| ModulZusatzmodul | Berechtigungsstufe | 
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Berechtigungsstufen |
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Kein zusätzliches Modul erforderlich | Warning |
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| Wird mit dem Modul Belege-Export gearbeitet, ist diese Seite Funktion nicht ersichtlich.  |
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Diese Seite kann mit den Berechtigungsstufen Supervisor, Teller und Umbrella Admin aufgerufen werden. Buchhalter oder Supervisor |
Grundsätzliche Informationen
Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen, aktuell noch offenen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen. Es wird mit 3 Mahnstufen gearbeitet:
| Mahnstufen | Vorauszahlungskriterien | Restzahlungskriterien |
|---|
| 1. |
...
Grundeinstellungen | | Mahnstufe | - Vorauszahlung der Rechnung noch nie gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag.
- Fälligkeit der Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung.
| - Restzahlung der Rechnung noch nie gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
- Fälligkeit der Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung.
|
| 2.Mahnstufe | - Vorauszahlung der Rechnung genau einmal gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag.
- Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung.
| - Restzahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
- Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung.
|
| 3.Mahnstufe | - Vorauszahlung der Rechnung mehr als einmal gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag.
- Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung.
| - Restzahlung der Rechnung mehr als einmal gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
- Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung.
|
Grundeinstellungen
Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen folgende Einstellungen beachtet werden:
| Thema | Detail |
|---|
| Festlegen der Defaultwerte | Zuerst |
wird bestimmt| bestimmen, wie viele Tage nach |
der | Fälligkeit einer Rechnung ein Kunde gemahnt werden soll. Im |
Menü Filiale befindet | Menu Filiale befindet sich die Standardeinstellung, welche für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, |
auf einzelnen Kunden einen anderen Wert | bei einzelnen Kunden den Wert individuell zu hinterlegen. |
| Layout | Das Layout der Mahnung basiert auf dem Layout der Rechnung und enthält die gleichen Dokumenelemente wie die Rechnung. Unter Verwaltung |
/ | - Dokumenteinstellungen kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt. |
| Prüfen ob E-Mail Adresse auf Benutzer hinterlegt ist | Damit das E-Mail mit dem gesamten Mahndokument beim Benutzer ankommt, muss unter Verwaltung / Benutzer / Mitarbeiterdaten die E-Mail |
Adresse hinterlegt
Mahnung erstellen
Image Modified
| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|
| 1 | Mahnungslauf | | Feld | Beschreibung |
|---|
| Filiale | Die Mahnungen können für eine einzelne Filiale oder über den gesamten Mandanten erstellt werden. | | Kunde | Hier kann spezifisch ein Kunde ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, werden fällige Rechnungen gesamthaft gesucht. | | Mahnungslauf | Mittels Drop-Down Dropdown Menu kann die Mahnstufe selektiert werden. |
Vorschau: Nach Klicken auf den Button [Vorschau] erscheint eine Übersicht der zu mahnenden Rechnungen.
Verarbeiten: Ist die Vorschau - Liste OK, zum Erstellen der Mahnbriefe , werden diese mittels klicken auf den Button [Verarbeiten] generiertklicken. |
Arbeitsabläufe / Prozesse
Mahnung erstellen | Um eine Mahnung zu erstellen ist wie folgt vorzugehen: | Aktion | Beschreibung | | Kunden selektieren | Auf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten |
|
...
| . Zuerst erscheinen alle Kunden in der Auswahl aktiv. Mit Entfernen des |
|
...
| Flags in der Check-Box können Kunden von der Mahnliste entfernt werden. Diese Kunden erscheinen beim nächsten Aufruf der Vorschauliste |
|
...
| erneut. | | Kontrolle oder Weiterbearbeitung auf Kundenübersicht | Es besteht die Möglichkeit, mit |
|
...
...
| beim Kunden, direkt zur Kundenübersicht zu gelangen. |
|
...
...
...
| offenen Posten geprüft und/oder auf ein verknüpftes Dossier |
|
...
...
| Die Liste ist dynamisch dh wird in einem Dossier |
|
...
...
| vorgenommen und danach über das Menu ins Mahnwesen gewechselt |
|
...
...
| den erneuten Klick die Liste [Vorschau] aktualisiert. | | Erstellen der Mahnbriefe | Mittels |
|
...
| Klick auf den Button [Verarbeiten] erhält der Umbrella |
|
...
| .net Benutzer eine E-Mail von Umbrella.net mit dem Link zu einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann |
|
...
| für den Postversand gedruckt werden. Alternativ kann das PDF per E-Mail an die Kunden verschickt werden. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden, da kein Dokument mit dem gesamten Mahnlauf in Umbrella.net gespeichert wird. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem Kunden bei den dossierunabhängigen Dokumente/Briefe gespeichert, |
|
...
| welche auch später jederzeit ausgedruckt werden kann. Im betreffenden Dossier wird ein Eintrag im Register History erstellt. |
Pro Mahnstufe wird ein separater Mahnlauf erstellt. |
...
| title | Technische / Funktionale Details |
|---|
...
- Vorauszahlung der Rechnung noch nie gemahnt
- Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
- Fälligkeit der Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung
...
- Restzahlung der Rechnung noch nie gemahnt
- Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
- Fälligkeit der Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung
...
- Vorauszahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt
- Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
- Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung
...
- Restzahlung der Rechnung genau ein Mal gemahnt
- Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
- Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung
...
- Vorauszahlung der Rechnung mehr als ein Mal gemahnt
- Bezahlter Betrag kleiner als Vorauszahlungsbetrag
- Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung
...
- Restzahlung der Rechnung mehr als ein Mal gemahnt
- Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag
- Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung
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