| Zusatzmodule | Berechtigungsstufen |
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datatrans, eftpos, commercial. fremdwährung z.T. Modul Fremdwährungen oder Modul Commercial erforderlich. |
Alle Berechtigungsstufen superuser, supervisor buchalter tw. |
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| Note | ||
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Begriffsklärung: Zahlungsmittel: Unter Zahlungsmitel wird die 'Art des Geldes' verstanden, welche für die Zahlungsabwicklung verwendet wird. So z.B. Kreditkarten, Barzahlungen oder Geschenkgutscheine. Zahlungsweg: Der Zahlungsweg beschreibt, über welchen Weg das Geld zum Reisebüro gelangt. So beispielsweise über Datatrans oder EFT-Pos. |
Erstes Zahlungs Pop-upFenster
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| Feld | Beschreibung | ||||||||||||||||||||
| Kunde | Automatisch wird der Dossierinhaber eingetragen. Dieser kann überschrieben werden, falls es sich um eine andere Person handelt. Über den grünen Pfeil am rechten Rand des Feldes kann der ausgewählte Kunde in Umbrella.net geöffnet werden. | ||||||||||||||||||||
| Zahlungsmittel | Über das Dropdown Menu das entsprechende Zahlungsmittel auswählen. Es stehen die folgenden Zahlungsmittel zur Verfügung:
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| Zahlungsweg | Im Dropdown Menu werden alle verfügbaren Zahlungswege angezeigt. Die Auswahl im Dropdown Menu ist abhängig davon, mit welchen Zusatzmodulen gearbeitet wird:
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| Lodge | Wenn manuell eine Lodge-Zahlung erfasst werden soll, muss hier das Flag gesetzt werden. Das Lodge Flag ist nur in Kombination mit dem Zahlungsmittel Kreditkarte und dem Zahlungsweg 'n/a' oder 'BSP' möglich. Lodge-Zahlungen sind zudem nur in Commercial-Dossiers möglich, wenn entweder auf dem Dossierinhaber oder dem Rechnungsempfänger eine Lodge-Kreditkarte hinterlegt ist.
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| Manuelle Zahlung | Dieses Flag dient der manuellen Korrektur oder der Nacherfassung von Zahlungen. Hiermit wird eine automatische maschinelle Zahlungsverarbeitung (Datatrans oder EFT POS) unterbunden, die Zahlung aber dennoch mit dem gewählten Zahlungsweg registriert.
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Zweites Zahlungs Pop-upFenster mit Zahlungsmittel "Andere"
Wird auf dem ersten Zahlungs Pop-up ein Zahlungsmittel gewählt, welches unter 'Andere' aufgeführt ist, so wird der zweite Zahlungs Pop-up wie folgt dargestellt:
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| Feld |
| Beschreibung |
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. | |||||
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. | |||||
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben.
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| Betrag in CHF | Wurde diesem Feld ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag angezeigt.
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| Wechselkurs | Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt.
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| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. | |||||
| Referenznummer | Je nachdem was auf der Zahlungsform eingestellt wurde, ist die Eingabe der Referenznummer nicht ersichtlich, optional oder zwingend. | |||||
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. | |||||
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. | |||||
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. |
Zweites Zahlungsfenster mit Zahlungsmittel "Gutschein"
Wird auf dem ersten Zahlungsfenster das Zahlungsmittel 'Geschenkgutschein' gewählt, können Geschenkgutscheine an Zahlung genommen werden, welche in Umbrella.net erfasst worden sind. In der Gutscheinverwaltung sind die in Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheine ersichtlich.
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| Feld | Beschreibung | ||
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. | ||
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. | ||
| Gutschein | In diesem Feld wird die Nummer des im Umbrella.net erfassten Geschenkgutscheins eingetragen. | ||
| Betrag | Der Betrag wird automatisch eingetragen. Er entspricht dem Gesamtbetrag des Gutscheins, falls dieser geringer als der Rechnungsbetrag ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Rechnungsbetrag eingetragen. Der Betrag kann manuell angepasst werden. Ein Gutschein muss nicht komplett eingelöst werden. Es können also mehrere Zahlungen mit dem selben Gutschein durchgeführt werden.
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| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. | ||
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. | ||
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. | ||
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. | ||
Zweites Zahlungsfenster mit Zahlungsmittel 'Karten'
In Bezug auf Kreditkartenzahlungen wird zwischen Präsenz-Zahlungen, Distanz-Zahlungen und BSP-Zahlungen unterschieden:
| Präsenz-Zahlung | Der Kunde ist im Reisebüro anwesend und bezahlt die Reise mit seiner Kreditkarte über das EFT POS-Gerät. |
| Distanz-Zahlung | Der Kunde ist nicht im Reisebüro anwesend. Die Zahlung wird aus Umbrella.net über Datatrans abgewickelt. |
| BSP-Zahlung | Die Kreditkarte wurde über ein GDS (Galileo, Amadeus, Sabre, Worldspan) abgewickelt. |
Zahlungswege n/a
Wird auf dem ersten Zahlungsschrim ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird ein Zahlungsweg 'n/a' gewählt ist die Darestellung des zweiten Zahlungsfensters wie folgt:
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| Feld | Beschreibung | |||||
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. | |||||
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. | |||||
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. | |||||
| Betrag in CHF | Wurde diesem Feld ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag angezeigt.
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| Wechselkurs | Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt.
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| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. | |||||
| Kundenkreditkarte | Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown Menu ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen. Wenn hier eine bereits bestehende Kundenkreditkarte ausgewählt wird, sind die nachfolgend beschriebenen Felder im Bereich 'Kreditkarten' nicht editierbar. | |||||
| Kreditkartentyp | Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem ersten Zahlungsschirm gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden. | |||||
| Name auf der Karte | Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen. | |||||
| Kreditkartennummer | Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll. Es werden nur die letzten vier Ziffern abgebildet. | |||||
| Ablaufdatum | In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetragen. | |||||
| Kreditkarte speichern | Das Flag muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der Filialeinstellung das Flag bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern' gesetzt, so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern. | |||||
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. | |||||
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. | |||||
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. | |||||
Zahlungsweg Datatrans
Wird auf dem ersten Zahlungsschrim ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird ein Zahlungsweg 'Datatrans' gewählt ist die Darestellung des zweiten Zahlungsfensters wie folgt:
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| Feld | Beschreibung | |||||
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. | |||||
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. | |||||
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. | |||||
| Betrag in CHF | Wurde diesem Feld ein Betrag in Fremdwährung eingegeben, so wird hier der in CHF umgerechnete Betrag angezeigt.
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| Wechselkurs | Hier wird automatisch der Wechselkurs der gewählten Währung in Relation zu CHF angezeigt.
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| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. | |||||
| Kundenkreditkarte | Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown Menu ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen. Wenn hier eine bereits bestehende Kundenkreditkarte ausgewählt wird, sind die nachfolgend beschriebenen Felder im Bereich 'Kreditkarten' nicht editierbar. | |||||
| Kreditkartentyp | Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem ersten Zahlungsschirm gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden. | |||||
| Kreditkarte speichern | Das Flag muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der Filialeinstellung das Flag bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern' gesetzt, so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern. | |||||
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. | |||||
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. | |||||
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. | |||||
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Zahlungsweg BSP
Wird auf dem erste Zahlungsschirm ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'BSP' gewählt, ist die Darstellung wie folgt.
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| Feld | Beschreibung | |||||
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. | |||||
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. | |||||
| Rechnungsposition | Mit der Rechnungsposition wird diejenige Position angegeben, welche mit der BSP-Zahlung beglichen werden soll. Der Betrag der BSP-Zahlung ist nicht editierbar da dieser aus der gewählten Position übernommen wird. Befinden sich in der Rechnungsposition mehrere Flugtickets, kann beim manuellen Anfügen von BSP Zahlungen ein bestimmtes Flugticket angewählt und bezahlt werden. Die Flugbillette sind mittels Klick auf das Dropdown Menu unter der Rechnungsposition ersichtlich. Der Betrag der BSP-Zahlung ist dann nicht editierbar, da dieser aus dem ausgewähltem Flugticket übernommen wird. | |||||
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. | |||||
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. | |||||
| Kundenkreditkarte | Wurde auf dem Kunden bereits eine Kreditkarte gespeichert, so kann diese über das Dropdown Menu ausgewählt werden. Wurde noch keine Kreditkarte erfasst, resp. soll eine andere Kreditkarte erfasst werden, hier die Option 'Andere' wählen. Wenn hier eine bereits bestehende Kundenkreditkarte ausgewählt wird, sind die nachfolgend beschriebenen Felder im Bereich 'Kreditkarten' nicht editierbar. | |||||
| Kreditkartentyp | Der Kreditkartentyp wird anhand des auf dem ersten Zahlungsschirm gewählten Zahlungsmittel gesetzt und kann hier nicht mehr manuell verändert werden. | |||||
| Name auf der Karte | Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen. | |||||
| Kreditkartennummer | Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll. Es werden nur die letzten vier Ziffern abgebildet. | |||||
| Ablaufdatum | In diesem Feld wird das Ablaufdatum der Kreditkarte eingetragen. | |||||
| Kreditkarte speichern | Das Flag muss gesetzt werden, wenn die soeben erfasste Kreditkarte auf dem Kunden abgespeichert werden soll. Ist in der Filialeinstellung das Flag bei 'Kreditkarte auf Kunde speichern' gesetzt, so schlägt Umbrella.net standardmässig vor, die Kreditkarte zu speichern. | |||||
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. | |||||
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. | |||||
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. | |||||
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Zahlungsweg EFT-POS
Wird auf dem erste Zahlungsschirm ein Zahlungsmittel gewählt welches unter 'Karten' aufgeführt ist und wird der Zahlungsweg 'EFT-POS' gewählt, ist die Darstellung wie folgt:
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| Feld | Beschreibung | |||||
| Kunde | Der Kunde wird automatisch vom vorhergehenden Fenster übernommen und kann auf diesem zweiten Zahlungsscreen nicht mehr abgeändert werden. | |||||
| Rechnung | Es wird automatisch die im Dossier bestehende Rechnung für den zuvor ausgewählten Kunden angezeigt. Diese Auswahl kann manuell angepasst werden, sofern im Dossier mehrere Rechnungen bestehen. Besteht im Dossier keine Rechnung, so wird hier automatisch 'Vorauszahlung' angezeigt. | |||||
| Betrag | In diesem Feld wird der Betrag der Zahlung eingegeben. | |||||
| Datum | Hier wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Datum kann nach Bedarf manuell angepasst werden. | |||||
| Bemerkung | Bei Bedarf kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird anschliessend auf der Quittung angezeigt. | |||||
| Bemerkung auf Rechnung verwenden | Wird das Flag gesetzt, wird die Bemerkung als Zahlungstext auf der Rechnung angedruckt. | |||||
| Quittung anschliessend öffnen | Wird das Flag gesetzt, so öffnet Umbrella.net nach dem Hinzufügen der Zahlung die Quittung. | |||||
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Drittes Zahlungsfenster mit Zahlungsmittel 'Karten'
Wird beim Zahlungsweg Datatrans, Zahlungsschirm zwei, 'Andere Kreditkarte' angewählt, muss mit dem Button 'Weiter' die Datatranszahlungsseite geöffnet werden, um die Zahlung zu erfassen:
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| Feld | Beschreibung | |||||
| Name auf Karte | Hier wird der Name des Karteninhabers eingetragen. | |||||
| Karten Nr. | Hier wird die Kreditkartennummer eingetragen, mit welcher die Zahlung abgewickelt werden soll. Es werden nur die letzten vier Ziffern abgebildet. | |||||
| Monat | Ablaufmonat der Kreditkarte | |||||
| Jahr | Ablaufjahr der Kreditkarte | |||||
| CVV | Dreistelliger Sicherheitscode der Kreditkarte | |||||
| Zahlen | Zahlung auslösen. | |||||
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Arbeitsabläufe / Prozesse
| Zahlung anfügen | Eine neue Zahlung wird über den Button [Zahlung anfügen} angefügt. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Zahlungsvorgängen können den vorhergegangenen Beschreibungen entnommen werden.
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| Zahlung stornieren | Um eine Zahlung zu stornieren, muss im Bereich 'Zahlungseingänge' auf den Button [X] hinter der Zahlung geklickt werden.
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| Teilrückerstattung Datatrans | Wenn mit dem Modul Datatrans gearbeitet wird ist es möglich, eine Teilrückerstattung vorzunehmen. Hierzu wird im Bereich 'Zahlungseingänge' auf den Button [X] hinter der entsprechenden Zahlung geklickt. Anschliessend öffnet sich ein Zahlungsscreen, auf welchem der Rückerstattungsbetrag eingegeben werden kann. Der rückerstattete Betrag ist anschliessend im Dossier im Bereich 'Zahlungen' ersichtlich.
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| Quittung anzeigen | Wurde eine Zahlung entgegengenommen, so kann im Dossier im Bereich 'Zahlungseingänge' mit einem Klick auf den Link der Zahlung die Quittung als PDF Dokument angezeigt und ausgedruckt werden. Was auf der Quittung angedruckt wird variert je nach Art der Zahlung.
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