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Nummer	Bezeichnung	Beschreibung
1	User	Benutzer (User): Diese Berechtigungsstufe enthält alle Basisfunktionen.  Basisfunktionen Feld Beschreibung Arbeitsplatz Home / ESR Zahlungen anfügen / CC Zahlungsexport / Kassabuch / Gutscheine / Nachrichten / Automatisierung Buchhaltung Einkauf Adressen Neue Person / Neue Firma / Neue Familie/ Suchen Dossiers Neu / Suchen / Rechnungen / Zahlungen / Dokumentablage Dienste myclimate / Hotelplan Auswertungen Kassabuch / Abonnemente Verwaltung Benutzer / News, Tipps / Info   Feld Beschreibung Farbschema Hier kann für diesen Benutzer das gewünschte Farbschema der Umbrella.net-Oberfläche ausgewählt werden. Rechnungslayout Das Rechnungslayout kann pro Benutzer individuell festgelegt werden. Die Einstellungen auf dem Benutzer übersteuern diejenige auf der Filiale. Geschäftsbereich Der hier eingetragene Geschäftsbereich wird automatisch gesetzt, für Dossiers, welche von diesem Benutzer neu erstellt werden. Kostenstelle 1 Hier kann eine Kostenstelle eingegeben werden. Sprache Hier wird die Sprache des Benutzers angegeben. Es stehen die Sprachen Deutsch (Schweiz), Deutsch (Österreich), Französisch, Italienisch und Englisch zur Auswahl. Ansicht Hier wird die Zugriffsebene für den einzelnen Benutzer eingestellt. Selber: Der Benutzer sieht nur seinen eigenen Arbeitsplatz. Filiale: Der Benutzer kann den Viewlevel von persönlicher Ansicht auf Filialansicht umstellen. Damit kann benutzerübergreifend innerhalb derselben Filiale gearbeitet werden. Die MIR-Ansicht auf dem Arbeitsplatz und der Zugriff auf die Agendaeinträge derselben Filiale ist möglich. Mandant: Der Benutzer kann den Viewlevel von persönlicher Ansicht auf Mandantansicht umstellen. Damit kann bedingt fiilialübergreifend gearbeitet werden. Die MIR-Ansicht auf dem Arbeitsplatz und der filialübergreifende Zugriff auf die Agendaeinträge ist möglich. Aktiv Ist der Benutzer "aktiv", kann er Umbrella.net entsprechend seiner Berechtigung nutzen und wird monatlich über USP abgerechnet. Nicht mehr benötigte Benutzerzugänge können selbständig auf inaktiv gesetzt werden. Ein solcher Benutzer ist nicht mehr kostenpflichtig. Eine Wiederaktivierung kann ebenfalls selbständig vorgenommen werden.   Mitarbeiterdaten Feld Beschreibung Filiale Bestehen mehrere Filialen, wird hierüber die Filiale gewählt, welcher der Benutzer zugeordnet werden soll. Mitarbeiternummer Hier kann eine Mitarbeiternummer eingetragen werden. Angestellt seit Eingabe des Eintrittsdatums des Mitarbeiters. Funktion Hier kann die Funktion des Mitarbeiters eingegeben werden. Diese Angabe kann, sofern gewünscht, auf Dokumenten erwähnt werden. Telefon Hier kann die Telefonnummer des Benutzers eingegeben werden. Natel Hier kann die Mobiltelefonnummer des Benutzers eingegeben werden. Fax Hier kann die Faxnummer eingegeben werden. E-Mail Hier wird die persönliche E-Mail-Adresse des Benutzers eingegeben. Dies ist insbesondere deshalb notwendig, damit das automatische Zurücksetzen des Passwortes funktioniert. Zudem dient diese E-Mail als Absender und Blindcopy-Adresse beim E-Mail Versand direkt aus dem Umbrella.net Dossier.
2	Superuser	Superuser: Hat zusätzlich zu den Basisfunktionen Zugriff auf die Filialeinstellungen und kann Auswertungen erstellen.   Feld Beschreibung Arbeitsplatz Home / ESR Zahlungen anfügen / CC Zahlungsexport / Kassabuch / Gutscheine / Nachrichten / Automatisierung / Reservationen importieren Buchhaltung Einkauf Adressen Neue Person / Neue Firma / Neue Familie / Suchen Dossiers Neu / Suchen / Rechnungen / Zahlungen / Dokumentablage Dienste myclimate / Hotelplan Auswertungen Umsatz / Pauschalreiseumsatz / Margenauswertung / Offene Posten / Offene Einkäufe / Fälligkeitsliste / Offene Gutscheine / Kassabuch / Kunden / Aufenthaltsort Reisende / Dossiers / myclimate / Zahlungen / Kundenumsätze / Abonnemente Verwaltung Filialen / Benutzer / News, Tipps / Info
3	Buchhalter	Buchhalter (Teller): Kann eingeschränkte Einstellungen in der Verwaltung und Auswertungen vornehmen sowie auf die Buchhaltung zugreifen. Feld Beschreibung Administration Home / ESR Zahlungen anfügen / CC Zahlungsexport / Kassabuch / Gutscheine / Nachrichten / Automatisierung / Reservationen importieren Buchhaltung Sammelzahlung / Einkauf / Lieferantenzahlungen / USP / Mahnwesen / Belegsuche Adressen Neue Person / Neue Firma / Neue Familie / Neuer Lieferant / Suchen Dossiers Neu / Suchen / Rechnungen / Zahlungen / Dokumentablage Dienste myclimate / Hotelplan Auswertungen Umsatz / Pauschalreiseumsatz / Margenauswertung / Offene Posten / Offene Einkäufe / Fälligkeitsliste / Offene Gutscheine / Kassabuch / Kunden / Aufenthaltsort Reisende / Dossiers / myclimate / Zahlungen / Kundenumsätze / Abonnemente Verwaltung Mandanten / Filiale / Benutzer / Produkte / Produktvorlagen / MwSt.-Codes / Zahlungsformen / Zahlungskonditionen / Belegvorlagen für Kassabuch / Wechselkurse / Bücher / News, Tipps / Info
4	Supervisor	Supervisor (höchstmögliche Zugriffsberechtigung): Kann zusätzliche Einstellungen erstellen.     Zus. Buchhalter     Benutzer mit Berechtigung Supervisor können auch zusätzlich Buchhalter sein. Diese Einstellung betrifft die Verbuchung von Zahlungen. Note title Berechtigungsstufe Diese Aktion ist nur mit der Berechtigungsstufe Supervisor möglich. Feld Beschreibung Arbeitsplatz Home / ESR Zahlungen anfügen / CC Zahlungsexport / Kassabuch / Gutscheine / Nachrichten / Automatisierung / Reservationen importieren Buchhaltung Sammelzahlung / Einkauf / Lieferantenzahlungen / USP / Mahnwesen / Belegsuche Adressen Neue Person / Neue Firma / Neue Familie / Neuer Lieferant / Suchen Dossiers Neu / Suchen / Rechnungen / Zahlungen / Dokumentablage Dienste myclimate / Hotelplan Auswertungen Umsatz / Pauschalreiseumsatz / Margenauswertung / Offene Posten / Offene Einkäufe / Fälligkeitsliste / Offene Gutscheine / Kassabuch / Kunden / Aufenthaltsort Reisende / Dossiers / myclimate / Zahlungen / Kundenumsätze / Abonnemente Verwaltung Mandanten / Filiale / Benutzer / Dokumentelemente / Dokumenteinstellungen / Textbausteine / Produkte / Produktvorlagen / MwSt.-Codes / Zahlungsformen / Zahlungskonditionen / Belegvorlagen für Kassabuch / Wechselkurse / Bücher / Selektionskriterien / Dossierkriterien / Geschäftsbereiche / TAF-Modelle / Saleschannels / Agenda - Automatische Einträge / News, Tipps / Info

Arbeitsabläufe / Prozesse

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Wird ein Benutzer als Springer mit einem Original-Benutzer verknüpft, gelten folgende Regeln:

• Der Springer-Benutzer wird ab dem folgenden Monat nicht mehr verrechnet. Der Springer-Benutzer ist kostenpflichtig, sofern er keinem Original-Benutzer zugeteilt ist.
• Innerhalb der Gruppe "Original-Benutzer plus alle verknüpften Springer" kann jeweils nur ein Benutzer eingeloggt sein.
• Wird der Original-Benutzer auf inaktiv gesetzt, sind auch die Springer-Logins nicht mehr aktiv
• Wird das Passwort auf irgendeinem Benutzer in der Gruppe "Original-Benutzer plus alle verknüpften Springer" neu gesetzt, gilt das neue Passwort für alle Benutzer in der Gruppe

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Ist in einem Mehrfilialbetrieb aus organisatorischen Gründen ein Supervisor des Reisebüros zusätzlich Buchhalter und die Einstellung Zus. Buchhalter (Bereich Einstellungen) wird aktiviert, werden die Zahlungen des Supervisor als Korrektur-Zahlungen behandelt.

Beispiel: Der Kunde hat seine Reise in Filiale B gebucht. Das Bargeld bringt er aber in die Filiale A. Beide Filialen verwenden die gleiche Zahlungsform 'Kasse'. Die Zahlungsform 'Kasse' entspricht dem Kassakonto 1000 in der Filiale A und 1001 in der Filiale B.

• Barzahlung Benutzer/Superuser, Filiale A:

Der Benutzer/Superuser der Filiale A erfasst die Barzahlung. Der Kassaeingang ist korrekterweise der Filiale A zugewiesen und dementsprechend im Kassa-Konto von Filiale A verbucht.

• Barzahlung Buchhalter/Supervisor Zus. Buchhalter, Filiale A.

Der Supervisor (Zus. Buchhalter) oder Buchhalter der Filiale A erfasst die Barzahlung. Der Kassaeingang ist der Filiale B zugewiesen. Der Kassaeingang ist auf das Kassa-Konto von Filiale B verbucht.

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Ein Benutzer möchte in eine andere Filiale wechseln, arbeitet jedoch beim gleichen Mandanten. Die Filialezuteilung kann auf dem bestehenden Benutzer unter den Benutzereinstellungen verändert werden. Der vorhergehende Umsatz bleibt bei der ehemaligen Filiale. Arbeitet der Mandant mit dem Modul Buchhaltung, empfiehlt es sich in diesem Fall für die neue Filiale einen Springer zu erfassen und dem ursprünglichen Benutzer zuzuordnen. Sobald alle Dossier vom ursprünglichen Benutzer "fertig gereist" sind, kann der Springer-Benutzer als Original-Benutzer festgelegt und der ursprüngliche Benutzer auf inaktiv gesetzt werden.

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