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Das Menu Mahnwesen ermöglicht die Ermittlung der fälligen, aktuell noch offenen Rechnungen und das Versenden von Mahnbriefen. Es wird mit 3 Mahnstufen gearbeitet:
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| Mahnstufen | Vorauszahlungskriterien | Restzahlungskriterien |
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| 1.Mahnstufe | - Vorauszahlung der Rechnung noch nie gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als definierter Vorauszahlungsbetrag.
- Fälligkeit der Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung.
| - Restzahlung der Rechnung noch nie gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
- Fälligkeit der Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die erste Mahnung.
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| 2.Mahnstufe | - Vorauszahlung der Rechnung genau einmal
ein Mal gemahnt. - Bezahlter Betrag kleiner als definierter definierter Vorauszahlungsbetrag.
- Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung.
| - Restzahlung der Rechnung einmal genau ein Mal gemahnt.
- Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
- Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die zweite Mahnung.
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| 3.Mahnstufe | - Vorauszahlung der Rechnung mehr als einmal
ein Malein Mal gemahnt. - Bezahlter Betrag kleiner als definierter definierter Vorauszahlungsbetrag.
- Datum der letzten Mahnung für die Vorauszahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung.
| - Restzahlung der Rechnung mehr als einma
ein Mal einmal gemahnt. - Bezahlter Betrag kleiner als Restzahlungsbetrag.
- Datum der letzten Mahnung für die Restzahlung kleiner als heutiges Datum minus Kundenmahntage für die dritte Mahnung.
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Grundeinstellungen | Um das Mahnwesen aktiv nutzen zu können, müssen folgende Einstellungen beachtet werden beachten: | Festlegen der Defaultwerte | Zuerst bestimmen wird bestimmt, wie viele Tage nach der Fälligkeit der einer Rechnung der ein Kunde gemahnt werden soll. Im Menü Menu Filiale befindet Menu Filiale befindet sich die Standardeinstellung, welche für neue Kunden übernommen wird. Es besteht die Möglichkeit, auf jeden einzelnen Kunden einzeln den bei einzelnen Kunden den Wert individuell zu hinterlegeneinen anderen Wert zu hinterlegen. | | Layout | Das Layout der Mahnung basiert auf dem Rechnngslayout Layout der Rechnung und enthält die gleichen Dokumenelemente wie die Rechnung. Unter Verwaltung / - Dokumenteinstellungen kann pro Mahnstufe eine eigene Kopf- und Fusszeile kreiert werden. Der Kontoauszug behinhaltet alle überfälligen Rechnung inkl Belege (z. Bsp. Anzahlungen) Es wird ein Kontoauszug des Kunden mit allen überfälligen Rechnungen inkl. Belegen (z. Bsp. Anzahlungen) angedruckt. | | Prüfen ob E-Mail Adresse auf Benutzer hinterlegt ist | Sofern das Mahndokument per Mail an den Kunden verschickt wird, vorab prüfen, ob die E-Mail beim den Kundendaten (Benutzer) erfasst ist. Damit das E-Mail mit dem gesamten Mahndokument beim Benutzer ankommt, muss unter Verwaltung / Benutzer / Mitarbeiterdaten die E-Mail Adresse hinterlegt sein. |
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| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung |
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| 1 | Mahnungslauf | | Feld | Beschreibung |
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| Filiale | Die Mahnungen können für eine einzelne Filiale oder über den gesamten Mandanten erstellt werden. | | Kunde | Hier kann spezifisch ein Kunde ausgewählt werden. Bleibt das Feld leer, werden fällige Rechnungen gesamthaft gesucht. | | Mahnungslauf | Mittels Drop-Down kann die Mahnstufe selektiert werden. |
Vorschau: Nach Klicken auf den Button [Vorschau] erscheint eine Übersicht der zu mahnenden Rechnungen.
Verarbeiten: Zum Erstellen der Mahnbriefe auf den Button [Verarbeiten] klicken. Ist die Vorschau - Liste OK, zum Erstellen der Mahnbriefe , werden diese mittels klicken auf den Button [Verarbeiten] generiertklicken. |
Arbeitsabläufe / Prozesse
Mahnung erstellen | Um eine Mahnung zu erstellen ist wie folgt vorzugehen: gehen Sie bitte wie folgt vor: | Aktion | Beschreibung | | Kunden selektieren | Auf der Vorschau können die Kunden selektiert werden, welche einen Mahnbrief erhalten. sollen. Zuerst erscheinen alle Kunden in der Auswahl aktiv. Mit Entfernen des Hakens Häckchens Flags in der Checkbox können Kunden von der Mahnliste entfernt werden. Diese Kunden erscheinen beim nächsten Aufruf der Vorschauliste erneutwieder. | | Kontrolle oder Weiterbearbeitung auf Kundenübersicht | Es besteht die Möglichkeit, mit Klick klicken auf den Link beim auf dem Kunden, direkt zur Kundenübersicht zu gelangen. Von hier aus können die offenen Posten geprüft und/oder auf ein verknüpftes Dossier zugegriffen werden. Hier können zum Beispiel die Offenen Posten überprüft werden oder weiter auf ein verknüpftes Dossier geklickt werden. Die Liste ist dynamisch dh wird in einem Dossier eine Zahlung vorgenommen , und danach über das Menu ins Mahnwesen gewechselt, wird durch den erneuten Klick die Liste [Vorschau] aktualisiert. Wenn zum Beispiel auf einem Dossier jetzt eine Zahlung angefügt wird und dann wieder auf das Menü Mahnwesen gewechselt wird, wird durch erneutes klicken auf den Button [Vorschau] die Liste aktualisiert. | | Erstellen der Mahnbriefe | Mittels Klick klicken auf den Button [Verarbeiten] erhält der Umbrella-Benutzer eine E-Mail von Umbrella mit dem Link zu m einem PDF-Dokument, welches sämtliche Mahnungen beinhaltet. Das PDF-Dokument kann nun ausgedruckt werden für den Postversand oder und die Mahnungen verschickt werden Es empfiehlt sich, dieses PDF Dokument loka zu speicherngedruckt werden. Alternativ kann das PDF per E-Mail an die Kunden verschickt werden. Dieses Dokument kann nach Wunsch lokal gespeichert werden, da kein Dokument mit dem gesamten Mahnlauf in Umbrella gespeichert wird. Pro Kunde und Mahnstufe wird auf dem Kunden in der Kachel "Dossierunabhängige Dokumente" automatisch eine Kopie abgelegt. Es wird jedoch pro Kunde/pro Mahnstufe eine Kopie der Mahnung auf dem Kunden bei den dossierunabhängigen Dokumente/Briefe gespeichert, welches welche auch später jederzeit ausgedruckt werden kann. Im betreffenden Dossier wird ein Eintrag im Register History erstellt. |
Pro Mahnstufe wird ein separater Mahnlauf erstellt. |
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