| Zusatzmodule | Berechtigungsstufen |
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Über diese Funktion werden Kundenzahlungen erfasst. Dabei können verschiedene Arten von Kundenzahlungen abgewickelt werden. So beispielsweise Bankzahlungen oder Barzahlungen, Geschenkgutschein-Zahlungen oder Zahlungen über Kreditkarten und TWINT. Ausserdem ist in speziellen Fällen auch das manuelle Anfügen von BSP-Direktzahlungen sowie im Falle von Commercial Buchungen das manuelle Anfügen von Lodge-Zahlungen möglich.
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Begriffsklärung: Zahlungsmittel: Unter Zahlungsmitel Zahlungsmittel wird die 'Art des Geldes' verstanden, welche für die Zahlungsabwicklung verwendet wird. So z.B. Kreditkarten, Barzahlungen oder Geschenkgutscheine. Zahlungsweg: Der Zahlungsweg beschreibt, über welchen Weg das Geld zum Reisebüro gelangt. So beispielsweise über Datatrans oder EFT-Pos. |
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| Feld | Beschreibung | ||||||||||||||||||||
| Kunde | Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Dieser kann überschrieben werden, falls es sich um eine andere Person handelt. Über den grünen Pfeil am rechten Rand des Feldes kann der ausgewählte Kunde in Umbrella.net geöffnet werden. | ||||||||||||||||||||
| Zahlungsmittel | Über das Dropdown Menu das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Es stehen die folgenden Zahlungsmittel zur Verfügung:
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| Zahlungsweg | Im Dropdown Menu werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Die Auswahl im Dropdown Menu ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird:
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| Lodge | Wenn manuell eine Lodge-Zahlung erfasst werden soll, muss hier das Flag gesetzt werden. Das Lodge Flag ist nur in Kombination mit dem Zahlungsmittel Kreditkarte und dem Zahlungsweg 'n/a' oder 'BSP' möglich. Lodge-Zahlungen sind zudem nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist.
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| Manuelle Zahlung | Dieses Flag dient der manuellen Korrektur oder der Nacherfassung von Zahlungen. Hiermit wird eine automatische maschinelle Zahlungsverarbeitung (Datatrans oder EFT POS) unterbunden, die Zahlung aber dennoch mit dem gewählten Zahlungsweg registriert.
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Wird auf dem ersten Zahlungs-Pop-up ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Andere' aufgeführt ist, so wird der zweite Zahlungs-Pop-up wie folgt dargestellt:
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| Feld | Beschreibung | |||||
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. | |||||
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. | |||||
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben.
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| Betrag in CHF | Wurde diesem Feld ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag angezeigt.
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| Wechselkurs | Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt.
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| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. | |||||
| Referenznummer | Je nachdem, was auf der Zahlungsform eingestellt wurde, ist die Eingabe der Referenznummer nicht ersichtlich, optional oder zwingend. | |||||
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. | |||||
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. | |||||
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. | |||||
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| Validierung EFT-POS | Die Zahlungsform und die Kreditkartennummer werden beim Zahlungsweg 'EFT Pos' validiert. Wenn eine Zahlungsform z.B. "Visa" gewählt wurde, der Kunde aber zahlt mit seiner Mastercard, dann wird beim Speichern der Zahlung die Zahlungsform automatisch auf "Mastercard" abgeändert.
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| Validierung Datatrans | Beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem Kunden sowie beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem zweiten Zahlungsscreen wird die Zahlungsform und die Kreditkartennummer validiert. Wird z.B. die Zahlungsform 'VISA' gewählt und die Nummer entspricht dem Nummernkreis von 'Mastercard', kann die Kreditkarte nicht gespeichert werden. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.
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| Validierung Lodge Karte | Zahlungen mit den Lodgekarten Airplus, American Express BTA und Diners Club CTA, die auf dem Kunden mit 'Lodge' definiert sind, haben den Zahlungsweg 'BSP' vorgegeben und das Flag 'Lodge' gesetzt. Die eingegebenen Kombinationen von Kreditkarte / Zahlungsweg / Flag 'Lodge' werden validiert und wenn nötig nicht zugelassen. So wird eine falsche Kombination z.B. Zahlungsmittel VISA / Zahlungsweg Datatrans / aktives Flag 'Lodge' abgefangen und die Zahlung wird nicht ausgeführt. Hat der Rechnungsempfänger die Einstellung 'Autom. Lodge-Zahlung' hinterlegt, wird die Zuweisung 'Flugposition / Flugticket / BSP CC-Direktzahlung' für das Flugticket validiert. Wurde z.B. eine Flugposition mit zwei Flugtickets auf zwei Rechnungen verteilt und die BSP CC-Direktzahlung nur der Flugposition zugewiesen und nicht dem Flugticket, kann die Rechnung nicht nummeriert werden. Korrekturen siehe Troubleshooting. | |||||
| Datatrans | Werden Kreditkartenzahlungen in Umbrella.net entgegengenommen, so können die vollständigen Kreditkartendaten erfasst werden. Diese werden beim Speichern sofort verschlüsselt und im Kundenprofil in den Kundendaten wird anstelle der Kreditkartennummer eine Alias ersichtlich (z.B. 490115ABCDEF1234). Die vollständige Kreditkartennummer wird auf dem Server von Datatrans gespeichert und bei jedem zukünftigen Zahlungsvorgang dort abgerufen. Es kann pro Merchand ID bei Datatrans eingestellt werden, ob die CVV zwingend oder optional eingegeben werden muss. Wenn die CVV zwingend einzugeben ist und die Kreditkarte zum ersten Mal verwendet wird, muss die CVV auf der Zahlungsseite von Datatrans eingegeben werden. Wird die Kreditkarte vor der Zahlungserfassung auf dem Kunden gespeichert oder zum zweiten Mal verwendet und ist somit verschlüsselt, ist die CVV Eingabe nicht erforderlich.
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| Zahlungsverteilung | Wenn zwei Belege miteinander verbunden werden (z.B. Rechnung und Zahlung, Einkäufe miteinander ausgleichen, Lieferantenzahlungen miteinander verrechnen) werden Zahlungsverteilungen erstellt. Die Zahlungsverteilungen haben Auswirkungen auf die OP-Listen, dh. bis zur Zahlungsverteilung bleibt ein Beleg offen. Für das Valuta- und Stornodatum von Zahlungsverteilungen gelten die folgenden Regeln: Wird eine Zahlung einer nummerierten Rechnung zugewiesen gilt:
Wird eine Zahlung in der Dossier Finanzsicht von einer bereits nummerierten Rechnung auf eine andere bereits nummerierte Rechnung umverteilt, gilt:
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