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Arbeitsabläufe / Prozesse

Erfassen einer Einzelzahlung
  1. Auf den Button

...

  1. [Neu

...

  1. ] klicken und den gewünschten Einkauf hervorholen. Es kann nach der Belegnummer, der Rechnungsnummer und dem Einkaufsbetrag gesucht werden. Nach dem Auswählen des Einkaufs wird automatisch der Lieferant, die Währung, der Betrag (offener Betrag des Einkaufs), das Zahlungsdatum und das Zahlungsmittel ausgefüllt. Mittels Klick auf

...

  1. den Button [Speichern

...

  1. ] wird die Zahlung definitiv erfasst.
  2. Sollte eine Teilzahlung erfasst werden, ebenfalls auf den Button

...

  1. [Neu

...

  1. ] klicken und den gewünschten Einkauf hervorholen. Den vorgeschlagenen Betrag (offener Betrag des Einkaufs) ändern und auf

...

  1. den Button [Speichern

...

  1. ] klicken. Die Zahlung wird definitiv erfasst. Der Einkauf erscheint mit dem Zahlungsbetrag im Bereich "Zu prüfende Belege". Der Einkauf wird mit dem vollständigem Einkaufsbetrag (nicht editierbar) und im Bereich Betrag mit dem Zahlungsbetrag (editierbar) angezeigt. Mit Klick auf

...

  1. den Button [Zuweisen

...

  1. ] wird der Einkauf teilbezahlt.

Es erscheint nun eine Zusammenfassung der Zahlung. Der Lieferantenzahlung wird eine Zahlungsnummer und eine Belegnummer zugewiesen (fortlaufend). Mittels

...

klicken auf das Symbol kann die Quittung als PDF geöffnet werden. Die zugewiesene Einkaufsposition ist unter "Zugewiesene Belege, Einkauf" ersichtlich. Mit Klick auf den Link öffnet sich die Einkaufsposition.

Eine Einzelzahlung kann auch direkt aus dem Dossier, im Menü Einkauf erstellt werden. Mittels klicken auf den grünen Pfeil gelangt man auf die Seite Lieferantenzahlungen.

Einlesen einer Settlement-Datei

Hier können Settlement-Dateien eingelesen werden (zB. LSV-Files, BSP Hot-File etc).

  1. Auf den Button

...

  1. [Neu

...

  1. ] klicken und "Settlement-Datei" anwählen.
  2. Auf

...

  1. den Button [Durchsuchen

...

  1. ] klicken, das zuvor an einem externen Ort gespeicherte File auswählen und speichern.
  2. Ggf. Zahlungsdatum und Zahlungsmittel anpassen (alle anderen Felder wie zB. Betrag / Lieferant sind nicht editierbar!)
  3. Unter "zu prüfende Belege" erscheinen die Einkaufsdaten, welche Umbrella.net zu den im File enthaltenen Informationen finden kann. Wichtig: der Betrag sowie die Rechnungsnummer müssen übereinstimmen, damit Umbrella.net den entsprechenden Eintrag finden kann! Die angezeigten Belege können nun überprüft werden. Einkaufsdaten können aus der Auswahl entfernt resp. weitere Einkaufsdaten hinzugefügt werden.
  4. Sobald die zu prüfenden Belege OK sind, auf

...

  1. den Button [Zuweisen

...

  1. ] klicken.
  2. Weitere Infos zu der Datei unter dem Link "Differenzen".

Info
titleInfo's zur Datei unter "Differenzen"

Image Modified

Die zugewiesenen Einkäufe werden nun unter "Zugewiesene Belege" aufgeführt. Unter "Zu prüfende Belege" sind nach wie vor diejenigen Belege vorhanden, für welche keine Einkaufsdaten gefunden werden konnten. Diese müssen manuell korrigiert und anschliessend ebenfalls zugewiesen werden.
  
  
  
  
  
  

 

Hier können Settlement-Dateien eingelesen werden (zB. LSV-Files, BSP Hot-File etc).

  1. Auf den Button [Neu] klicken und "Settlement-Datei" anwählen.
  2. Auf den Button [Durchsuchen] klicken, das zuvor an einem externen Ort gespeicherte File auswählen und speichern.
  3. Ggf. Zahlungsdatum und Zahlungsmittel anpassen (alle anderen Felder wie zB. Betrag / Lieferant sind nicht editierbar!)
  4. Unter "zu prüfende Belege" erscheinen die Einkaufsdaten, welche Umbrella.net zu den im File enthaltenen Informationen finden kann. Wichtig: der Betrag sowie die Rechnungsnummer müssen übereinstimmen, damit Umbrella.net den entsprechenden Eintrag finden kann! Die angezeigten Belege können nun überprüft werden. Einkaufsdaten können aus der Auswahl entfernt resp. weitere Einkaufsdaten hinzugefügt werden.
  5. Sobald die zu prüfenden Belege OK sind, auf den Button [Zuweisen] klicken.
  6. Weitere Infos zu der Datei unter dem Link "Differenzen".

Info's zur Datei unter "Differenzen"

 


Die zugewiesenen Einkäufe werden nun unter "Zugewiesene Belege" aufgeführt. Unter "Zu prüfende Belege" sind nach wie vor diejenigen Belege vorhanden, für welche keine Einkaufsdaten gefunden werden konnten. Diese müssen manuell korrigiert und anschliessend ebenfalls zugewiesen werden.

Erfassen einer Sammelzahlung

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