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Im Register Verwaltung sind die Dokumentelemente zu finden. In den Dokumentelemente werden z.B. "Absender", "Dokumentenempfänger", "Logo" etc.
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u.v.m. erfasst.
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| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|
| 1 | Suchen | | Button/Dropdown-Menu | Beschreibung |
|---|
| Button [Suchen] | Im Feld "Volltext" kann nach bereits bestehenden Dokumentelementen gesucht werden. | | Button [Neu] | Über den Button [Neu] wird ein neues Dokumentelement erstellt. | | Dropdown-Menu Elementtyp | Die Suche kann hier auf einen Elementtyp wie beispielsweise "Absender" eingeschränkt werden. |
|
| 2 | Dokumentelemente | Dokumentelemente | Feld | Beschreibung |
|---|
| Elementtyp | Hier wird ausgewählt, für welches Element der im Textfeld eingegebene Text genutzt wird. | Elementtyp | Beschreibung / Hinweise |
|---|
| Absender | Anschrift des Mandanten / Filiale für Platzierung auf den Dokumenten | | Dokumentenempfänger | Anschrift des Kunden für Platzierung auf den Dokumenten | | Bankdaten | IBAN für Überweisung für Platzierung auf den Dokumenten | | Logo | Verschiedene Bilder möglich max. 2 Logos auf Dokumenten möglich. Ausnahme QR-Zahlteil max. 1 Logo | | Diverses | Freie Textwahl | | QR-Zahlteil Text | Freie Textwahl auf dem QR Zahlteil |
| | Einschränken auf Filiale | Das Dokumentelement kann einer bestimmten Filiale zugeteilt werden. Wird im Dropdown-Menü Menu "-" gewählt, so gilt das Dokumentelement für den ganzen Mandanten. |
Layout | Feld | Beschreibung |
|---|
| Von oben | Hier wird der Abstand in CM gewählt, welches das Dokumentelement vom oberen Blattrand her gesehen, einnehmen soll. | | Von links | Hier wird der Abstand in CM gewählt, welches das Dokumentelement vom linken Blattrand her gesehen, einnehmen soll. | | Schriftgrösse (pt) | Über das Dropdown-Menü Menu wird hier die Schriftgrösse des Dokumentelements angegeben. |
Sonstiges | Feld | Beschreibung |
|---|
| Anzeigen auf | Hier wird mittels |
Check-Box bestimmt, auf welchen Dokumenten das Dokumentelement angezeigt werden soll. Es kann grundsätzlich gewählt werden, ob das Element "Bei Druck" oder "Bei E-Mail-Versand" angezeigt werden soll. So kann beispielsweise das Logo beim Druck der Rechnung nicht |
wenn auf Logopapier gedruckt wird. Beim E-Mail-Versand wiederum kann das Logo |
auf der Rechnung angezeigt werden. | Beschreibung | Ort | Beschreibung | Ort |
|---|
| bei Druck Rechnung | auf der gedruckten Variante aus dem Doceditor | bei E-Mail Versand Rechnung | auf der Dossierübersichtsseite PDF oder auf dem PDF der verschickten Email | | bei Druck Reiseprogramm | auf der gedruckten Variante Word im Doceditor | bei E-Mail Versand Reiseprogramm | auf dem PDF der verschickten Email oder im Doceditor | | bei Druck Quittung | auf der gedruckten Variante PDF | bei E-Mail Versand Bestätigung (Voucher) der Leistungen | auf dem PDF der verschickten Email | | bei Druck Standardbriefe | auf der gedruckten Variante Word | QR Zahlteil auf QR Rechnung | auf der Dossierübersichtsseite PDF oder auf dem PDF der verschickten Email | | bei Druck Bestätigung (Voucher) der Leistungen | auf der gedruckten Variante PDF | | | | Primäres Logo | Haupt-Logo inkl. rechts oben Umbrella.net | | |
| | Verfügbare Platzhalter | Im |
| Textblock wird das Dokumentelement erfasst. |
| Beim Dokumentelement "Logo" |
| das Reisebürologo in Umbrella.net hochgeladen. Zum |
| Erfassen der Dokumentelemente stehen einerseits Freitext zur Verfügung, andererseits |
| kann mit den vorhandenen Platzhalter gearbeitet werden. Die Platzhalter greifen auf die entsprechenden Felder in Umbrella.net zu. Werden diese Felder in Umbrella.net verändert, |
| passt sich das Dokumentelement automatisch entsprechend an. | | Button [Spracheintrag hinzufügen] | Für die Bereiche Logo, Absender, Bankdaten und Kontaktdaten kann über den Button [Spracheintrag hinzufügen] das Dokumentelement in mehreren Sprachen erfasst werden. Zusätzlich können über diesen Button auch mehrere Logos hinterlegt und der jeweils gewünschten Filiale zugewiesen werden. |
|
| 3 | Layout prüfen | Layout | Feld | Beschreibung | | Layout prüfen | Das Layout kann mit Klick auf den Link (z.B. der Rechnung, des Reiseprogramms, des Gutscheines) selbständig gestaltet und geprüft werden. |
|
Arbeitsabläufe / Prozesse
| Dokumentelement erfassen | Über den Button [Neu] wird ein neues Dokumentelement erfasst. |
| Bestehendes Dokument verändern | Um ein Dokumentelement zu verändern, dieses zuerst über die Suchfunktion aufrufen. Anschliessend die gewünschten Änderungen vornehmen und schlussendlich speichern. |
| Dokumentelement löschen | Ein Dokumentelement wird gelöscht, indem es über die Suchfunktion aufgerufen |
wird | und anschliessend über den Button [Löschen] gelöscht wird. |
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