kunde Thomas Müller mit den Angaben von Sandra Müller überschrieben. | Info |
|---|
| Dieser Menupunkt ist nur mit dem Modul Fulfillment ersichtlich.  |
|
|
| Firma erfassen | Im Kundenstamm kann vermerkt werden, welche Personen zusammengehören. So bei Firmen und ihren Angestellten. Eine Person kann gleichzeitig Angestellter einer Firma, sowie auch Ehemann/Vater einer Familie sein 
Firma erfassen | Schritt | Beschreibung |
|---|
| 1 | Besteht die Firma noch nicht, so wird über "Adressen" – "Neue Firma" eine neue Firma angefügt. | | 2 | Die Bereiche "Firma" und "Kontakt" ausfüllen und speichern. Wenn die Firma mit einer Lodge-Schnittstelle arbeitet, muss zusätzlich die Kreditkarte erfasst werden. |
|
| Angestellte einer Firma erfassen | | Der Angestellte besteht bereits im Kundenstamm: | | Schritt | Beschreibung |
|---|
| 1 | Über das Suchfeld nach der bereits bestehenden Person suchen. | | 2 | Den Button [Verknüpfen] anklicken. Die Person ist jetzt mit der Firma verknüpft. Es wird automatisch eine "Rolle" kreiert. Die Adresse der Firma wird automatisch auf diese Rolle kopiert. | | 3 | Um die Funktion (z.B. "Angestellter") zuzuweisen, auf den generierten Link zur Rolle klicken. Die "Funktion" kann dann als Freetext auf der Rolle gespeichert werden. |
| | Der Angestellte besteht noch nicht im Kundenstamm: | | Schritt | Beschreibung |
|---|
| 1 | Im Bereich "Neue(r) Angestellte(r)" den Button [Neu] anklicken. | | 2 | Es öffnet sich eine Maske, in der die Funktion (z.B. "Angestellter") sowie Name und Vorname des Angestellten eingegeben werden. Die Adresse sowie Kontaktdaten werden automatisch von der Firma übernommen. Speichern. | | 3 | Im Hintergrund wird automatisch die Privatperson angelegt. Die Privatadresse und weitere Daten der Privatperson können dort erfasst werden. |
|
|
| Adressänderungen bei einer Firma | Wird die Adresse der Firma geändert, so kann die Adressänderung auf sämtliche Angestellte übertragen werden. | Schritt | Beschreibung |
|---|
| 1 | Die bestehende Firma öffnen und die Adresse in den dafür vorgesehenen Feldern ändern (Strasse/Nr., PLZ, Ort). | | 2 | Im Bereich "Angestellte" die von der Adressänderung betroffenen Angestellten anwählen. Diese können entweder einzeln selektiert werden, oder über die Check-Box "Alle". | | 3 | Nachdem die von der Adressänderung betroffenen Angestellten angewählt wurden, den Button [Adresse aktualisieren] anklicken. Die Adressänderung wird nun auf die zuvor angewählten Angestellten übertragen. |
|
| Neues Dossier erstellen | Über den Button [Dossier erstellen] kann ein neues Dossier für diese Firma erstellt werden. Die Firma wird Dossierinhaber. Hier geht es zum Arbeitsablauf Dossier erstellen |
| Agenda | 
- Im Bereich "Agenda" sind sämtliche Agendaeinträge ersichtlich, die für diese Person erstellt wurden.
- Überfällige Agendaeinträge werden rot dargestellt, erledigte Agendaeinträge werden kursiv dargestellt.
- Agendaeinträge mit Priorisierung "hoch" werden mit einem roten Ausrufzeichen dargestellt, Agendaeinträge mit Priorisierung "niedrig" werden mit einem blauen Pfeil dargestellt. Agendaeinträge mit Priorisierung "mittel" werden ohne zusätzliches Icon dargestellt.
- Um einen Agendaeintrag als erledigt zu markieren, muss das Flag in der entsprechenden Check-Box aktiviert werden. Der Eintrag bleibt auf dem Kunden bestehen, wird aber kursiv angezeigt.
- Um einen neuen Agendaeintrag zu erstellen, auf den Link "Agendaeintrag hinzufügen..." klicken.
- Agendaeinträge können bis zu drei Jahre (1095 Tage) in der Zukunft liegen.
| Info |
|---|
| Diese Aktion ist nur mit dem Modul Agenda möglich.  |
|