Step-by-step guide
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Für oft verwendete Informationen die dem Kunden mittels Rechnung und/oder Reiseprogramm mitgeteilt werden möchten oder müssen (zB. Einreise- und Gesundheitsbestimmungen; allg. Bestimmungen zu E-Tickets etc.) können einzelne Textbausteine erstellt werden. Ebenso können hier Textbausteine erfasst werden, welche für den Versand von E-mails oder SMS gebraucht werden.
Die vordefinierten Textbausteine können im Doceditor in eine Rechnung oder ein Reiseprogramm, sowie in der E-mail und SMS Maske eingefügt und nach Wunsch bearbeitet werden.
Bei der Aufschaltung von Umbrella.net wird ein Grundstock an vordefinierten Textbausteinen mitgeliefert.
Weitere Textbausteine können jederzeit selber erstellt werden (nur mit Berechtigung "Supervisor" oder "Buchhalter"). Jeder Textbaustein lässt sich flexibel formatieren. So können zum Beispiel innerhalb des Bausteins wichtige Aussagen hervorgehoben oder der Titel unterstrichen werden.
| Info | ||||
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| ||||
Um diese Seite aufzurufen, ist die Berechtigungsstufe Supervisor erforderlich |
Layout
| Nummer | Bezeichnung | Beschreibung | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Suchen |
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| 2 | Textbausteine |
Hier können die erfassten Textbausteine in Englisch, Französisch und Italienisch hinzugefügt werden. |
Arbeitsabläufe / Prozesse
Die hier erstellten und verwaltetet Textbausteine, können für den Einsatz in Rechnungen/Reiseprogrammen oder als Vorlage beim Versand/Erstellen von E-mails, SMS oder Briefen dienen. Mit der Suchfunktion können bestehende Textbausteine gesucht und mit der Funktion "neu" können neue Textbausteine erstellt werden.
Es gibt 3 verschiedene Textbaustein-Typen.
Typ Text
Mittels Typ Text können etwelche Textbausteine erfasst werden, welche dem Kunden Informationen liefern. Es kann bestimmt werden, für welche Filialen der Textbaustein gelten und/oder für welche Dokumente der Textbaustein zur Verfügung stehen soll. Wird der Textbaustein als Vorlage für den SMS-Versand verwendet, wird die Anzahl Zeichen auf 160 eingeschränkt und allfällige Platzhalter werden (falls verwendet) im SMS nicht ersetzt.
Typ Gesundheitsbestimmung
Dieser Textbaustein dient als Vorlage für Typ Rechnung/Reiseprogramm und/oder als Platzhalter im entsprechenden Dokument. Als Platzhalter verwendet erscheint der Textbaustein automatisch auf dem Dokument sofern der Textbaustein hinterlegt, das entsprechende Land im Dossier abgefüllt, und der Platzhalter im entsprechenden Dokument abgespeichert ist.
Typ Einreisebestimmung
Dieser Textbaustein dient als Vorlage für Typ Rechnung/Reiseprogramm und/oder als Platzhalter im entsprechenden Dokument. Als Platzhalter verwendet erscheint der Textbaustein automatisch auf dem Dokument sofern der Textbaustein hinterlegt, das entsprechende Land im Dossier abgefüllt, die entsprechende Nationalität auf dem Kunden eingetragen und der Platzhalter im entsprechenden Dokument abgespeichert ist. Wird auf dem Kunden keine Nationalität eingetragen wird von Umbrella.net standardmässig "Schweiz" angenommen und der entsprechende Textbaustein für Schweizer angedruckt.
Beispiel:
| Expand | ||
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Einreise- und Gesundheitsbestimmungen im DoceditorWenn Mandanten keine Einreise- und Gesundheitsbestimmungen erfassen, so sind bei den Dokumentelementen / Dokumenteinstellungen die Platzhalter [entryregulation] sowie [healthregulation] nicht ersichtlich resp. stehen entsprechend zur Verwendung nicht zur Verfügung. Waren zum Zeitpunkt des Benutzer-Logins auf dem Mandanten keine Einreise- bzw. Gesundheitsbestimmungen hinterlegt, so stehen im Doceditor die entsprechende Menupunkte unter Neu hinzufügen -> Textbaustein nicht zur Verfügung. Ebenso werden die Platzhalter [entryregulation] und [healthregulation] nicht angedruckt. |
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