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| Zahlung anfügen | Eine neue Zahlung wird über den Button [Zahlung anfügen} angefügt. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Zahlungsvorgängen können den vorhergegangenen Beschreibungen entnommen werden.
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| Zahlung stornieren | Um eine Zahlung zu stornieren, muss im Bereich 'Zahlungseingänge' auf den Button [X] hinter der Zahlung geklickt werden.
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| Rückerstattung/Teilrückerstattung Datatrans | Wenn mit dem Modul Datatrans gearbeitet wird ist es möglich, eine Teilrückerstattung vorzunehmen. Hierzu wird im Bereich 'Zahlungseingänge' auf den Button [X] hinter der entsprechenden Zahlung geklickt. Anschliessend öffnet sich ein Zahlungsscreen, auf welchem der Rückerstattungsbetrag eingegeben werden kann. Der rückerstattete Betrag ist anschliessend im Dossier im Bereich 'Zahlungen' ersichtlich.
Der Kunde erhält keine Belastung, wenn eine Zahlung am gleichen Tag storniert wird. Ab dem zweiten Tag bis zum 180 Tag nach der Zahlungserfassung kann eine Zahlung gutgeschrieben werden.
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| EFT-POS Zahlungen stornieren | Storniert werden kann immer nur die zuletzt getätigte Zahlung über das Terminal Wenn die Zahlung, die storniert werden soll nicht die zuletzt getätigte ist, muss eine Gutschrift auf die Karte des Kunden erfasst werden. Die Gutschrift muss über das EFT-POS Gerät erfolgen. Zahlungen die schon in einem Tagesabschluss sind, können nicht mehr storniert werden | |||||
| Quittung anzeigen | Wurde eine Zahlung entgegengenommen, so kann im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' mit einem Klick auf den Link der Zahlung die Quittung als PDF Dokument angezeigt und ausgedruckt werden. Was auf der Quittung angedruckt wird variert je nach Art der Zahlung.
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| Beleg anzeigen | Im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' kann mit einem Klick auf das Icon | |||||
| Rechnung auswählen | Bei mehreren offenen Rechnungen für den gleichen Rechnungsempfänger erscheint im zweiten Zahlungsscreen die oberste Rechnung gemäss Dossierübersicht. Sollte die Zahlung einer anderen Rechnung zugewiesen werden, kann via das Dropdown Menu die gewünschte Rechnung angewählt werden.
Der vorgeschlagene Betrag im zweiten Zahlungsscreen ist immer der offene Betrag der ausgewählten Rechnung. Sollte eine andere Rechnung, mit unterschiedlichem Betrag ausgewählt werden, wird der Betrag angepasst. |
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Technische / Funktionale Details
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Voreinstellung / Defaults / Automatismen
| Validierung EFT-POS | Die Zahlungsform und die Kreditkartennummer werden beim Zahlungsweg 'EFT Pos' validiert. Wenn eine Zahlungsform z.B. "Visa" gewählt wurde, der Kunde aber zahlt mit seiner Mastercard, dann wird beim Speichern der Zahlung die Zahlungsform automatisch auf "Mastercard" abgeändert.
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| Validierung Datatrans | Beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem Kunden sowie beim Erfassen einer Kreditkarte auf dem zweiten Zahlungsscreen wird die Zahlungsform und die Kreditkartennummer validiert. Wird z.B. die Zahlungsform 'VISA' gewählt und die Nummer entspricht dem Nummernkreis von 'Mastercard', kann die Kreditkarte nicht gespeichert werden. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.
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| Validierung Lodge Karte | Zahlungen mit Lodgekarten (Airplus, American Express), die auf dem Kunden mit 'Lodge' definiert sind, haben den Zahlungsweg 'BSP' vorgegeben und das Flag 'Lodge' gesetzt. Die eingegebenen Kombinationen von Kreditkarte / Zahlungsweg / Flag 'Lodge' werden validiert und wenn nötig nicht zugelassen. So wird eine Kombination von VISA /Datatrans / Flag 'Lodge' abgefangen und die Zahlung wird nicht ausgeführt. Hat der Rechnungsempfänger die Einstellung 'Autom. Lodge-Zahlung' hinterlegt, wird die Zuweisung 'Flugposition / Flugticket / BSP CC-Direktzahlung' für das Flugticket validiert. Wurde z.B. eine Flugposition mit zwei Flugtickets auf zwei Rechnungen verteilt und die BSP CC-Direktzahlung nur der Flugposition zugewiesen und nicht dem Flugticket, kann die Rechnung nicht nummeriert werden. Korrekturen siehe Troubleshooting. | |||||
| Datatrans | Werden Kreditkartenzahlungen in Umbrella.net entgegengenommen, so können die vollständigen Kreditkartendaten erfasst werden. Diese werden beim Speichern sofort verschlüsselt und im Kundenprofil wird anstelle der Kreditkartennummer eine Alias ersichtlich (z.B. 490115ABCDEF1234). Die vollständige Kreditkartennummer wird auf dem Server von Datatrans gespeichert und bei jedem zukünftigen Zahlungsvorgang dort abgerufen. Es kann pro Merchand ID bei Datatrans eingestellt werden, ob die CVV zwingend oder optional eingegeben werden muss. Wenn die CVV zwingend einzugeben ist und die Kreditkarte zum ersten Mal verwendet wird, muss die CVV auf der Zahlungsseite von Datatrans eingegeben werden. Wird die Kreditkarte vor der Zahlungserfassung auf dem Kunden gespeichert oder zum zweiten Mal verwendet und ist somit verschlüsselt, ist die CVV Eingabe nicht erforderlich.
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| Zahlungsverteilung | Wenn zwei Belege miteinander verbunden werden (z.B. Rechnung und Zahlung, Einkäufe miteinander ausgleichen, Lieferantenzahlungen miteinander verrechnen) werden Zahlungsverteilungen erstellt. Die Zahlungsverteilungen haben Auswirkungen auf die OP-Listen, dh. bis zur Zahlungsverteilung bleibt ein Beleg offen. Für das Valuta- und Stornodatum von Zahlungsverteilungen gelten die folgenden Regeln: Wird eine Zahlung einer nummerierten Rechnung zugewiesen gilt:
Wird eine Zahlung in der Dossier Finanzsicht von einer bereits nummerierten Rechnung auf eine andere bereits nummerierte Rechnung umverteilt, gilt:
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